Sneller factureren? Vier cruciale stappen voor ICT- en dienstverleners
Voor ICT-bedrijven en dienstverleners is een korte facturatietijd cruciaal voor cashflow en overzicht. Op basis van onze ervaring bij tientallen organisaties hebben wij vier praktische adviezen opgesteld om sneller en efficiënter te factureren.
1. Zorg voor een goede interne organisatie
Bedrijven die hun processen strak organiseren, hebben een korte facturatietijd. Offertes en gemaakte afspraken worden direct vastgelegd, uren direct ingepland en budgetten voortdurend gecontroleerd. Iedereen weet wie de uren checkt en wie op gezette tijden de budgetten monitort.
Bij ons zelf betekent dit dat alle uren elke laatste werkdag van de maand in Fortes Milestones worden ingevoerd en goedgekeurd. Factuurvoorstellen worden automatisch klaargezet en kunnen direct de deur uit. Organisaties waar dit niet strak loopt, zien vaak fouten, vragen en vertragingen tijdens het factureren, soms zelfs met facturatie eens per kwartaal als gevolg.
2. Zorg dat software je processen optimaal ondersteunt
Automatisering werkt alleen als je processen op orde zijn. Goede software, zoals Fortes Milestones, ondersteunt je processen volledig: van urenregistratie tot facturatie en rapportage. Wie nog steeds met papieren lijstjes werkt of handmatige correcties doet, mist het volle voordeel van digitale systemen.
Pieter den Ouden van ETL noemt Milestones gekscherend “Milestones” omdat het tijd bespaart. Pieter:
“Toen ik nog niet met Milestones werkte, was ik twee keer zo veel tijd kwijt.”
3. Wees bereid te standaardiseren
Sneller factureren betekent ook dat je bereid moet zijn te standaardiseren. Vermijd complexe prijsafspraken en uitzonderingen. Werk met een beperkt aantal varianten, zodat iedereen in het team overzicht behoudt en de software eenvoudig te beheren is.
4. Optimaliseer continu
Snel factureren gaat hand in hand met het vroeg signaleren van afwijkingen. Zie je dat geschreven en geplande uren het budget overschrijden? Neem direct contact op met de klant voor akkoord op meerwerk. Wachten tot de factuur op de deurmat ligt, vertraagt het proces en kost tijd.
In het kort
- Organiseer je interne processen strak.
- Gebruik software die je processen volledig ondersteunt, zoals Fortes Milestones.
- Standaardiseer waar mogelijk.
- Optimaliseer voortdurend en signaleer afwijkingen vroegtijdig.
Ook snel je facturen de deur uit?
Wil je soepel werken met software voor urenregistratie, facturatie, planning en projectmanagement en in no time je facturen versturen? Fortes Milestones helpt je organisatie efficiënter te werken en grip te houden. Neem contact op en ontdek hoe eenvoudig het kan zijn.
Benieuwd naar wat we nog meer voor de ICT doen?