Behoeften veranderen, ook als accountant. Maar de beslissing om over te stappen naar nieuwe software voor urenregistratie, facturatie, planning en projectmanagement neem je niet zomaar. In dit blog deelt Ron de Langen van Fortes Milestones hoe het pakketselectieproces eruitziet en met welk tijdspad je rekening moet houden.
Het pakketselectieproces
Heb je besloten een andere accountantssoftware te gebruiken? Dan is de eerste stap het vaststellen van je eisen en wensen. Een pakketselectievragenlijst, ook wel een RFI (Request for Information) genoemd, helpt je hierbij.
Met een duidelijk overzicht van wat je wél en niet wilt, kun je potentiële leveranciers selecteren en productdemo’s aanvragen. Op basis van deze demo’s maak je uiteindelijk een keuze en teken je de opdracht.
In de accountancypraktijk wordt 1 januari vaak gezien als de ideale datum voor een livegang van een nieuw pakket voor planning, urenregistratie en facturatie. Deze datum kan dienen als uitgangspunt voor je besluitvormingsproces.
Doorlooptijd van een implementatie
De duur van een implementatietraject hangt sterk af van de grootte van je kantoor:
- Kleine kantoren hebben meestal twee maanden nodig.
- Grotere kantoren rekenen op drie tot vier maanden.
Start dus op tijd met de implementatie: kleinere kantoren uiterlijk 1 oktober, grotere kantoren begin september of zelfs al vóór de zomervakantie. Vergeet niet dat consultants van softwareleveranciers vaak weken van tevoren volgepland zijn. Tijdig beslissen is essentieel.
Veelgemaakte valkuil
Veel kantoren maken hun keuze te laat, vaak door onzekerheid of onderschatting van de implementatieduur. Onthoud dat er meer kantoren zijn die rond 1 januari willen overstappen. Het vierde kwartaal is daardoor een hectische periode voor consultants. Zonder tijdige beslissing kan het praktisch onmogelijk zijn om een consultant beschikbaar te hebben.
Overweeg een andere datum
1 januari lijkt logisch, maar is vaak druk. Overweeg daarom een vroegere livegang, bijvoorbeeld 1 oktober of 1 november. Voordelen:
- Je bent gewend aan de nieuwe software voordat het hoogseizoen begint.
- Het implementatietraject kan in de rustigere zomermaanden plaatsvinden.
- Consultants zijn gemakkelijker beschikbaar om je te begeleiden.
Timing samengevat
- Kleine kantoren: bepaal uiterlijk in augustus je eisen en wensen. Selecteer in september de leverancier, zodat implementatie in oktober kan starten.
- Grotere kantoren: stel in mei of juni je eisen en wensen vast, selecteer in juni/juli een leverancier en start na de zomervakantie met implementatie.
Zo houd je voldoende tijd over om op 1 januari live te gaan zonder stress.
Nieuwsgierig naar Fortes Milestones?
Overweeg je nieuwe software voor urenregistratie, facturatie, planning of projectmanagement? Begin op tijd met het keuzeproces en gebruik een RFI om de selectie makkelijker te maken. Fortes Milestones helpt je graag op weg, met advies, demo’s en ondersteuning tijdens de implementatie.
Neem contact met ons op voor een demo op maat of een vrijblijvend adviesgesprek.
Nieuwsgierig wat Fortes Milestones allemaal kan?