Projectresultaten optimaliseren met Fortes Milestones
Een veelgestelde vraag bij de implementatie van onze uren- en facturatiesoftware is hoe een organisatie haar projectresultaten kan optimaliseren. Om hier antwoord op te geven, is het belangrijk eerst twee kernvragen te beantwoorden:
- Wat is een project(administratie)?
- Wat zijn de huidige resultaten en wat is de beoogde uitkomst?
Het beantwoorden van deze vragen helpt bij het kiezen van het juiste projecttype en bij het efficiënt inrichten en monitoren van projecten.
1. Wat is een project(administratie)?
Strikt genomen is een project een eenmalige activiteit die binnen een bepaald tijdsbestek naar een specifiek doel wordt uitgevoerd.
In de praktijk wordt een projectadministratie vaak gebruikt als containerbegrip voor het registreren van werkzaamheden, uren en tarieven. Bij ICT– en accountancybedrijven komt dit meestal neer op drie typen:
- Periodiek gefactureerde projecten: de cliënt betaalt een vast bedrag per maand voor gebruik van diensten of software.
- Vooraf gefactureerde projecten: de cliënt betaalt vooraf een ingeschat bedrag, dat na afronding wordt verrekend.
- Uren-gebaseerde projecten: de cliënt betaalt achteraf per werkelijk bestede uur.
Een goede projectadministratie is cruciaal om het projectresultaat te kunnen monitoren en optimaliseren. Kies een projecttype dat bij de business past en zorg dat de inrichting eenvoudig, overzichtelijk en met zo min mogelijk klikken is te realiseren.
Tip: bij grote organisaties zijn vaak projectcontrollers aangesteld voor het beheer van projectadministraties, maar voor de meeste bedrijven geldt: keep it simple.
2. Wat zijn de resultaten nu en wat is de beoogde uitkomst?
Het beoordelen van het projectresultaat hangt af van het projecttype:
- Vaste bedragen: focus op de projectmarge, het verschil tussen gefactureerde bedragen en gerealiseerde uren tegen een verkoop- of kostprijs.
- Vooraf gefactureerde projecten: vergelijk de geschatte uren met de werkelijke uren.
- Uren-gebaseerde projecten: monitor budgetten en werkelijke uren om afwijkingen tijdig te signaleren.
Een goede business case vormt de basis voor optimalisatie. Voorbeelden van meetbare doelen:
- De huidige marge is 5%, maar het doel is een marge van 8% bereiken.
- Een team overschrijdt gemiddeld 10% van het budget, terwijl het streefdoel 2% is.
Door duidelijke, meetbare doelen te stellen, kun je de projectadministratie effectief analyseren en verbeteren.
Tools voor optimalisatie
Voor succesvolle optimalisatie zijn rapportages en dashboards essentieel. Met Fortes Milestones kun je:
- Projectresultaten realtime volgen
- Budgetten en uren eenvoudig vergelijken
- Management en projectleiders van de juiste inzichten voorzien
Optimalisatie kan starten met quick wins, maar is vooral een continu proces van verbetering. Wil je meer weten over slimme projectplanning en het beheren hiervan?