Tegenwoordig worden veel facturen digitaal verstuurd, bijvoorbeeld via e-mail of als PDF. Maar zo’n PDF kan vaak niet automatisch worden ingelezen door een boekhoud- of ERP-pakket. Het handmatig verwerken van een PDF kost tijd en is foutgevoelig. OCR-scanning kan dit deels oplossen, maar fouten blijven mogelijk.
E-factureren werkt anders: er wordt een speciaal e-factuurbestand gemaakt dat direct kan worden ingelezen door een boekhoudpakket. Dit maakt het facturatieproces sneller, betrouwbaarder en efficiënter.
Voordelen van e-factureren
E-factureren biedt diverse voordelen:
- Snelle en foutloze verwerking: facturen worden direct ingeboekt zonder handmatige correcties.
- Lagere kans op late betalingen: betalingen verlopen sneller doordat de factuur meteen zichtbaar is in het boekhoudsysteem van de ontvanger.
- Minder administratieve lasten: minder communicatie en correcties rondom facturen.
- Kostenbesparing: bespaar op papier, portokosten en opslag.
- Milieuvriendelijk: minder papiergebruik betekent een lagere ecologische voetafdruk.
- Verplichting bij de overheid: sinds 1 januari 2017 zijn leveranciers van de Rijksoverheid verplicht e-facturen te versturen.
Hoe werkt e-factureren?
E-facturen worden gemaakt volgens een digitale standaard. In Nederland en veel Europese landen wordt hiervoor UBL (Universal Business Language) gebruikt, een op XML gebaseerd formaat. Andere landen en sectoren hebben soms andere XML-standaarden, wat kan leiden tot compatibiliteitsproblemen.
Om dit te voorkomen is het PEPPOL-netwerk ontwikkeld. PEPPOL is een Europees netwerk waarmee bedrijven en overheden zakelijke documenten, zoals UBL-facturen, veilig en uniform kunnen uitwisselen.
- Veiligheid: elke deelnemer heeft een uniek identificatienummer.
- Betrouwbaarheid: spookfacturen en typefouten worden voorkomen.
- Compatibiliteit: één standaard voor iedereen aangesloten op het netwerk.
E-factureren via Fortes Milestones
Met Fortes Milestones kun je facturen direct in UBL-formaat opmaken. Zo zet je de eerste stap richting e-facturatie. Om e-facturen via PEPPOL te versturen, is een access point nodig. Vergelijk dit met een internetprovider: via het access point worden facturen veilig verzonden en ontvangen.
Fortes Milestones werkt samen met eVerbinding als access point. Dit zorgt ervoor dat je over het benodigde PEPPOL-identificatienummer beschikt en dat jouw e-facturen probleemloos bij klanten en overheden aankomen.
Meer weten?
Wil je meer weten over e-factureren via het PEPPOL-netwerk en hoe Fortes Milestones dit eenvoudig voor je kan regelen? Neem contact op en ontdek hoe je tijd bespaart, fouten voorkomt en facturen sneller betaald krijgt.
Wil je weten wat jij nog meer doen om sneller en slimmer te factureren?