FAQ
Alle veelgestelde vragen over Fortes Milestones. Is je vraag na deze pagina nog niet beantwoord?
Laat dan via onderstaande knop een vraag achter en wij proberen hem zo snel mogelijk te beantwoorden.
Algemeen
Wat is Fortes Milestones in een notendop?
Milestones is cloudsoftware voor dienstverlenende bedrijven waarmee je uren registreert, medewerkers en projecten efficiënt plant en uren, producten, vaste prijzen, abonnementen en voorschotten factureert. Het systeem integreert met boekhoudsoftware en biedt real-time inzicht in projecten en capaciteit.
Wat is het doel van de software?
Het doel is om op een vlotte en efficiënte wijze alle stappen, van het vastleggen van een nieuwe opdracht tot en met facturatie, te kunnen doorlopen. Dit levert minder fouten en tijdbesparing op voor het hele kantoor.
Waar is informatie over privacy en gegevensbescherming te vinden?
Op onze privacy pagina hebben wij alle informatie rondom deze onderwerpen verzameld.
Waar worden onze gegevens opgeslagen?
De gegevens die je toevoegt aan Milestones, worden opgeslagen in de ‘Azure cloud’. Deze cloud is van Microsoft en de gegevens worden in een datacentrum in Amsterdam (regio West-Europa) opgeslagen. Op onze website Fortesgroup.com hebben wij alle informatie rondom deze onderwerpen verzameld.
Hoe veilig is Fortes Milestones?
Milestones is zeer veilig. We hanteren een informatiebeveiligingsbeleid, we hebben een disaster recovery plan, we maken gebruik van geavanceerde back-up technologie, we ondersteunen multi-factor authenticatie en bieden single sign-on op basis van Azure active directory. Bovendien kunnen er alleen ‘sterke’ wachtwoorden worden gebruikt. Meer informatie over informatiebeveiliging vind je hier: Privacy Policy
Wie is eigenaar van de data?
De licentiehouder, dus het bedrijf dat de software gebruikt is eigenaar van alle data.
Zijn jullie gefertificeerd?
Wij zijn gecertificeerd voor Data Pro. Verder zijn we gecertificeerd voor ISO 27001.
Koppelt Fortes Milestones met andere pakketen?
Milestones koppelt met Exact Online, Twinfield, AuditCase, Yuki, Exact Globe, Accountview, Exact Synergy, Afas, Mijn Kantoor, eVerbinding, SnelStart, Muis, ClockAssist, Minox en Multivers Online. Daarnaast beschikken we over een API. Voor de meest actuele koppelingen, kijk op de pagina ‘koppelingen’.
In welke talen is Fortes Milestones beschikbaar?
Fortes Milestones is beschikbaar in zowel het Nederlands, Engels, Slowaaks en Deens. Iedere gebruiker kan zijn voorkeurstaal kiezen, zodat de software altijd gebruiksvriendelijk blijft, ook binnen internationale organisaties.
Hoe vaak wordt de software geüpdatet?
Fortes Milestones wordt minimaal één keer per maand geüpdatet. Dit gebeurt altijd automatisch in de cloud. Zo werk je altijd met de nieuwste functies en beveiligingsstandaarden, zonder extra inspanning van je IT-afdeling. Lees hier de laatste updates.
Kan ik bepaalde informatie afschermen voor specifieke collega’s?
Ja. Met de uitgebreide autorisatie- en rechtenstructuur in Fortes Milestones bepaal je eenvoudig wie toegang heeft tot welke gegevens. Zo kun je gevoelige informatie, zoals financiële rapportages of salarissen, afschermen en alleen beschikbaar stellen voor de juiste medewerkers.
Is Fortes Milestones ook geschikt voor mobiel gebruik?
Ja. Fortes Milestones is volledig webbased en kan op elk device worden gebruikt: laptop, tablet en smartphone. Dit betekent dat medewerkers ook onderweg uren kunnen registreren of hun planning kunnen raadplegen.
