‘Het team van Fortes Milestones is flexibel en pragmatisch. Dat past bij ons’
xxllnc ontwikkelt slimme en schaalbare softwareoplossingen voor de (semi-)overheid. Door meerdere overnames groeide het bedrijf in sneltreinvaart. Dat bracht uitdagingen met zich mee op het gebied van administratie, planning en facturatie. De behoefte aan een solide, uniforme basis voor de projectadministratie werd steeds groter. In dit klantverhaal vertellen Wolter Kreun (COO) en Maikel Stolmeijer (FieldOps-medewerker) waarom xxllnc koos voor Fortes Milestones en wat de oplossing heeft opgeleverd.
Een solide fundament voor projectadministratie
Wolter: ‘Als govtech-bedrijf ontwikkelen we schaalbare software voor overheden en semi-overheden. We ondersteunen processen zoals zaakgericht werken, gegevensintegratie, belastingen, sociale zaken en ruimtelijke ordening. In de afgelopen drie jaar hebben we meerdere bedrijven overgenomen. Daarmee krijg je ook te maken met verschillende administratieve processen en systemen. We wilden die harmoniseren en zochten een robuust fundament voor onze projectadministratie.
Tijdens onze zoektocht werd Fortes Milestones aangedragen. Uiteraard hebben we meerdere pakketten vergeleken, maar Milestones stak er met kop en schouders bovenuit.’
Wensen en eisen
Wolter vervolgt: ‘We hadden een flinke lijst met eisen. Multi-administratie was cruciaal: meerdere administraties in één database beheren is niet in elk pakket mogelijk. Daarnaast stond single-sign-on hoog op onze prioriteitenlijst. Met bijna 400 medewerkers is het beheren van in- en uitstroom belangrijk. Fortes realiseerde dit speciaal voor ons.
Daarnaast beschikt Milestones over een geavanceerde planningsmodule. We hebben tien teams met verschillende typen projecten en al die projecten kunnen we eenvoudig in Milestones onderbrengen.’
Slimme koppeling tussen Milestones en Visma.net
Maikel: ‘Een harde eis was de integratie met Visma. Voor contractfacturen gebruiken we Visma, voor projectfacturatie, budgetbewaking en capaciteits- en tijdsplanning Milestones. De systemen werken naadloos samen. Klantdata beheren we in Visma en deze wordt automatisch gesynchroniseerd met Milestones.
Bij projectfacturen werkt het andersom: die gaan vanuit Milestones direct naar Visma via een slimme koppeling. Alles komt zo automatisch in onze centrale boekhouding terecht.’
Zelf migreren met begeleiding van Fortes
Wolter: ‘Omdat we te maken hadden met veel overnames, wilden we migraties en implementaties zoveel mogelijk zelf uitvoeren. We zochten eigenlijk alleen een adviseur om op terug te vallen. Fortes heeft ons hierin perfect begeleid. Consultant Berry Zwaan heeft waardevolle input geleverd en gezorgd dat we zelfstandig alle overgenomen bedrijven konden migreren naar Milestones. Alle deadlines zijn gehaald.’
Meer controle en transparantie
Maikel: ‘Door zelf te implementeren hebben we veel geleerd en zijn we in control. Sinds we Milestones gebruiken zijn facturatie, klantvragen en projectdata veel transparanter. Projectleiders krijgen sneller inzicht en we kunnen hen beter ondersteunen.’
Efficiëntie en één manier van werken
Wolter: ‘Milestones leverde xxllnc aanzienlijke efficiëntie op, zowel qua kostenbesparing als inzet van medewerkers. Door processen te standaardiseren – bijvoorbeeld door geen aparte urenregistratiecodes per team meer te gebruiken – werken we nu volgens één uniforme aanpak. Dat levert waardevolle inzichten en veel minder uitzonderingen op.’
Flexibel en pragmatisch
Maikel: ‘Ik vond het prettig dat Fortes bij onze kick-offs aanwezig was en direct vragen kon beantwoorden. Het team van Fortes is toegankelijk, flexibel en pragmatisch. Dat past bij onze cultuur. Wij zijn een snel veranderende organisatie, en Fortes kan snel schakelen.’
Tips voor andere organisaties
Wolter besluit: ‘Overstappen naar Milestones? Gewoon doen! Zorg er wel voor dat je backoffice-processen goed ingericht zijn en vermijd uitzonderlijke prijsafspraken. Hoe eenvoudiger je werkwijze, hoe beter de datakwaliteit. En schakel de expertise van Fortes in: hun begeleiding was van grote waarde.’
