In veel accountantskantoren wordt planning gezien als een soort noodzakelijk kwaad. Iets wat “moet”, maar waar niemand echt warm voor loopt. Deadlines verschuiven, piekdrukte lijkt onvermijdelijk en de planningsverantwoordelijke wordt vaak gezien als de brandweer: ze blussen, schuiven, puzzelen en hopen dat het goedkomt.
Maar die manier van kijken doet geen recht aan wat planning werkelijk is. Planning is geen Excel-sheet, geen softwarepakket en zeker geen geïsoleerde taak. Planning is samenwerken.
Wat zou er gebeuren als we de planning niet zien als last maar als een verbindende kracht?
Veel problemen in planning ontstaan niet door een gebrek aan tools, maar door een gebrek aan gedeeld eigenaarschap. Wanneer planning wordt gezien als “iets van de planners”, ontstaat er automatisch afstand. Als voormalig planner weet ik hoe frustrerend het is als een dubbelplanning of het niet tijdig aanleveren van klantdocumentatie opeens jouw probleem wordt gemaakt. Alsof jij op een magische manier ineens 2 vrije weken kunt creëren.
Een goede planning werkt alleen wanneer iedereen zich eigenaar voelt van het proces. Een goede planning is dus geen taak, maar een teamactiviteit.
Plannen is geen rekenkundige oefening maar menselijk gedrag
Mensen vinden plannen vaak ingewikkeld. Niet omdat ze het niet kunnen, maar omdat het raakt aan menselijk gedrag:
- We zijn optimistisch: we denken dat taken minder tijd kosten dan ze doen. Een conclusie bereiken is één, maar het documenteren kost vaak nog veel meer tijd.
- We willen helpen: “ja” zeggen voelt makkelijker dan “nee” zeggen. Daar weet ik als people pleaser alles van.
- We vermijden onzekerheid: plannen confronteert ons met keuzes. Welke klant heeft prioriteit?
- We houden van autonomie: planning voelt soms als controle. We denken zelf vaak dat we het beter weten.
In de accountancy komt daar nog iets bij: de druk van deadlines, piekperiodes en klantverwachtingen. Daardoor ontstaat het gevoel dat planning vooral een beperking is, terwijl het juist bedoeld is om ruimte te creëren. Hoe vaak ik als accountant niet handmatig ruimte heb moeten vrijmaken door een week vakantie in te plannen, die uiteindelijk werd ingevuld met taken die al veel te lang waren blijven liggen. Alleen maar om die sneeuwbal eindelijk te laten stoppen met rollen! Wat had ik graag gewild dat die ruimte op een duurzame manier werd gecreëerd.
Software biedt structuur geen cultuur
Veel kantoren investeren in planningssoftware. Dat is waardevol, maar software lost geen cultuurprobleem op. Een tool kan structuur bieden, maar geen gedrag veranderen.
- Een planningstool werkt alleen wanneer:
- Medewerkers hun uren realistisch inschatten en begrip hebben voor elkaars werkdruk
- Managers prioriteiten duidelijk communiceren
- Teams elkaar tijdig informeren
- Deadlines bespreekbaar zijn
- De organisatie als geheel samen op zoek gaat naar oplossingen
De tool is het middel, niet de oplossing.
Kleine stappen, groot effect
Wanneer de planning wordt gezien als gezamenlijke verantwoordelijkheid, verandert de dynamiek. Een cultuurverandering hoeft niet groot of zwaar te zijn. Vaak zit het in kleine, concrete stappen:
- Maak de planning een vast onderdeel van het teamoverleg: Niet de totale planning, alleen wat de komende periode op de rol staat.
- Betrek alle afdelingen bij een project: Denk niet alleen aan je eigen taken, maar aan de auditor die afhankelijk is van een samensteller of een fiscalist die wil weten wanneer de informatie beschikbaar is voor een vpb aangifte.
- Normaliseer het gesprek over haalbaarheid: Plan bijvoorbeeld maximaal 80% van de capaciteit van de medewerkers zodat er altijd ruimte is voor de uitloop van de vorige opdracht (die laatste documentatie), de voorbereiding van de nieuwe opdracht (heeft de klant alle stukken op tijd), alle ad hoc verzoeken die tussendoor komen (een extra subsidieopdracht) of een intern project dat aandacht vraagt.
- Zorg dat iedereen begrijpt waarom planning belangrijk is: Niet alleen voor de planners, niet alleen voor die fijne collega en niet alleen voor jezelf. Een goede planning is iets waar iedereen van profiteert.
Wanneer die omslag wordt gemaakt, ontstaat er ruimte: voor kwaliteit, voor rust en voor echte samenwerking. Planning wordt dan niet langer een noodzakelijk kwaad, maar een strategisch voordeel.
Elke maand nieuwe inzichten van Kimberly ontvangen?
Meld je aan voor onze nieuwsbrief en blijf op de hoogte van haar maandelijkse artikelen over o.a. planning, processen en praktijkvoering plus updates en nieuws uit de organisatie.
