KPIs (Key Performance Indicators) sind für moderne Manager unverzichtbar. Aber wie können Sie KPIs effektiv nutzen, um Ihre Buchhaltungspraxis zu steuern? Und welche Rolle spielt Power BI dabei? Jacob den Houting, Wirtschaftsprüfer und Direktor bei Fortes Milestones, erörtert die wichtigsten KPIs für Wirtschaftsprüfungsunternehmen.
Das Geschäftsmodell als Ausgangsbasis
Bevor Sie KPIs formulieren, sollten Sie sich das Geschäftsmodell Ihres Unternehmens ansehen. Bei Wirtschaftsprüfungsunternehmen dreht sich alles um die verfügbare Kapazität bzw. die Arbeitsstunden. Ihr wichtigstes Kapital sind Mitarbeiter und Kunden. Selbst wenn sich das traditionelle Geschäftsmodell ändert, bleiben die Arbeitsstunden der Kern. KPIs sollten daher immer die verfügbaren und realisierten Stunden widerspiegeln, vorzugsweise im Vergleich zum Budget, zum vorherigen Zeitraum und zum Vorjahr.
10 wichtige KPIs für Buchhalter
1. Gesamtkapazität
Verfügbare Kapazität in Personenstunden, pro VZÄ und insgesamt pro Jahr. Dies sind in der Regel rund 1.800 Stunden pro Vollzeitbeschäftigten und Jahr, wobei Urlaub, Feiertage und Krankheitszeiten berücksichtigt werden. Diese Basis bildet die Berechnung der Kapazitätsauslastung.
2. Leere Stunden
Lücken in der Planung drücken die Rentabilität. Berichten Sie über Leerstunden und nicht gemeldete Stunden pro Mitarbeiter, um die Zeitauslastung im Griff zu behalten.
3. Geplante Kapazität und verfügbare Stunden
Ein kontinuierlicher Einblick in die noch zu planenden Stunden trägt dazu bei, die Arbeitsbelastung und die Kundenzufriedenheit auszubalancieren und zu verhindern, dass die angesammelte Marge verschwindet.
4. Realisierter Stundensatz
Analysieren Sie den durchschnittlichen realisierten Stundensatz pro Mitarbeiter und pro Auftrag. Dies gibt Aufschluss über die Rendite, insbesondere im Falle von Festpreisvereinbarungen.
5. Rückbuchungen
Rückbuchungen auf Auftragsebene können das Ergebnis belasten, selbst wenn die abrechenbaren Stunden wie geplant erreicht werden. Analysieren Sie diese, um Anpassungen vorzunehmen.
6. Umsatz pro Mitarbeiter
Ein wichtiger Indikator für Effizienz und Wettbewerbsfähigkeit. Ein hoher Umsatz pro Mitarbeiter deutet auf Effizienz oder ein hohes Preisniveau hin – und ist die Grundlage für strategische Entscheidungen.
7. Leverage
Das Verhältnis von Partnern zu Mitarbeitern oder zwischen abrechenbaren und unterstützenden Funktionen. Eine höhere Hebelwirkung bedeutet mehr Gewinn pro Partner und geringere Gemeinkosten.
8. Krankheitsurlaub
Für Wirtschaftsprüfungsunternehmen, bei denen der Umsatz direkt mit den Arbeitsstunden verknüpft ist, ist dies ein wichtiger KPI. Berücksichtigen Sie Mutterschaftsurlaub und Sonderurlaub. Kurzfristige Abwesenheit kann auch Aufschluss über die Mitarbeiterzufriedenheit geben.
9. Nicht deklarationspflichtige Stunden
Besprechungen, Managementaufgaben und Verkaufstätigkeiten sind produktive, aber nicht deklarationspflichtige Stunden. Legen Sie Standards pro Mitarbeiter fest und überwachen Sie deren Einhaltung.
10. Urlaubs- und Überstundensaldo
Nicht genommene Urlaubsstunden und aufgelaufene Überstunden wirken sich auf den Umsatz und das Jahresergebnis aus. Behalten Sie diese KPIs im Auge, um das finanzielle Bild genau zu überwachen.
Die Verwendung von KPIs im weiteren Sinne
Neben produktionsorientierten KPIs können Sie auch spezifische KPIs für andere Abteilungen formulieren, z. B. für die Steuer- und Lohnbuchhaltung (z. B. Anzahl der Lohnabrechnungen pro Mitarbeiter). Es besteht auch Bedarf an finanziellen KPIs wie offene Forderungen, durchschnittliche Inkassofrist, Entwicklung des Betriebskapitals und Personalfluktuation.
Verlässliche Daten sind der Schlüssel
Alle KPIs sind nur dann wertvoll, wenn Ihre Basisdaten richtig erfasst sind. Das erreichen Sie, indem Sie Ihre Prozesse mit Planungs-, Stunden-, Abrechnungs- und Lohnsoftware automatisieren. Mit
Neugierig?
Fortes Milestones verfügt über jahrelange Erfahrung in der Erstellung von Power BI-Dashboards und Datenmodellen für Wirtschaftsprüfungsunternehmen. Möchten Sie wissen, wie dies für Ihr Unternehmen aussehen könnte und wie Sie es umsetzen können? Nehmen Sie unverbindlich Kontakt mit uns auf, wir helfen Ihnen gerne bei den ersten Schritten.
