Een aantal jaren geleden liepen accountantskantoren voorop in het perfectioneren van urenregistratie en facturatie. Inzicht in onderhanden werk, flexibiliteit bij declaratievoorstellen en grip op productiviteit: zij eisten het en kregen het, lang voordat andere zakelijke dienstverleners, zoals ICT- en adviesbureaus, dit implementeerden. Accountantskantoren plaveiden de weg, waardoor andere branches gretig gebruik konden maken van deze stuurmechanismen.
Vaste prijsafspraken bepalen de richting
Nu verandert de focus opnieuw. Steeds meer opdrachten worden uitgevoerd tegen vaste bedragen in plaats van uurtje-factuurtje. Het managen van fixed price opdrachten vraagt een wezenlijk andere aanpak. Interessant genoeg zijn het nu juist andere zakelijke dienstverleners, zoals ICT-bedrijven, die al jarenlang gewend zijn te werken met vaste prijzen, abonnementen en producten, die de route wijzen.
Accountantskantoren kunnen van hen leren en hun eigen processen aanpassen.
Een andere kijk op productiviteit
Productiviteit was lange tijd een belangrijke succesindicator: hoe meer productieve uren per medewerker, hoe winstgevender het kantoor. Bij fixed price opdrachten draait het echter om het tegenovergestelde: zo min mogelijk uren besteden voor maximaal resultaat.
Medewerkers die opdrachten afronden met minimale uren, realiseren het hoogste gemiddelde uurtarief. Efficiency wordt de sleutel: kantoren die met zo min mogelijk middelen topkwaliteit leveren, trekken klanten en zetten de benchmark voor concurrenten.
Stuur op gemiddeld uurtarief
Bij fixed price opdrachten vervalt het nut van bij- en afboekingen als indicator. In plaats daarvan wordt het gemiddelde gerealiseerde uurtarief de belangrijkste stuurvariabele: de omzet gedeeld door het aantal uren dat nodig was om die omzet te realiseren.
Het stijgen van dit gemiddelde uurtarief betekent automatisch efficiënter werken – zowel bij fixed price als bij traditionele uurtje-factuurtje opdrachten.
Standaardiseren wordt de uitdaging
Werken met vaste prijsafspraken vraagt om duidelijke afspraken over de scope van opdrachten. Afwijkende afspraken per klant bemoeilijken registratie en facturatie van meerwerk, en maken vergelijking tussen opdrachten lastig.
Om efficiency te verbeteren is standaardisatie cruciaal: vergelijk hoe soortgelijke opdrachten uitgevoerd worden, welke mensen en middelen worden ingezet, en pas die inzichten toe op alle vergelijkbare opdrachten.
Stuur tijdens, niet achteraf
Voorheen werd vaak achteraf gekeken naar resultaten. Bij fixed price opdrachten is dat niet genoeg. Nu moet je continu sturen:
- Bekijk planning, budget en realisatie per taak.
- Meet ‘work remaining’ om tijdig bij te sturen.
Als 80% van het budget is besteed, maar pas 50% van de opdracht is afgerond, is ingrijpen noodzakelijk.
Factureer efficiënt
Efficiency gaat verder dan urenregistratie: facturatie kan volledig geautomatiseerd worden, vooral bij abonnementen en vaste prijsopdrachten. Dit bespaart tijd, zonder dat het stuurinformatie wegneemt.
Urenregistratie blijft echter essentieel: zonder geregistreerde uren ontbreekt betrouwbare informatie om teams, opdrachten en klantgroepen te vergelijken.
Vernieuw organisatie én software
De verschuiving naar vaste prijsafspraken vraagt om een nieuwe manier van denken, aansturen en organiseren. Nieuwe software ondersteunt deze werkwijze, maar alleen software inzetten is niet voldoende.
Moderne software moet online zijn en werken op PC, tablet én smartphone. Online technologie ontzorgt en maakt het mogelijk tijd en energie te besteden aan het optimaliseren van processen in plaats van aan de techniek zelf.
Milestones
Bij Fortes omarmen wij deze nieuwe werkwijze. Met onze software helpen wij accountantskantoren en andere zakelijke dienstverleners efficiënter te werken, grip te houden op projecten en opdrachten en inzicht te verkrijgen in het gemiddeld uurtarief, zodat jouw kantoor klaar is voor de toekomst.
Wil jij binnen 5 minuten weten hoe jij ook grip krijgt op je projecten en gemiddeld uurtarief?