Zo voorkom je vragen over (fact)uren
Wanneer je aan het begin van de maand je facturen verstuurt, wil je natuurlijk dat ze snel en zonder discussie betaald worden. Wat je wilt voorkomen, is dat een klant een factuur ontvangt die vragen oproept. Dat kost niet alleen tijd, maar kan ook het vertrouwen schaden.
In dit blog legt Eddy Plasier, directeur bij Fortes, uit hoe je met een slimme inrichting van urenregistratie en facturatie in Fortes Milestones voorkomt dat klanten twijfelen over jouw facturen.
Heldere facturen zorgen voor vertrouwen
Of je nu accountant bent, IT-consultant of werkt binnen een andere projectorganisatie — je wilt klanten facturen sturen die aansluiten op hun verwachtingen. Een duidelijke factuur geeft vertrouwen en vergroot de kans op snelle betaling.
Iedereen kent het omgekeerde: een factuur ontvangen waarvan de werkzaamheden of het aantal uren niet herkenbaar zijn. Dat voelt niet goed. Een transparante, goed gespecificeerde factuur daarentegen, wordt vrijwel altijd zonder vragen goedgekeurd.
Leg afspraken duidelijk vast
Een foutloze factuur begint bij duidelijke afspraken. Noteer vooraf wat het afgesproken tarief is, welk budget geldt, hoeveel uur je besteedt en welke werkzaamheden binnen én buiten de scope vallen.
Voorbeeld: als je maandelijks salariswerkzaamheden uitvoert tegen een vaste abonnementsprijs, maar extra tijd rekent voor in- en uitdiensttredingen, leg dat dan expliciet vast. Komt zo’n situatie voor, vermeld dan ook welke medewerker het betreft.
Communiceer met de juiste contactpersonen
Wanneer er sprake is van meer- of minderwerk, zorg dan dat de juiste mensen op de hoogte zijn. Als iemand extra werkzaamheden aanvraagt, bevestig dat niet alleen aan de uitvoerende medewerker, maar ook aan de persoon die de factuur uiteindelijk ontvangt. Zo voorkom je misverstanden.
Richt Fortes Milestones goed in
Een goed ingericht systeem is essentieel voor foutloze facturatie. In Fortes Milestones kunnen medewerkers alleen tijd schrijven op de projecten en taken waar ze echt aan werken. Dat voorkomt fouten, beperkt keuzestress en zorgt voor duidelijk onderscheid tussen standaardwerk en meerwerk.
Met deze structuur zie je bovendien in één oogopslag welke werkzaamheden apart gefactureerd moeten worden.
Controleer facturen vóór verzending
Voordat een factuur de deur uitgaat, is het verstandig dat iemand deze controleert door de ogen van de klant. Kloppen de bedragen en uren met de gemaakte afspraken in de offerte? Met zo’n extra controlelaag — een interne “firewall” — voorkom je correcties achteraf.
Voorkom irritaties en tijdverlies
Onduidelijkheden negeren in de hoop dat de klant toch betaalt, is riskant. Misschien betaalt hij inderdaad, maar dan vaak met irritatie. En als hij wél belt voor uitleg, kost dat onnodig tijd en kan het leiden tot prijsdiscussies.
Een duidelijke, goed onderbouwde factuur voorkomt dit allemaal: geen verrassingen, geen vertraging, wél tevreden klanten.
Meer weten?
Wil je weten hoe je met Fortes Milestones voorkomt dat klanten vragen stellen over jouw facturen?
Neem gerust contact met ons op, we laten je graag zien hoe integraal tijdregistratie en facturatiebeheer bijdragen aan foutloze, transparante facturen.
Wil je meer weten over het versturen van foutloze facturen?