KPI’s (Key Performance Indicators) zijn onmisbaar voor moderne managers. Maar hoe zet je KPI’s effectief in om je accountantspraktijk te sturen? En welke rol speelt Power BI hierbij? Jacob den Houting, registeraccountant en directeur bij Fortes Milestones, bespreekt de belangrijkste KPI’s voor accountantskantoren.
Het businessmodel als vertrekpunt
Voordat je KPI’s formuleert, is het belangrijk om te kijken naar het businessmodel van je organisatie. Voor accountantskantoren draait het om beschikbare capaciteit, oftewel manuren. Je belangrijkste assets zijn medewerkers en klanten. Ook al verandert het traditionele businessmodel, uren blijven de kern. KPI’s moeten daarom altijd aansluiten bij beschikbare en gerealiseerde uren, bij voorkeur gemonitord ten opzichte van begroting, voorgaande periode en vorig jaar.
10 essentiële KPI’s voor accountants
1. Totale capaciteit
Beschikbare capaciteit in manuren, per fte en totaal per jaar. Normaal ligt dit rond de 1.800 uur per fulltime medewerker per jaar, rekening houdend met vakantie, feestdagen en ziekteverzuim. Deze basis vormt de berekening van de bezettingsgraad.
2. Leegloop
Gaten in de planning drukken de rentabiliteit. Rapporteer over leegloop en niet-declarabele uren per medewerker om grip te houden op de tijdsbesteding.
3. Geplande capaciteit en beschikbare uren
Doorlopend inzicht in nog te plannen uren helpt om werkdruk en klanttevredenheid in balans te houden en voorkomt dat opgebouwde marge verdwijnt.
4. Gerealiseerd uurtarief
Analyseer het gemiddelde gerealiseerde uurtarief per medewerker en per opdracht. Dit geeft inzicht in rendement, vooral bij vaste prijsafspraken.
5. Afboekingen
Afboekingen op opdrachtniveau kunnen het resultaat drukken, zelfs als declarabele uren volgens plan worden gerealiseerd. Analyseer deze om bij te sturen.
6. Omzet per medewerker
Een belangrijke indicator voor efficiëntie en concurrentiepositie. Een hoge omzet per medewerker wijst op efficiëntie of een hoog prijsniveau – en vormt de basis voor strategische keuzes.
7. Leverage
De verhouding tussen partners en medewerkers of tussen declarabele en ondersteunende functies. Hogere leverage betekent meer winst per partner en een lagere overhead.
8. Ziekteverzuim
Voor accountantskantoren, waar omzet direct gekoppeld is aan manuren, is dit een cruciale KPI. Houd rekening met zwangerschaps- en bijzonder verlof. Kortdurend ziekteverzuim kan ook inzicht geven in medewerkerstevredenheid.
9. Niet-declarabele uren
Vergaderingen, managementtaken en salesactiviteiten zijn productieve, maar niet-declarabele uren. Stel per medewerker normen vast en monitor de naleving.
10. Saldo vakantie- en overuren
Niet opgenomen vakantie-uren en opgebouwde overuren beïnvloeden de omzet en het jaarresultaat. Houd deze KPI’s bij om het financiële beeld nauwkeurig te volgen.
KPI’s breder inzetten
Naast productiegerichte KPI’s kun je ook specifieke KPI’s voor andere afdelingen formuleren, zoals fiscale en loonafdelingen (bijvoorbeeld aantal loonstroken per medewerker). Daarnaast is er behoefte aan financiële KPI’s zoals openstaande vorderingen, gemiddelde incassotermijn, ontwikkeling van werkkapitaal en personeelsverloop.
Betrouwbare data is de sleutel
Alle KPI’s zijn alleen waardevol als je basisgegevens goed zijn geregistreerd. Dit bereik je door je processen te automatiseren met planning-, uren-, boekhoud- en salarissoftware. Met Power BI kun je deze KPI’s overzichtelijk presenteren in dashboards, inclusief drill-down naar details. Zo heb je als manager altijd betrouwbare informatie om beslissingen op te baseren.
Nieuwsgierig?
Bij Fortes Milestones hebben we jarenlange ervaring in het bouwen van Power BI-dashboards en datamodellen voor accountantskantoren. Wil je weten hoe dit eruit kan zien voor jouw organisatie en hoe je het implementeert? Neem vrijblijvend contact met ons op, wij helpen je graag op weg.
