KPI (kľúčové ukazovatele výkonnosti) sú pre moderných manažérov nepostrádateľné. Ako však efektívne využívať KPI na riadenie vašej účtovníckej praxe? A akú úlohu pri tom zohráva Power BI? Jacob den Houting, autorizovaný účtovník a riaditeľ spoločnosti Fortes Milestones, rozoberá najdôležitejšie KPI pre účtovné firmy.
Obchodný model ako východiskový bod
Pred formulovaním kľúčových ukazovateľov výkonnosti je dôležité preskúmať obchodný model vašej organizácie. V prípade účtovných firiem ide predovšetkým o dostupné kapacity alebo človekohodiny. Vašimi najdôležitejšími aktívami sú zamestnanci a klienti. Aj keď sa tradičný obchodný model zmení, základom zostávajú hodiny. KPI by preto mali vždy odrážať dostupné a realizované hodiny, najlepšie sledované v porovnaní s rozpočtom, predchádzajúcim obdobím a predchádzajúcim rokom.
10 základných kľúčových ukazovateľov výkonnosti pre účtovníkov
1. Celková kapacita
Dostupná kapacita v osobohodinách, na FTE a celkovo za rok. Zvyčajne je to približne 1 800 hodín na zamestnanca na plný úväzok za rok, pričom sa zohľadňujú dovolenky, sviatky a práceneschopnosť. Tento základ tvorí výpočet využitia kapacity.
2. Prázdne hodiny
Medzery v rozvrhu znižujú ziskovosť. Vykazujte prázdne a nenahlásené hodiny na zamestnanca, aby ste mali prehľad o využití času.
3. Plánovaná kapacita a disponibilné hodiny
Priebežný prehľad o hodinách, ktoré ešte len treba naplánovať, pomáha vyvážiť pracovné zaťaženie a spokojnosť zákazníkov a zabraňuje tomu, aby vzniknutá marža zmizla.
4. Realizovaná hodinová sadzba
Analyzujte priemernú realizovanú hodinovú sadzbu na zamestnanca a na úlohu. To poskytuje prehľad o výnosoch, najmä v prípade dohôd s pevnou cenou.
5. Chargebacky
Chargebacky na úrovni úloh môžu zhoršiť výsledok, aj keď sa fakturovateľné hodiny dosiahnu podľa plánu. Analyzujte ich, aby ste mohli vykonať úpravy.
6. Obrat na zamestnanca
Kľúčový ukazovateľ efektívnosti a konkurencieschopnosti. Vysoký obrat na zamestnanca naznačuje efektívnosť alebo vysokú cenovú úroveň – a je základom pre strategické rozhodnutia.
7. Pákový efekt
Pomer medzi partnermi a zamestnancami alebo medzi fakturovanými a podpornými funkciami. Vyššia páka znamená vyšší zisk na partnera a nižšie režijné náklady.
8. Nemocenská dovolenka
Pre účtovnícke firmy, kde je obrat priamo spojený s osobohodinami, je to kľúčový KPI. Zohľadnite materskú a mimoriadnu dovolenku. Krátkodobá absencia môže tiež poskytnúť prehľad o spokojnosti zamestnancov.
9. Nevykazovateľné hodiny
Stretnutia, manažérske úlohy a predajné činnosti sú produktívne, ale nevykazovateľné hodiny. Stanovte normy na zamestnanca a kontrolujte ich dodržiavanie.
10. Zostatok dovolenky a nadčasov
Nevyčerpané hodiny dovolenky a nahromadené nadčasy ovplyvňujú obrat a ročný výsledok. Sledujte tieto kľúčové ukazovatele výkonnosti, aby ste mohli presne monitorovať finančný obraz.
Širšie využitie kľúčových ukazovateľov výkonnosti
Okrem kľúčových ukazovateľov výkonnosti zameraných na výrobu môžete formulovať aj špecifické kľúčové ukazovatele výkonnosti pre iné oddelenia, ako sú daňové a mzdové oddelenia (napr. počet výplatných pások na zamestnanca). Potrebné sú aj finančné KPI, ako sú neuhradené pohľadávky, priemerná doba inkasa, vývoj pracovného kapitálu a fluktuácia zamestnancov.
Kľúčom sú spoľahlivé údaje
Všetky kľúčové ukazovatele výkonnosti majú hodnotu len vtedy, ak sú vaše základné údaje správne zaznamenané. To dosiahnete automatizáciou procesov pomocou softvéru na plánovanie, hodiny, účtovníctvo a mzdy. Pomocou Power BI môžete tieto KPI prehľadne prezentovať na informačných paneloch, a to aj s možnosťou preniknutia do detailov. Takto máte ako manažér vždy k dispozícii spoľahlivé informácie, na základe ktorých sa môžete rozhodovať.
Ste zvedaví?
V spoločnosti Fortes Milestones máme dlhoročné skúsenosti s vytváraním ovládacích panelov Power BI a dátových modelov pre účtovné firmy. Chcete vedieť, ako by to mohlo vyzerať vo vašej organizácii a ako to implementovať? Nezáväzne nás kontaktujte, radi vám pomôžeme začať.