Moet ik software installeren om Fortes Milestones te gebruiken?
Nee. Fortes Milestones is een cloudoplossing. Je hebt alleen een internetverbinding en een browser nodig. Dit zorgt ervoor dat updates automatisch worden doorgevoerd.
Met welke andere software kan Fortes Milestones koppelen?
Fortes Milestones integreert eenvoudig met veelgebruikte boekhoud- en ERP-systemen, zoals Exact, AFAS en Twinfield. Ook zijn er koppelingen mogelijk met nog veel meer andere software. Kijk op de kopelingen pagina om te zien welke software dit allemaal is.
Kan Fortes Milestones meegroeien met mijn organisatie?
Ja. De software is schaalbaar en geschikt voor zowel kleine teams als grote, complexe organisaties. Je betaalt alleen voor de modules die je nodig hebt en kunt eenvoudig uitbreiden naarmate je organisatie groeit.
Kan ik mijn bestaande (boekhoud)software blijven gebruiken?
Zeker. Fortes Milestones koppelt eenvoudig met veelgebruikte boekhoud- en ERP-systemen, zoals Exact, AFAS en Twinfield. Daardoor kun je blijven werken met je vertrouwde software, terwijl je profiteert van de uitgebreide functionaliteiten van Milestones. Benieuwd of we met jouw (boekhoud) software koppelen? Kijk op onze koppelingen pagina.
Is Fortes Milestones geschikt voor accountantskantoren en projectorganisaties?
Ja. Fortes Milestones is speciaal ontwikkeld voor dienstverlenende organisaties zoals accountants, IT-bedrijven en consultancybureaus. De software combineert urenregistratie, projectbeheer, facturatie en capaciteitsplanning in één oplossing.
Wat levert Fortes Milestones mij concreet op?
- Tot 50% tijdswinst bij facturatie
- Minder fouten en meer transparantie
- Betere inzet van capaciteit en hogere klanttevredenheid
- Direct inzicht in winstgevendheid per project of klant
- Naadloze integratie met bestaande systemen
Te mooi om waar te zijn? Ontdek het zelf in onze klantverhalen.
Urenregistratie
Wat levert urenregistratie met Fortes Milestones concreet op?
- Tijdbesparing door automatische koppeling met facturatie
- Minder fouten en dubbel werk
- Volledig inzicht in inzet en beschikbaarheid van medewerkers
- Transparantie richting klanten
- Betere grip op winstgevendheid per project
Te mooi om waar te zijn? Ontdek het zelf in onze klantverhalen.
Hoe werkt urenregistratie in Fortes Milestones?
Met Fortes Milestones registreer je eenvoudig gewerkte uren per project, klant of activiteit. Medewerkers vullen hun uren direct in via desktop, tablet of smartphone. Alle data wordt realtime opgeslagen, zodat je altijd een actueel overzicht hebt.
Kunnen uren en onkosten worden geboekt?
Ja, dit is mogelijk. Deze kunnen ook worden ingevoerd met een tablet en een smartphone. Tevens is het mogelijk uren en kosten als concept in te voeren.
Kan ik tijd besparen met urenregistratie?
Ja. Doordat urenregistratie automatisch gekoppeld is aan projecten en facturatie, hoef je niet langer gegevens dubbel in te voeren. Dit voorkomt fouten en scheelt vaak veel administratieve tijd.
Kan ik verlof en ziekte ook registreren?
Zeker. Naast projecturen kun je ook verlof, ziekte en andere vormen van afwezigheid vastleggen. Zo heb je één compleet overzicht van de inzetbaarheid van medewerkers.
Is af te schermen waar medewerkers op kunnen schrijven?
Ja, per werksoort- of uurcodes waar medewerkers op kunnen schrijven, kan het worden afgeschermd. Het is niet alleen per medewerker af te schermen, maar ook per functie of per groep. Het is tevens mogelijk om via een werkstop het tijdelijk onmogelijk te maken om voor een bepaalde klant of een bepaald project te laten schrijven.
