Gomocha verbetert urenregistratie en projectfacturatie met Fortes Milestones
Gomocha biedt een flexibel field-service-platform waarmee mobiele medewerkers efficiënter kunnen werken. Het bedrijf ondersteunt internationale organisaties met workflow-gestuurde processen en naadloze integraties met bestaande ERP-systemen. Klanten zoals Heineken, Spie en Selecta vertrouwen op hun oplossing om klanttevredenheid te verhogen en processen te stroomlijnen.
Toen Gomocha tegen beperkingen aanliep in urenregistratie en projectfacturatie binnen Exact Online, vonden ze met Fortes Milestones een oplossing die wél flexibel genoeg was voor hun internationale bedrijfsstructuur.
De uitdaging: internationale urenregistratie binnen Exact Online
Bij Gomocha werd Exact Online gebruikt voor zowel de financiële administratie als de project- en urenregistratie. Maar de internationale structuur van het bedrijf – met een BV in Nederland, een LLC in de VS en een holding erboven – bracht praktische uitdagingen met zich mee.
“We wilden dat al onze medewerkers, ongeacht locatie, uren konden schrijven op iedere klant. In Exact was dat niet mogelijk. Amerikaanse collega’s konden geen uren boeken op Nederlandse klanten, wat ons proces vertraagde,” vertelt de finance-manager van Gomocha.
De oplossing: Fortes Milestones voor flexibele urenregistratie
Via de partnerlijst van Exact kwam Gomocha uit bij Fortes Milestones, gespecialiseerd in urenregistratie, projectfacturatie en capaciteitsplanning voor complexe organisaties.
“Met Fortes Milestones konden we het systeem zo inrichten dat elke medewerker op elke klant kon schrijven. Daarnaast werd direct inzichtelijk welke uren aan welke entiteit gekoppeld waren. Dit vereenvoudigde onze processen aanzienlijk.”
Meer grip op projectfacturatie en extra werkzaamheden
Naast flexibele urenregistratie was er behoefte aan meer controle over extra werkzaamheden buiten het standaard servicepakket. Gomocha werkt met een SaaS-model, waarbij klanten een vast bedrag betalen. Extra werkzaamheden moesten afzonderlijk geregistreerd en gefactureerd worden.
“In Fortes Milestones hebben we budgetregels aangemaakt voor deze werkzaamheden. Hierdoor kunnen we eenvoudig bepalen welke extra uren we willen doorberekenen. Dit was precies de flexibiliteit die we zochten.”
Snelle implementatie en soepele samenwerking
De implementatie van Fortes Milestones verliep vlot.
“Begin juni startten we, eind juli waren we volledig operationeel. Dankzij goede voorbereiding en de begeleiding van onze consultant Berry Zwaan verliep het traject soepel. Sinds 1 juli schrijven we onze uren in Fortes Milestones en eind juli zijn de eerste facturen verstuurd.”
Gebruiksvriendelijke urenregistratie en tijdbesparing in administratie
Om het voor medewerkers eenvoudig te houden, bracht Gomocha verschillende werkzaamheden – zoals implementatie, abonnementen, support en consultancy – onder in één project per klant.
“Urenregistratie gebruiken we niet als controlemiddel, maar als een manier waarop medewerkers hun werk kunnen vastleggen. Met beperkte artikelsoorten en duidelijke budgetregels blijft het systeem gebruiksvriendelijk.
Voor kleine extra verzoeken hanteren we een pragmatische aanpak, zonder nieuwe contracten of projecten. Dit bespaart enorm veel tijd in onze administratie.”
Fortes Milestones bood precies de gewenste combinatie van gebruiksgemak, flexibiliteit en inzicht.
Ook je projectfacturatie en urenregistratie stroomlijnen?
Werk je ook met complexe projecten, internationale teams of maatwerkdiensten?
Met Fortes Milestones optimaliseer je jouw urenregistratie, projectfacturatie en capaciteitsplanning.
Neem contact op met Fortes en ontdek hoe jouw organisatie hiervan kan profiteren.
