KPI’er (Key Performance Indicators) er uundværlige for moderne ledere. Men hvordan bruger du KPI’er effektivt til at styre din regnskabspraksis? Og hvilken rolle spiller Power BI i den forbindelse? Jacob den Houting, statsautoriseret revisor og direktør hos Fortes Milestones, diskuterer de vigtigste KPI’er for revisionsfirmaer.
Forretningsmodellen som udgangspunkt
Før du formulerer KPI’er, er det vigtigt at se på din organisations forretningsmodel. For revisionsfirmaer handler det om ledig kapacitet eller mandetimer. Dine vigtigste aktiver er medarbejderne og kunderne. Selvom den traditionelle forretningsmodel ændrer sig, forbliver timerne kernen. KPI’er bør derfor altid afspejle tilgængelige og realiserede timer, helst i forhold til budgettet, den foregående periode og det foregående år.
10 vigtige KPI’er for revisorer
1. Samlet kapacitet
Tilgængelig kapacitet i mandetimer, pr. fuldtidsansat og i alt pr. år. Det er normalt omkring 1.800 timer pr. fuldtidsansat pr. år, idet der tages højde for ferie, fridage og sygefravær. Dette grundlag udgør beregningen af kapacitetsudnyttelsen.
2. Tomgang
Huller i planlægningen presser rentabiliteten. Rapporter om tomgang og ikke-fakturerede timer pr. medarbejder for at holde styr på tidsudnyttelsen.
3. Planlagt kapacitet og ledige timer
Løbende indsigt i de timer, der endnu ikke er planlagt, hjælper med at afbalancere arbejdsbyrden og kundetilfredsheden og forhindrer, at den oparbejdede margin forsvinder.
4. Realiseret timepris
Analyser den gennemsnitlige realiserede timepris pr. medarbejder og pr. opgave. Det giver indsigt i afkastet, især hvis der er tale om fastprisaftaler.
5. Afskrivninger
Afskrivninger på opgaveniveau kan forringe resultatet, selvom de fakturerbare timer opnås som planlagt. Analysér disse for at foretage justeringer.
6. Omsætning pr. medarbejder
En vigtig indikator for effektivitet og konkurrenceevne. En høj omsætning pr. medarbejder indikerer effektivitet eller et højt prisniveau – og er grundlaget for strategiske valg.
7. Leverage
Forholdet mellem partnere og ansatte eller mellem fakturerbare og understøttende funktioner. Højere leverage betyder højere overskud pr. partner og lavere omkostninger.
8. Sygefravær
For revisionsfirmaer, hvor omsætningen er direkte forbundet med arbejdstimer, er dette en afgørende KPI. Tag højde for barsel og særlig orlov. Korttidsfravær kan også give indsigt i medarbejdernes tilfredshed.
9. Ikke-fakturerbare timer
Møder, ledelsesopgaver og salgsaktiviteter er produktive, men ikke-fakturerbare timer. Sæt standarder for hver enkelt medarbejder, og overvåg, at de overholdes.
10. Ferie- og overarbejdssaldo
Ikke-afholdte ferietimer og opsparet overarbejde påvirker omsætningen og årsresultatet. Hold styr på disse KPI’er for at kunne overvåge det økonomiske billede nøjagtigt.
Generelt om brug af KPI’er
Ud over produktionsorienterede KPI’er kan du også formulere specifikke KPI’er for andre afdelinger, f.eks. skatte- og lønafdelinger (f.eks. antal lønsedler pr. medarbejder). Der er også behov for finansielle KPI’er som udestående fordringer, gennemsnitlig inddrivelsesperiode, udvikling i arbejdskapital og personaleomsætning.
Pålidelige data er nøglen
KPI’er er kun værdifulde, hvis de grundlæggende data er korrekt registreret. Det opnås ved at automatisere processerne med software til planlægning, tidsregistrering, regnskab og løn. Med Power BI er det muligt at præsentere disse KPI’er på en overskuelig måde i dashboards, hvor du kan dykke ned i detaljerne. På den måde har du som leder altid pålidelige oplysninger, som du kan basere dine beslutninger på.
Er du nysgerrig?
Hos Fortes Milestones har vi mange års erfaring med at opbygge Power BI-dashboards og datamodeller til revisionsfirmaer. Vil du vide, hvordan det kunne se ud for din organisation, og hvordan du kan implementere det? Kontakt os uforpligtende, så hjælper vi dig gerne i gang.
