Wanneer je hebt besloten nieuwe software voor urenregistratie, planning en facturatie aan te schaffen, is het verstandig eerst een duidelijke wensen- en eisenlijst op te stellen. Deze lijst stuur je als pakketselectievragenlijst (RFI) naar verschillende softwareleveranciers. Nadat je potentiële leveranciers hebt geselecteerd op basis van de antwoorden, kun je demo’s op maat aanvragen.
Welke vragen stellen tijdens een softwaredemonstratie?
Een goede voorbereiding is het halve werk. Wij zetten de belangrijkste aandachtspunten voor je op een rij:
1. Bespreek de antwoorden op de pakketselectievragenlijst
Wanneer de leveranciers de pakketselectievragenlijst hebben beantwoord, bespreek de antwoorden met je team dat verantwoordelijk is voor de softwarekeuze. Noteer alle zaken die niet volledig duidelijk zijn of waar nieuwe vragen uit voortkomen. Deze lijst kun je meenemen naar de demonstratie.
2. Wat is belangrijk voor jouw kantoor?
De nieuwe software moet een bijdrage leveren aan de doelen van je kantoor: sneller factureren, efficiëntere urenregistratie, beter overzicht en controle, hogere kwaliteit van processen, of andere doelstellingen. Maak deze doelen concreet en vraag tijdens de demo hoe de software hierbij ondersteunt.
3. Hoe lang duurt het implementatietraject?
De doorlooptijd van een implementatie hangt af van de grootte van je kantoor: kleine kantoren hebben meestal circa twee maanden nodig, grotere kantoren drie tot vier maanden. Vraag tijdens de demonstratie om een inschatting van de implementatieduur en bespreek wanneer het live-gangtraject het beste kan starten. Houd er rekening mee dat veel leveranciers consultants al weken van tevoren volgepland hebben.
4. Wat is de beste periode om live te gaan?
Hoewel 1 januari vaak als logische startdatum wordt gezien, is dit niet altijd ideaal. Januari is voor veel kantoren al een drukke periode. Door enkele maanden eerder live te gaan, bijvoorbeeld in oktober of november, ben je vertrouwd met de nieuwe software voordat het hoogseizoen begint. Vraag de leverancier welke periode het beste past bij jouw kantoor en hun beschikbaarheid.
Vraag een demonstratie van Fortes Milestones aan
Ruim 250 accountants- en administratiekantoren werken inmiddels met Fortes Milestones voor efficiënte urenregistratie, planning en facturatie. Wil je weten wat onze software voor jouw kantoor kan betekenen? Boek een demonstratie op maat en ontdek hoe je sneller, slimmer en overzichtelijker kunt werken.
Binnen 5 minuten alle mogelijkheden van Fortes Milestones in de praktijk bekijken?