Binnen de accountancybranche zien we een duidelijke verschuiving van opdrachten op basis van nacalculatie naar fixed price opdrachten. In andere sectoren, zoals de ICT, is deze ontwikkeling al langer gaande.
Een van onze klanten, een administratiekantoor voor MKB, ZZP’ers en particulieren, werkt al volledig op basis van fixed price. Dit kantoor factureert maandelijks vaste bedragen in de vorm van een abonnement. Hoewel dit nog uitzondering is in de branche, zien we dat bij steeds meer organisaties het aandeel fixed price opdrachten toeneemt.
Voordelen en uitdagingen van fixed price opdrachten
Voordelen:
- Voorspelbare maandelijkse inkomsten
- Minder fluctuatie in omzet en cashflow
Uitdagingen:
- Meer uren besteden dan gebudgetteerd zonder extra facturatie
- Noodzaak om efficiënt te werken met minimaal dezelfde kwaliteit als bij nacalculatieprojecten
- Facturatie moet zo eenvoudig mogelijk plaatsvinden
Deze verschuiving vraagt aanpassingen in interne processen, dagelijkse werkwijzen en, waar mogelijk, automatisering.
Weekstaten en controle bij nacalculatie versus fixed price
Bij nacalculatieprojecten is het essentieel dat medewerkers hun weekstaten tijdig indienen. Alleen zo kunnen alle uren correct in het factuurvoorstel worden meegenomen.
Omdat facturatie vaak snel moet plaatsvinden nadat alle weekstaten binnen zijn, worden de uren vaak slechts globaal gecontroleerd. Pas bij het factureren worden uren grondig beoordeeld: bijboeken, afboeken of doorschuiven indien nodig.
Bij fixed price opdrachten factureer je niet de uren zelf, maar het afgesproken termijnbedrag. Dit betekent dat facturatie niet afhankelijk is van de ingeleverde weekstaten. Toch blijven de controles belangrijk:
- Uren moeten binnen de scope van het project vallen
- Uren buiten de scope moeten worden geboekt op een ander project of als meerwerk worden aangemerkt
Kortom: ook bij fixed price opdrachten blijft tijdige en volledige ureninvoer cruciaal.
Accordering en controle
Bij veel kantoren hebben de declarant of vennoot het laatste woord. Ze willen bij fixed price projecten kunnen overrulen welke uren binnen de scope vallen en welke als meerwerk gefactureerd kunnen worden. Hiervoor is een overzicht van geaccordeerde uren nodig.
Nieuw in Fortes Milestones: binnenkort kunnen gebruikers tijdens het factureren van een fixed price project niet alleen de te factureren termijn zien, maar ook de geregistreerde uren op het project. Zo kunnen ze besluiten om bepaalde uren alsnog als meerwerk te factureren.
Winstgevendheid beoordelen
Fixed price projecten worden vaak beoordeeld op basis van het gemiddelde gerealiseerde uurtarief. Dit is een belangrijke KPI voor veel kantoren. Fortes Milestones biedt standaard een rapportage die het gemiddelde uurtarief toont voor zowel fixed price als nacalculatieprojecten. Met dit rapport krijgt u direct inzicht in de winstgevendheid van uw projecten en kunt u sturen op efficiëntie en rendement.
Conclusie: de overstap naar fixed price opdrachten vraagt aanpassing in processen en controle, maar biedt tegelijk voordelen zoals voorspelbare inkomsten en eenvoudiger facturatie. Met Fortes Milestones houdt u grip op uren, facturatie en winstgevendheid, zodat zowel efficiency als kwaliteit gewaarborgd blijft.