Het nieuwe jaar is traditioneel hét moment voor goede voornemens. Veel accountantskantoren hebben zich voorgenomen om dit jaar écht iets te gaan doen met data. Maar dat blijkt in de praktijk nog best lastig. In dit blog legt Eddy Plasier, directeur bij Fortes Milestones, uit hoe je dat wél succesvol aanpakt.
Goede voornemens
Onlangs las ik een bericht van een bevriende accountant. Hij schreef dat veel kantoren het voornemen hebben om eindelijk werk te maken van datagedreven werken, maar dat ze daar nog mee worstelen. Hij noemde het zelfs monnikenwerk. En dat is niet zo vreemd als je kijkt naar hoe accountantskantoren van oudsher werken.
Tijd is geld
Veel kantoren rapporteren nog steeds op basis van productiviteit: hoeveel van de gewerkte uren zijn declarabel en hoeveel niet? Die manier van meten stamt uit de tijd dat de omzet grotendeels afhankelijk was van de hoeveelheid geschreven uren. Hoe hoger de declarabiliteit, hoe beter de resultaten.
De overstap naar het abonnementsmodel
Steeds meer kantoren werken tegenwoordig met abonnementen. Met uitzondering van meerwerk factureer je de vaste abonnementen, ongeacht het aantal gewerkte uren. Dan zegt productiviteit ineens veel minder. De oude regel dat meer uren meer omzet opleveren, gaat niet meer op. Sterker nog: hoe minder uren je nodig hebt om een klant goed te bedienen, hoe winstgevender je bent.
De noodzaak van inzicht
Met deze verschuiving verandert ook de manier waarop je naar cijfers kijkt. Om te weten of je nieuwe verdienmodel echt loont, heb je inzicht nodig. Aan welke klanten besteed je minder tijd dan gepland, en aan welke juist meer? Hoe efficiënt werk je eigenlijk? En wat betekent dat voor je marge?
Monnikenwerk
Steeds meer kantoren merken dat ze behoefte hebben aan concrete rapportages. Toch is dat niet zo eenvoudig als het lijkt. Wie denkt: “wil jij even naar mijn data kijken?”, krijgt vaak óf een te complex rapport, óf helemaal geen antwoord. Je data zo inrichten dat je er écht inzichten uit kunt halen, vraagt om structuur, tijd en aandacht. Maar het kan zeker.
Stap 1. De juiste inrichting
Alles begint bij een goede inrichting van je data. Werk je met verschillende abonnementen en wil je daarop rapporteren? Zorg dan dat ze op een uniforme manier zijn vastgelegd. Denk aan een herkenbaar artikelnummer, klantgroep of projectcategorie. Daarnaast moeten de gefactureerde bedragen en bestede uren aan elkaar gekoppeld zijn. Leg bij ieder geschreven uur ook de kostprijs en het interne verkooptarief vast, zodat je inzicht krijgt in zowel efficiëntie als marge.
Stap 2. Data modelleren
Als de data goed is ingericht, kun je gaan modelleren. Je bepaalt formules voor marges, gemiddelde uurtarieven en omzet per periode. Daarvoor heb je een duidelijke tijdsdimensie nodig, zodat je kunt rapporteren per week, maand, kwartaal of jaar. Alles waarover je wilt kunnen rapporteren, moet op dat niveau zijn vastgelegd.
Stap 3. Rapporteren
Pas daarna komt het bouwen van de rapportages. Dat is meestal het minst complexe deel. Dankzij de juiste inrichting en modellering kun je eenvoudig wisselen tussen weergaven: per klant, per klantgroep of per periode. Zo wordt rapporteren geen hoofdpijndossier, maar een manier om inzicht te creëren.
Op weg naar échte inzichten
Zodra je deze basis op orde hebt, kun je verder de diepte in. Denk aan het analyseren van je churn, nieuwe klanten, upsell en downgrades. Je kunt je Monthly Recurring Revenue (MRR) volgen, marges vergelijken en winstlekkages opsporen. De eerste drie stappen vormen daarmee de opstap naar écht waardevolle inzichten waarmee je je dienstverlening en efficiëntie kunt verbeteren.
Van voornemen naar resultaat
Datagedreven werken levert enorm veel op, maar het vraagt om de juiste stappen. Met Fortes Milestones leg je de basis voor betrouwbare data, inzichtelijke rapportages en betere beslissingen.
Wil je ook de stap maken van goede voornemens naar goede inzichten? Neem gerust contact met ons op, we helpen je graag op weg.
Wil je weten wat je nog meer met deze data kan?