Is tijd-voor-tijd registratie mogelijk?
Ja. Fortes Milestones ondersteunt tijd-voor-tijd. Compensatie-uren worden automatisch bijgehouden en meegenomen in rapportages en planning.
Zijn mijn uren direct gekoppeld aan facturatie?
Ja. Uren worden eenvoudig gekoppeld aan de juiste klant of project. Dit maakt factureren sneller, eenvoudiger en foutloos.
Kan ik rapportages maken op basis van geregistreerde uren?
Ja. Fortes Milestones biedt uitgebreide rapportages over productiviteit, bezettingsgraad en projectresultaten. Zo zie je in één oogopslag hoe uren besteed worden en wat dat oplevert.
Kan ik gemakkelijk gegevens kopiëren?
Om heel snel uren te kunnen schrijven kun je een project kopiëren naar een andere klant (of een reeks van klanten) en je kunt op basis van een bestaand project een nieuw project aanmaken bij dezelfde klant. Alle gegevens van het bronproject worden overgenomen (o.a. tarieven, projectleden, budgetten), tenzij je bij de import aangeeft dat de waarde aangepast moet worden (bijvoorbeeld startdatum project).
Facturatie en declaratie
Hoe helpt Fortes Milestones bij facturatie?
Fortes Milestones koppelt urenregistratie direct aan facturatie. Hierdoor genereer je eenvoudig foutloze facturen binnen een handomdraai. Dit bespaart veel tijd en voorkomt handmatige fouten.
Kan ik sneller declareren met Fortes Milestones?
Ja. Medewerkers dienen declaraties digitaal in via de software. Deze worden automatisch gekoppeld aan de juiste projecten en klanten, zodat goedkeuring en verwerking veel sneller verlopen.
Kan ik facturen exporteren naar mijn boekhoudsysteem?
Zeker. Fortes Milestones integreert met boekhoudsoftware zoals Exact, AFAS en Twinfield. Facturen en declaraties worden direct doorgezet naar je financiële administratie.
Welke tarieven kan ik gebruiken?
Je kunt de volgende tarieven gebruiken:
- Een tarief per project,
- per klant,
- per medewerker,
- voor de combinatie van medewerker en werksoort,
- voor de combinatie van klant en werksoort
De tarieven zijn per kalender- of boekjaar aan te passen. Het is tevens mogelijk om met fixed fee bedragen te werken. Zo kun je bijvoorbeeld 50% bij aanvang factureren en 50% bij oplevering.
Hoe kan ik abonnementen factureren?
Je kunt abonnementen of periodiek terugkerende bedragen factureren. Je kunt hierbij vastleggen met welke frequentie er gefactureerd moet worden en het is mogelijk een einddatum in te stellen. Het is mogelijk om bij prolongatie van een abonnement de bedragen van abonnementen te indexeren.
Hoe werkt voorschotten factureren?
Er kunnen voorschotten worden gefactureerd. Bij het verrekenen van een voorschot wordt een factuur aangemaakt waarop zowel de uren en het tarief als het reeds gefactureerde voorschot (als negatief bedrag) staan vermeld. De verwerking van deze factuur verloopt vervolgens op dezelfde manier als bij andere facturen. Voorschotten worden in het onderhanden werk als negatief bedrag weergegeven.
Kan ik toeslagen en/of kantoorkosten toepassen?
Onregelmatigheidstoeslagen zijn mogelijk en flexibel in te stellen. Bijvoorbeeld kun je 150% van het overeengekomen tarief in rekening brengen als er op zaterdag wordt gewerkt. Daarbij is het standaard mogelijk om een in te stellen percentage kantoorkosten te hanteren.
Kan ik geboekte uren wijzigen?
