Phidra Accountants & Adviseurs: tijdwinst en efficiëntie met Milestones
Phidra Accountants & Adviseurs is een jonge, dynamische dienstverlener met professionals die actief zijn in diverse disciplines. In 2015 nam Phidra een ander kantoor over, waarmee het aantal medewerkers op 30 kwam. In september 2014 startte Phidra met Milestones, software voor urenregistratie, projectbewaking en facturatie.
Wij spraken met Bob Jong, mede-eigenaar, en Mi-Lou Ruigrok van der Werven-Beugeling, managementassistent, over hun keuze voor Milestones en de ervaringen tot nu toe.
Op zoek naar een nieuwe oplossing
“Ons vorige urenschrijfpakket had een CRM- en urenschrijfoplossing, maar voldeed niet meer aan onze wensen. Het was tijd om iets nieuws te zoeken,” vertelt Bob.
“Op een beurs raakten we met Change to Comm in gesprek. Omdat zij een mooie CRM-oplossing bieden maar geen urenschrijfmogelijkheden, wezen zij ons op Milestones. De presentatie die Fortes en Change to Comm samen verzorgden maakte veel indruk. Milestones bood grotendeels wat wij nodig hadden, dus hebben we niet verder gekeken.”
De voordelen van de cloud
Phidra werkt al veel met cloudsoftware, waardoor Milestones een logische keuze was:
“Het altijd en overal kunnen inloggen is een groot voordeel. Daarnaast kunnen sommige pakketten onze klanten toegang geven, wat wij belangrijk vinden. We willen graag voorop lopen in de markt.”
Naast de koppeling met AuditCase is Milestones ook gekoppeld aan Twinfield, waardoor facturen automatisch worden ingeboekt.
Gebruiksgemak en efficiëntie
“We zijn erg blij met Milestones. Urenschrijven en factureren gaat zeer eenvoudig. In ons vorige pakket kon iedereen facturen aanmaken, maar dat was zo moeilijk dat niemand het deed. Natuurlijk zijn er nu mensen die het nog niet meteen begrijpen, maar dat is tijdelijk. We zijn druk bezig met opleiden,” aldus Bob.
Mi-Lou vult aan:
“Toen we met Milestones begonnen, merkten we dat het systeem aanvankelijk voor zakelijke dienstverleners was ontwikkeld, maar inmiddels is er veel aangepast voor accountants. Ook nieuwe functionaliteiten, die elke twee weken worden toegevoegd, zijn erg prettig. Bijvoorbeeld de mogelijkheid om een factuur opnieuw te versturen: geen kopiëren, scannen en mailen meer, gewoon klikken op ‘verstuur’.”
Tijdwinst en verkorte doorlooptijden
Mi-Lou gebruikt Milestones dagelijks: uren goedkeuren, termijnbedragen invoeren, projecten aanmaken en facturen versturen.
“In ons vorige pakket was ik ongeveer de helft van mijn tijd kwijt aan het klaarzetten van factuurvoorstellen. Nu is dit in een dag gedaan. Facturen kunnen daarna door de relatiemanagers worden gecontroleerd en goedgekeurd. Termijnbedragen zet je één keer klaar en deze komen maandelijks automatisch terug.”
Bob Jong benadrukt de impact op het proces:
“De doorlooptijd van het declaratieproces is sterk verkort. Het urenschrijven werkt prettiger en we kunnen facturen veel makkelijker raadplegen.”
Elektronisch factureren
Met Milestones kon Phidra ook direct overstappen op elektronisch factureren, wat veel portokosten scheelt.
“Onze klanten hadden hier vrijwel geen problemen mee. In het begin merkten we wat vertraging bij de liquiditeitsinstroom, maar na het aanpassen van de onderwerpregel in de e-mails was dat opgelost.”
Toekomstplannen
“Na de overname van een ander kantoor zijn we nu druk met het integreren van alle werkprocessen. We gebruiken nog lang niet de helft van de functionaliteiten van Milestones. Onlangs hebben we met Fortes gekeken hoe we financiële planning kunnen inrichten. We moeten een jaar aan data opbouwen, maar we kunnen alvast vooruitdenken.”
“We zijn erg tevreden met Milestones en laten het regelmatig aan andere kantoren zien die op zoek zijn naar een goede oplossing voor tijdschrijven en factureren.”