Tid er altafgørende inden for revisionsbranchen: ledige timer, arbejdstimer og fakturerbare timer. Med de rigtige KPI’er og et veldesignet tidsregistrerings- og planlægningsprogram som Fortes Milestones får du indsigt i produktivitet, udnyttelse og rentabilitet.
Svarene på de ti spørgsmål nedenfor vil hjælpe dig med at styre dit firma optimalt.
1. Hvad er den samlede kapacitet?
Grundlaget for ethvert revisionsfirma er den tilgængelige kapacitet, udtrykt i timer pr. medarbejder pr. år.
Hvis man medregner ferie, orlov og en standard for sygefravær, har man i gennemsnit ca. 1.800 produktive timer pr. fuldtidsansat. Det er udgangspunktet for beregning af kapacitetsudnyttelse og planlægning af arbejdsbyrden.
2. Hvordan undgår jeg spildtid i min planlægning?
Lønsomheden står og falder med forebyggelsen af huller i planlægningen.
Ingen medarbejder arbejder 100 procent fakturerbare timer, men ved at arbejde med standarder for ledige og ikke-fakturerbare timer holder du styr på produktiviteten. Med Fortes Milestones kan du straks se, hvor der er uudnyttet kapacitet, og foretage justeringer i tide.
3. Hvor meget kapacitet er der stadig til rådighed?
I travle perioder, som f.eks. i foråret, er udnyttelsen ofte høj. Udfordringen ligger i at overvåge balancen mellem arbejdsbyrde og kundetilfredshed.
Hvis arbejdsbyrden falder i andet halvår, kan marginerne hurtigt falde. Ved at have løbende indsigt i ledige timer og planlagt kapacitet kan man undgå overraskelser og foretage tidlige justeringer med salgs- eller markedsføringstiltag.
4. Hvad er den realiserede timepris?
Analysér den realiserede timepris pr. medarbejder eller pr. sag, og sammenlign den med budgettet.
Med Fortes Milestones kan du hurtigt se, om sagerne er rentable – selv med fastprisaftaler. Det giver dig mulighed for at foretage rettidige justeringer og overvåge marginerne.
5. Hvordan holder jeg styr på afskrivningerne?
Selv med nok fakturerbare timer kan du blive udsat for afskrivninger. Ved at forstå afvigelser mellem tidsforbrug og aftalte priser på ordreniveau kan du finde ud af, hvor overskuddet svinder ind, og hvor det er muligt at optimere.
6. Hvad er omsætningen pr. medarbejder?
Omsætning pr. medarbejder er en direkte indikator for effektivitet og konkurrenceevne.
Høj omsætning pr. medarbejder kan være tegn på smarte processer eller stærk prissætning. Brug denne KPI til at benchmarke og forbedre din organisation.
7. Hvor sund er mit firmas leverage?
Forholdet mellem partnere og ansatte – leverage – bestemmer, hvor mange fakturerbare timer der realiseres pr. partner.
Jo bedre dette forhold er, jo højere er overskuddet pr. partner. Balancen mellem fakturerbare og ikke-fakturerbare funktioner spiller også en vigtig rolle.
8. Hvordan overvåger jeg sygefraværet effektivt?
For revisionsfirmaer, som er meget afhængige af brugbare timer, er sygefravær en afgørende KPI.
Ved at skelne mellem almindelig orlov og særlig orlov (som f.eks. barselsorlov) får man et klart billede. Strukturel overvågning hjælper også med at genkende signaler om arbejdsbyrde og medarbejdertilfredshed i tide.
9. Hvor mange ikke-fakturerbare timer er der?
Møder, interne projekter og salgsaktiviteter er en del af jobbet, men for mange indirekte timer belaster marginen.
Med klare aftaler og indsigt i realtid via Fortes Milestones holder du forholdet mellem fakturerbare og ikke-fakturerbare timer sundt.
10. Hvor meget ferie og overarbejde optjenes?
Et firma kan se ud til at køre godt hele året, men alligevel gå glip af overskud i slutningen af året på grund af en masse opsparet ferie eller overarbejde.
Ved strukturelt at overvåge denne balance i Milestones undgår du overraskelser ved årsafslutningen og kan holde styr på resultaterne.
Større indsigt med Fortes Milestones
Med Fortes Milestones automatiserer du registrering af timer, planlægning, fakturering og rapportering. Ved at knytte disse data til Power BI kan du oprette dashboards med alle de vigtige KPI’er for dit revisionsfirma: kapacitet, produktivitet, fakturerbarhed, margin og meget mere.
Er du klar til at få større indsigt?
Fortes hjælper revisionsfirmaer med at få indsigt, der rækker ud over tallene.
Spekulerer du på, hvordan dit firma kan drage fordel af bedre kapacitetsplanlægning og datadrevet styring?
Kontakt os for at få en uforpligtende demo eller introduktion.