Tijdens facturatie kunnen uren zowel definitief worden afgeboekt als worden teruggedraaid, waarbij de uren terug in het OHW worden gezet, zodat op een later moment nogmaals beoordeeld kan worden of deze uren gefactureerd mogen worden. Ook kunnen uren deels afgeboekt worden, zodat het andere deel wel gefactureerd kan worden. Bij een afboeking kan een toelichting worden gegeven. Het is tevens mogelijk om in een voorsteldeclaraties bij- en af te boeken. Hier kan naar wens een reden worden meegegeven. De geschreven uren en de gedeclareerde uren kunnen apart worden bijgehouden voor o.a. managementinformatie.
Kan ik voorsteldeclaraties eenvoudig aanpassen?
In het aanpassen van voorsteldeclaraties is veel mogelijk:
- overboeken naar een andere debiteur,
- overboeken naar andere werksoort,
- omschrijvingen in voorsteldeclaraties aanpassen,
- 0-facturen maken,
- toevoegen van regels in de declaratie,
- verwijderen van een voorstel declaratie, terug naar OHW zodat het op een later moment terugkomt,
- declaratievoorstellen als proeffactuur aanmaken (op scherm of papier).
Hoe flexibel is de factuurlay-out?
Deze is zeer flexibel:
- Inclusief uitgebreide en volledig aanpasbare factuurlay-out,
- verschillende factuurlay-outs toepassen per relatie,
- verschillende factuurlay-outs toepassen per project,
- verschillende facturen per klant voor verschillend werk,
- urenspecificatie indien gewenst als bijlage.
Budgetbewaking
Hoe ondersteunt Fortes Milestones budgetbewaking?
Met Fortes Milestones vergelijk je de geplande uren en kosten met de daadwerkelijke inzet. Hierdoor zie je direct of projecten binnen budget blijven.
Hoe kan een budget worden vastgelegd?
Er kan per opdracht een budget worden vastgelegd met een onbeperkt aantal budgetregels die je één of meerdere niveaus diep kunt groeperen. Hierdoor kun je zelf de mate van detaillering bepalen. Je kunt onder andere budgetteren op medewerker, artikel, etc. Het budget kan worden ingesteld als uren of euro’s.
Hoe flexibel is het werken met budgetten?
Heel flexibel. Zo kun je aan een budget (regel) een begin- en een einddatum koppelen. Medewerkers kunnen op opdracht-, maar ook op budgetregel uren boeken. Van te voren kan ingesteld worden welke medewerkers dat mogen. Per budgetregel kan worden ingesteld op welk artikel of op welke set van artikelen er geschreven mag worden.
Hoe bewaak ik budgetten met Fortes Milestones?
Per budgetregel kun je zien hoeveel uren er besteed zijn ten opzichte van het budget. Bij het tijdschrijven wordt inzicht gegeven in de status van het budget en zo ook bij het factureren. Met een kleurcode wordt het in één oogopslag zichtbaar wanneer er een budget is overschreden. Budgetregels kunnen worden gesloten zodat er geen uren meer op geboekt kunnen worden.
Kan ik budgetoverschrijdingen tijdig signaleren?
Ja. De software geeft realtime inzicht in de voortgang en waarschuwt bij overschrijdingen. Zo kun je tijdig bijsturen.
Is budgetbewaking ook mogelijk per klant of afdeling?
Ja. Je kunt budgetten instellen en monitoren op project-, klant- én afdelingsniveau. Dit geeft je grip op de totale kostenstructuur van je organisatie.
Kan ik rapportages maken over budgetten en afwijkingen?
Zeker. Fortes Milestones biedt uitgebreide rapportages waarmee je snel inzicht krijgt in afwijkingen en financiële risico’s.
Planning
Wat zijn de mogelijkheden van planning met Fortes Milestones?
Bij het inplannen van een opdracht kun je de planning uitsplitsen naar meerdere taken? Aan een taak kan een begin- en een einddatum worden gekoppeld. Medewerkers kunnen op taken worden ingepland. Het is mogelijk om aan één taak meerdere medewerkers te koppelen. Uiteraard zijn bestaande planningen eenvoudig aanpasbaar.
