“Teamet hos Fortes Milestones er fleksibelt og pragmatisk. Det passer godt til os”
xxllnc udvikler smarte og skalerbare softwareløsninger til den (halv-)offentlige sektor. Flere opkøb betød, at virksomheden voksede hurtigt. Det medførte udfordringer inden for administration, planlægning og fakturering. Behovet for et solidt, ensartet grundlag for projektadministration voksede. I denne kundehistorie fortæller Wolter Kreun (COO) og Maikel Stolmeijer (FieldOps-medarbejder), hvorfor xxllnc valgte Fortes Milestones, og hvad løsningen leverede.
Et solidt fundament til projektadministration
Wolter: “Som govtech-virksomhed udvikler vi skalerbar software til offentlige og halvoffentlige institutioner. Vi understøtter processer som sagsorienteret arbejde, dataintegration, beskatning, sociale anliggender og fysisk planlægning. I løbet af de sidste tre år har vi opkøbt flere virksomheder. Dermed skal man også forholde sig til forskellige administrative processer og systemer. Vi ønskede at harmonisere alle disse og var på udkig efter et robust fundament til vores projektadministration.
Under vores søgning blev Fortes Milestones foreslået. Vi sammenlignede naturligvis flere pakker, men Milestones skilte sig klart ud.
Ønsker og krav
Wolter fortsætter: “Vi havde en lang liste med krav. Multi-administration var afgørende: Det er ikke muligt at håndtere flere administrationer i én database i alle pakker. Desuden stod single-sign-on højt på vores prioriteringsliste. Med næsten 400 medarbejdere er det vigtigt at styre til- og afgang. Til dette lavede Fortes en skræddersyet løsning til os.
Desuden har Milestones et avanceret planlægningsmodul. Vi har ti teams med forskellige typer projekter, og vi kan nemt få plads til alle disse projekter i Milestones”.
Smart integration mellem Milestones og Visma.net
Maikel: “Et vigtigt krav var integration med Visma. Vi bruger Visma til kontraktfakturaer, Milestones til projektfakturering, budgetovervågning samt kapacitets- og tidsplanlægning. Systemerne arbejder problemfrit sammen. Vi administrerer kundedata i Visma, og de synkroniseres automatisk med Milestones.
For projektfakturaer fungerer det omvendt: De går direkte til Visma fra Milestones via en smart integration. På den måde kommer alt automatisk ind i vores centrale regnskabssystem”.
Migration på egen hånd med vejledning fra Fortes
Wolter: “Eftersom vi var i gang med en masse opkøb, ville vi gerne gennemføre migrationer og implementeringer så meget som muligt selv. Vi ledte faktisk bare efter en rådgiver at læne os op af. Fortes vejledte os perfekt i dette. Konsulent Berry Zwaan gav værdifulde input og sikrede, at vi selvstændigt kunne migrere alle opkøbte virksomheder til Milestones. Alle deadlines blev overholdt”.
Mere kontrol og gennemsigtighed
Maikel: “Ved at implementere det selv har vi lært en masse og har kontrol over det. Siden vi begyndte at bruge Milestones, er fakturering, kundeforespørgsler og projektdata blevet meget mere gennemsigtige. Projektlederne får hurtigere indsigt, og vi kan støtte dem bedre”.
Effektivitet og én måde at arbejde på
Wolter: “Milestones gav xxllnc betydelig effektivitet, både med hensyn til omkostningsbesparelser og personaleanvendelse. Ved at standardisere processer – for eksempel ved ikke længere at bruge separate tidsregistreringskoder pr. team – arbejder vi nu efter en ensartet tilgang. Det giver værdifuld indsigt og langt færre undtagelser”.
Fleksibel og pragmatisk
Maikel: “Jeg kunne godt lide, at Fortes var til stede ved vores kick-offs og kunne svare direkte på spørgsmål. Fortes’ team er tilgængeligt, fleksibelt og pragmatisk. Det passer til vores kultur. Vi er en organisation i hurtig forandring, og Fortes kan rykke hurtigt.
Tips til andre organisationer
Wolter konkluderer: “Overvejer I at skifte til Milestones? Det er bare at gøre det! Bare sørg for, at dine backoffice-processer er sat ordentligt op, og undgå ekstraordinære prisaftaler. Jo enklere din arbejdsmetode er, desto bedre er datakvaliteten. Og brug Fortes’ ekspertise: Deres vejledning var uvurderlig”.
