Om weloverwogen beslissingen te nemen, heb je helder inzicht nodig in budget, realisatie en de beschikbare capaciteit van je kantoor. Veel accountants gebruiken daarvoor nog Excel-sheets. In dit blog vertelt Eddy Plasier, directeur bij Fortes Milestones, hoe je met een centrale manier van vastleggen en bijhouden écht grip en inzicht krijgt.
Lijstjes, lijstjes, lijstjes
Bij veel kantoren zijn urenregistratie en facturatie goed geregeld. Maar zodra het gaat om planning en projectmanagement, wordt Excel vaak weer van stal gehaald. Lijstjes met beschikbaarheid, lijstjes met vakanties, lijstjes met geplande uren. Handig op het eerste gezicht, maar het overzicht raakt al snel kwijt. En zonder overzicht is écht inzicht ver te zoeken.
Inzoomen waar iets scheef gaat
Om goede beslissingen te nemen, moet je inzicht hebben in planning, budget en capaciteit. Wil je weten hoe een project ervoor staat, dan is het niet genoeg om alleen te weten hoeveel uren er al zijn geschreven. Je moet ook kunnen zien hoeveel uren er nog gepland staan, of dat genoeg is om het project binnen budget af te ronden, en waar het eventueel misgaat. Met een centraal systeem kun je precies inzoomen op de details: waar loopt het vast, en waarom? Iedereen werkt met dezelfde actuele informatie en ziet wat er nodig is om bij te sturen. Excel-lijstjes bieden dat overzicht niet.
Virtuele alarmbellen
Stel: voor een project zijn tweehonderd uur begroot. De helft daarvan is al besteed, maar er staan honderdtien uur gepland voor de rest van het traject. Dat betekent dat je tien uur tekortkomt. Als iedereen met zijn eigen Excel-lijstje werkt, valt dat vaak pas op als het te laat is. Met een centrale oplossing, zoals Fortes Milestones, rinkelen de ‘virtuele alarmbellen’ op tijd. Je kunt direct ingrijpen, bijsturen en de planning aanpassen. Bovendien werk je op een uniforme manier, wat de kwaliteit en voorspelbaarheid van je organisatie vergroot.
Ook toe aan een volgende stap?
Wil je af van losse Excel-lijstjes en wél helder inzicht in urenregistratie, facturatie, planning en projectvoortgang? Met Fortes Milestones heb je alles in één overzichtelijke oplossing. Neem gerust contact met ons op, we helpen je graag op weg.