In der Buchhaltung ist Zeit alles: verfügbare Stunden, geleistete Stunden und fakturierbare Stunden. Mit den richtigen KPIs und einer gut konzipierten Zeiterfassungs- und Planungssoftware wie Fortes Milestones erhalten Sie Einblick in Produktivität, Auslastung und Rentabilität.
Die Antworten auf die folgenden zehn Fragen werden Ihnen helfen, Ihr Unternehmen optimal zu verwalten.
1. Wie hoch ist meine Gesamtkapazität?
Die Grundlage eines jeden Wirtschaftsprüfungsunternehmens ist die verfügbare Kapazität, ausgedrückt in Stunden pro Mitarbeiter und Jahr.
Wenn man Urlaub, Freistellungen und einen Standard für Krankheitsurlaub einbezieht, verbleiben durchschnittlich etwa 1.800 produktive Stunden pro VZÄ. Dies ist der Ausgangspunkt für die Berechnung der Kapazitätsauslastung und die Planung der Arbeitsbelastung.
2. Wie vermeide ich Leerlaufzeiten bei meiner Planung?
Die Rentabilität steht und fällt mit der Vermeidung von Planungslücken.
Kein Mitarbeiter arbeitet 100 Prozent abrechenbare Stunden, aber indem Sie mit Standards für Leerlauf und nicht abrechenbare Stunden arbeiten, behalten Sie die Produktivität im Griff. Mit Fortes Milestones können Sie sofort sehen, wo Kapazitäten ungenutzt bleiben und rechtzeitig Anpassungen vornehmen.
3. Wie viel Kapazität ist noch verfügbar?
In arbeitsreichen Zeiten, wie im Frühjahr, ist die Auslastung oft hoch. Die Herausforderung besteht darin, das Gleichgewicht zwischen Auslastung und Kundenzufriedenheit zu überwachen.
Wenn die Auslastung in der zweiten Jahreshälfte sinkt, können die Gewinnspannen schnell fallen. Wenn Sie einen kontinuierlichen Einblick in die verfügbaren Stunden und die geplante Kapazität haben, können Sie Überraschungen vermeiden und frühzeitig Anpassungen mit Verkaufs- oder Marketingmaßnahmen vornehmen.
4. Wie hoch ist der realisierte Stundensatz?
Analysieren Sie den realisierten Stundensatz pro Mitarbeiter oder pro Projekt und vergleichen Sie diesen mit dem Budget.
Mit Fortes Milestones sehen Sie auf einen Blick, ob Projekte rentabel sind – auch bei Festpreisvereinbarungen. So können Sie rechtzeitig Anpassungen vornehmen und die Margen überwachen.
5. Wie halte ich Abschreibungen unter Kontrolle?
Selbst bei genügend abrechenbaren Stunden kann es zu Abschreibungen kommen. Wenn Sie die Abweichungen zwischen der aufgewendeten Zeit und den vereinbarten Sätzen auf Auftragsebene verstehen, werden Sie feststellen, wo Gewinne verloren gehen und wo eine Optimierung möglich ist.
6. Wie hoch ist der Umsatz pro Mitarbeiter?
Der Umsatz pro Mitarbeiter ist ein direkter Indikator für Effizienz und Wettbewerbsfähigkeit.
Ein hoher Umsatz pro Mitarbeiter kann auf intelligente Prozesse oder eine starke Preisgestaltung hinweisen. Nutzen Sie diesen KPI zum Benchmarking und zur Verbesserung Ihrer Organisation.
7. Wie gesund ist die Hebelwirkung meines Unternehmens?
Das Verhältnis von Partnern zu Mitarbeitern – der Leverage – bestimmt, wie viele abrechenbare Stunden pro Partner realisiert werden.
Je besser dieses Verhältnis, desto höher der Gewinn pro Partner. Dabei spielt auch die Balance zwischen abrechenbaren und nicht abrechenbaren Funktionen eine wichtige Rolle.
8. Wie kontrolliere ich den Krankenstand effektiv?
Für Wirtschaftsprüfungsunternehmen, die in hohem Maße auf die Zahl der beschäftigungsfähigen Stunden angewiesen sind, ist der Krankenstand ein entscheidender KPI.
Durch die Unterscheidung zwischen regulärem Urlaub und Sonderurlaub (z. B. Mutterschaftsurlaub) erhalten Sie ein klares Bild. Eine strukturelle Überwachung hilft auch, Signale über Arbeitsbelastung und Mitarbeiterzufriedenheit rechtzeitig zu erkennen.
9. Wie viele nicht deklarierte Stunden gibt es?
Besprechungen, interne Projekte und Vertriebsaktivitäten gehören dazu, aber zu viele indirekte Stunden belasten die Marge.
Mit klaren Vereinbarungen und Echtzeit-Einblicken über Fortes Milestones halten Sie das Verhältnis von abrechenbaren und nicht abrechenbaren Stunden gesund.
10. Wie viel Urlaub und Überstunden werden angesammelt?
Es kann vorkommen, dass ein Büro das ganze Jahr über gut läuft, aber am Ende des Jahres trotzdem keine Gewinne erzielt, weil viele Urlaubstage oder Überstunden angesammelt wurden.
Indem Sie diesen Saldo in Milestones strukturell überwachen, vermeiden Sie Überraschungen beim Jahresabschluss und behalten die Ergebnisse im Griff.
Besserer Einblick mit Fortes Milestones
Mit Fortes Milestones automatisieren Sie die Erfassung von Stunden, die Planung, die Rechnungsstellung und die Berichterstattung. Durch die Verknüpfung dieser Daten mit Power BI erstellen Sie Dashboards mit allen wichtigen KPIs für Ihre Buchhaltungsfirma: Kapazität, Produktivität, Abrechenbarkeit, Marge und mehr.
Bereit für mehr Kontrolle?
Fortes hilft Wirtschaftsprüfungsunternehmen, Einblicke zu gewinnen, die über bloße Zahlen hinausgehen.
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