Binnen de accountancy draait alles om tijd: beschikbare uren, gewerkte uren en declarabele uren. Met de juiste KPI’s en een goed ingerichte urenregistratie- en planningssoftware zoals Fortes Milestones krijg je inzicht in productiviteit, bezetting en winstgevendheid.
De antwoorden op onderstaande tien vragen helpen je om jouw kantoor optimaal aan te sturen.
1. Wat is mijn totale capaciteit?
De basis van elk accountantskantoor ligt in de beschikbare capaciteit, uitgedrukt in uren per medewerker per jaar.
Reken je feestdagen, verlof en een norm voor ziekteverzuim mee, dan blijft er gemiddeld zo’n 1.800 productieve uren per fte over. Dit vormt het uitgangspunt voor het berekenen van de bezettingsgraad en het plannen van werkdruk.
2. Hoe voorkom ik leegloop in mijn planning?
Rentabiliteit staat of valt met het voorkomen van gaten in de planning.
Geen enkele medewerker werkt 100 procent declarabel, maar door met normen voor leegloop en niet-declarabele uren te werken, houd je grip op productiviteit. Met Fortes Milestones zie je direct waar capaciteit onbenut blijft en kun je tijdig bijsturen.
3. Hoeveel capaciteit is nog beschikbaar?
In drukke periodes, zoals het voorjaar, is de bezetting vaak hoog. De uitdaging zit in het bewaken van de balans tussen werkdruk en klanttevredenheid.
Zakt de werkvoorraad in de tweede helft van het jaar, dan kan de marge snel teruglopen. Door continu inzicht te hebben in beschikbare uren en geplande capaciteit, voorkom je verrassingen en kun je vroegtijdig bijsturen met sales- of marketingacties.
4. Wat is het gerealiseerde uurtarief?
Analyseer per medewerker of per project het gerealiseerde uurtarief en vergelijk dat met de begroting.
Met Fortes Milestones zie je in één overzicht of projecten rendabel zijn – ook bij vaste prijsafspraken. Zo kun je tijdig bijsturen en marges bewaken.
5. Hoe houd ik afboekingen onder controle?
Zelfs met genoeg declarabele uren kun je te maken krijgen met afboekingen. Door op opdrachtniveau inzicht te hebben in afwijkingen tussen bestede tijd en afgesproken tarieven, ontdek je waar winst weglekt en waar optimalisatie mogelijk is.
6. Wat is de omzet per medewerker?
De omzet per medewerker is een directe indicator van efficiëntie en concurrentiekracht.
Een hoge omzet per medewerker kan duiden op slimme processen of een sterk prijsniveau. Gebruik deze KPI om jouw organisatie te benchmarken en te verbeteren.
7. Hoe gezond is de leverage van mijn kantoor?
De verhouding tussen partners en medewerkers – de leverage – bepaalt hoeveel declarabele uren er per partner worden gerealiseerd.
Hoe beter deze verhouding, hoe hoger de winst per partner. Ook de balans tussen declarabele en niet-declarabele functies speelt hierin een belangrijke rol.
8. Hoe monitor ik ziekteverzuim effectief?
Voor accountantskantoren, die sterk afhankelijk zijn van inzetbare uren, is ziekteverzuim een cruciale KPI.
Door onderscheid te maken tussen regulier verzuim en bijzonder verlof (zoals zwangerschapsverlof) krijg je een zuiver beeld. Structurele monitoring helpt bovendien om signalen over werkdruk en medewerkerstevredenheid tijdig te herkennen.
9. Hoeveel niet-declarabele uren zijn er?
Vergaderingen, interne projecten en salesactiviteiten horen erbij, maar te veel indirecte uren drukken op de marge.
Met duidelijke afspraken en realtime inzicht via Fortes Milestones houd je de verhouding tussen declarabele en niet-declarabele uren gezond.
10. Hoeveel vakantie- en overuren zijn opgebouwd?
Een kantoor kan het hele jaar goed lijken te draaien, maar aan het einde van het jaar toch winst mislopen door veel opgebouwde vakantie- of overuren.
Door dit saldo structureel te monitoren in Milestones, voorkom je verrassingen bij de jaarafsluiting en houd je grip op het resultaat.
Meer inzicht met Fortes Milestones
Met Fortes Milestones automatiseer je de registratie van uren, planning, facturatie en rapportages. Door deze gegevens te koppelen aan Power BI creëer je dashboards met alle belangrijke KPI’s voor jouw accountantskantoor: capaciteit, productiviteit, declarabiliteit, marge en meer.
Klaar voor meer grip?
Fortes helpt accountantskantoren om inzicht te krijgen dat verder gaat dan cijfers alleen.
Benieuwd hoe jouw kantoor kan profiteren van betere capaciteitsplanning en datagedreven sturing?
Neem contact met ons op voor een vrijblijvende demo of kennismaking.
