Een project binnen budget, op tijd en met de juiste kwaliteit opleveren is altijd een uitdaging. Of het nu gaat om een ICT-project, een intern project of een bouwproject, overal komen dezelfde problemen en valkuilen voor. In dit artikel beschrijven we zes veelvoorkomende fouten die kunnen leiden tot problemen bij een correcte oplevering.
1. Een onduidelijke scope
Het projectplan beschrijft welke werkzaamheden uitgevoerd worden, maar staat er ook duidelijk wat niet tot het project behoort? Zorg voor een glasheldere definitie van de scope en toets deze met de opdrachtgever. Een onduidelijke scope leidt tot verschillende verwachtingen, zowel binnen het team als met de opdrachtgever. Discussies over meerwerk ontstaan vaak als de scope ruimte laat voor interpretatie.
2. De projectmanager wordt te laat ingeschakeld
Het verschil tussen een goed en slecht project zit vaak in de voorbereiding. Een slecht voorbereid project is gedoemd te mislukken. Betrek de projectmanager daarom al vóór het definitieve projectplan naar de opdrachtgever gaat. Zo kun je mogelijke knelpunten in de planning tijdig signaleren en aanpakken.
3. Onvoldoende draagvlak bij het projectteam
Net zoals een projectmanager invloed heeft op het succes van een project, geldt dat ook voor het projectteam dat de uitvoering verzorgt. Hoe eerder je de sleutelfiguren betrekt, hoe groter de kans dat het project slaagt. Vaak ontstaat er spanning tussen sales en het uitvoerende team, omdat sales soms uitgaat van het meest gunstige scenario. Zorg dat het team voldoende gelegenheid krijgt zijn mening te geven en draagvlak te creëren. Dat voorkomt veel interne discussies en problemen.
4. Geen duidelijk beeld van de huidige status
Een goed projectmanagement draait om snel knelpunten signaleren en erop inspelen. Als je alleen een vaag gevoel hebt van de voortgang (‘Volgens mij liggen we op schema’), loop je een groot risico. Hoe later een knelpunt wordt ontdekt, hoe moeilijker bijsturen is. Zorg dus voor continue inzage: hoeveel tijd is besteed, hoeveel moet nog besteed worden, en lopen kritieke paden gevaar?
5. Afhankelijkheden onderschatten
De grootste complicaties ontstaan vaak door afhankelijkheden van anderen: leveranciers, deelleveringen, beschikbare resources, logistiek of feedback van de opdrachtgever. Omdat je hier vaak geen directe invloed op hebt, kost het tijd om ze te monitoren. Als je afhankelijkheden onderschat of niet actief volgt, kunnen ze het project ernstig verstoren. Managen van het eigen team is belangrijk, maar vergeet ook de externe factoren niet.
6. Slechte communicatie
In de drukte wordt communicatie nog wel eens vergeten. Niet iedereen krijgt de juiste informatie, met alle gevolgen van dien. Slechte communicatie naar de opdrachtgever is net zo schadelijk als slechte interne communicatie. Communicatie is ieders verantwoordelijkheid: elk projectlid moet informatie zowel halen als brengen.
Hou deze valkuilen goed in de gaten bij je volgende project en blijf streven naar het perfecte project: op tijd, binnen budget en volledig volgens de afgesproken kwaliteit opgeleverd.
Wil je nog meer grip op je projecten? Neem vrijblijvend contact met ons op.