Let op: de module planning is onderdeel van het Enterprise abonnement. Zie voor meer informatie de prijzen pagina.
Hoe werkt capaciteitsplanning in Fortes Milestones?
Fortes Milestones laat zien hoeveel capaciteit er beschikbaar is per medewerker, afdeling of project. Hierdoor kun je realistisch plannen en overbelasting voorkomen.
Hoe flexibel is plannen met Fortes Milestones?
Met Milestones kun je efficiënt plannen. Het is mogelijk om:
- een planning per week te maken,
- een terugkerende planning te maken,
- planning zo te autoriseren dat één persoon plant en de anderen alleen planning kunnen raadplegen,
- taken aan budgetregels te koppelen,
- taken tussentijds te wijzigen / aan iemand anders toewijzen,
- een planning van een jaar te kopiëren naar een ander jaar,
- de planning van meerdere opdrachten tegelijkertijd op te vragen en aan te passen.
Kan ik zien hoe vol de planning zit?
Ja. Met een visueel overzicht zie je direct waar nog ruimte zit en welke teams overbelast zijn.
Kunnen medewerkers hun eigen planning inzien?
Ja. Iedere medewerker heeft toegang tot zijn persoonlijke planning via desktop of mobiel.
Managementinformatie
Welke managementinformatie biedt Fortes Milestones?
Milestones is voorzien van een standaardrapportage. Hiernaast kan met behulp van Power BI van gewenste (beschikbare) informatie een overzichtelijke rapportage worden gemaakt. In de standaardrapportage kunt u de volgende informatie laten weergeven:
- OHW per client,
- OHW per datum/periode,
- overzicht OHW voor factureren, gefactureerd, bij- en afboekingen,
- voorschotten, eindstand OHW na factureren,
- per cliënt geboekte uren en gefactureerde bedragen per werksoort,
- productiviteit per medewerker,
- omzet per klant uitgesplitst naar o.a. jaar, periode, werkzaamheden, etc.
- aantal ziekte-uren per medewerker,
- verlofstand per medewerker,
- budget vs geschreven en/of gefactureerde uren,
- resultaat per klant / opdracht
- projectvoorgang,
- financiële prognose.
Kan ik rapportages exporteren?
Ja. Rapportages zijn beschikbaar in verschillende formaten, zoals Excel en PDF. Je kunt ze eenvoudig delen met collega’s of klanten.
In welk bestandsformaat worden rapportages in Fortes Milestones gemaakt?
De set van standaardrapporten kunnen in PDF, Excel of Word worden gegeneerd. Ook heeft Milestones infoschermen. Deze kunnen per medewerker worden ingesteld. Een aantal van deze infoschermen biedt de mogelijkheid om data naar Excel te exporteren. Tot slot heeft Milestones een uitgebreide koppeling met Power BI. Op basis van een datawarehouse is in Power BI een volledig datamodel beschikbaar, waarmee zelfstandig eigen managementinformatie is te ontwikkelen.
Is het mogelijk om dashboards te gebruiken?
Ja. Fortes Milestones beschikt over interactieve dashboards die realtime inzicht geven in prestaties, budgetten en capaciteit.
Kan ik KPI’s instellen en volgen?
Ja. Je kunt zelf KPI’s instellen met Power BI.
Kan ik data uit andere bronnen toevoegen aan rapportages?
Ja, het is mogelijk om data uit andere oplossingen, bijvoorbeeld uit een financieel pakket toe te voegen. Voor specifieke vragen hierover kunt u terecht bij onze support-afdeling.
Fortes Milestones aanschaffen
Hoe kan ik Fortes Milestones aanschaffen?
Je kunt Fortes Milestones eenvoudig aanvragen via ons contactformulier of door rechtstreeks contact opnemen met Sjoerd, onze salesmanager.
T: 06 1111 10 50
Wat kost Fortes Milestones?
Voor een volledig overzicht van het prijzen model kijk op onze prijzen pagina.
Kan ik Fortes Milestones gratis proberen?
Ja, dat kan. We hebben een demo-account beschikbaar waarin je kunt rondkijken. We raden overigens wel aan om ons ook een demonstratie op maat te laten verzorgen. Hierin laten we zien hoe onze software om gaat met de vraagstukken die gelden voor jouw organisatie. Je kunt hier een proefaccount of een demo aanvragen.
Hoeveel organisaties gebruiken Fortes Milestones al?
Meer dan 250 organisaties, van klein tot groot, gebruiken Milestones. Benieuwd naar hun ervaring met Fortes Milestones? Lees hier alle klantverhalen en referenties.
Zijn er verschillende abonnementsvormen?
Ja. Er zijn verschillende licentiemodellen beschikbaar, afhankelijk van de omvang en behoeften van je organisatie. Bekijk de prijzen pagina voor een volledig overzicht.
Is er een helpdesk?
Ja, deze is te vinden binnen onze software. Onze helpdesk is iedere werkdag bemand door onze support medewerkers. Wij kunnen ondersteuning leveren in Nederlands en Engels.
Hoe verloopt de implementatie van Fortes Milestones?
De implementatie wordt begeleid door onze consultants. Samen richten we de software in op basis van jouw processen en behoeften.
Hoelang duurt een implementatie van Fortes Milestones?
Dat hangt af van de omvang van je organisatie. Kleine organisaties zijn vaak binnen enkele weken live, grotere organisaties hebben wat meer tijd nodig.
Worden medewerkers getraind in het gebruik van Fortes Milestones?
Ja. We bieden trainingen en handleidingen aan zodat medewerkers snel vertrouwd raken met de software.
Kan Fortes Milestones worden geïntegreerd met bestaande systemen tijdens de implementatie?
Ja. Tijdens de implementatie worden koppelingen gemaakt met boekhoud- en HR-systemen, zodat alle processen naadloos aansluiten.
Updates in Fortes Milestones
Hoe vaak worden er updates gedaan aan Fortes Milestones?
Iedere maand releasen wij een geüpdatete versie van Fortes Milestones.
Op welk moment kan ik de release notes verwachten?
De release notes worden maandelijks geplaatst.
Bekijk hier de laatste release: Release notes – Fortes Group Service Center
Zijn de updates gratis?
Ja, alle updates zijn gratis en horen bij onze service.
Krijg ik een melding als er een nieuwe update beschikbaar is?
Ja, alle gebruikers van de software krijgen een melding wanneer er een update wordt uitgevoerd.
Wat gebeurt er met mijn bestaande data na een update?
Al je data blijft veilig bewaard. Updates hebben geen invloed op de gegevens die je al hebt ingevoerd in Fortes Milestones. We zorgen er altijd voor dat nieuwe functies en verbeteringen naadloos aansluiten op je bestaande omgeving.
Moeten mijn medewerkers of ik een update zelf installeren?
Nee, de software wordt automatisch midden in de nacht bijgewerkt, zodat iedereen de volgende dag direct met de nieuwste versie aan de slag kan.
Hoe beslist Fortes Milestones welke functies worden ontwikkeld?
Fortes Milestones beslist welke functies worden ontwikkeld door hun kennis, ervaring, deskundigheid en eigen visie te combineren met het luisteren naar de stem van de gebruikers, zodat de software precies aansluit bij wat jij nodig hebt.
Kan ik zelf feedback of wensen indienen voor nieuwe functies?
Dat kan. In onze software kun je via het servicecenter een vraag, suggestie of probleem melden. Met deze input verbeteren we de software continu. Vervolgens bepalen we de prioriteit en bekijken we de uitvoerbaarheid, zodat we gericht kunnen inspelen op jouw meldingen.
