Eens in de zoveel jaar veranderen je behoeften als ondernemer, ook als het gaat om urenregistratiesoftware. Ron de Langen, salesmanager bij Fortes Milestones, deelt in dit blog hoe je een nieuw softwarepakket selecteert dat écht bij je organisatie past.
Klaar voor verandering
Misschien werk je nog met een verouderde on-premise oplossing en wil je overstappen naar de cloud. Of je businessmodel is veranderd en je huidige software sluit niet meer aan. Misschien zoek je meer inzicht in planning, voortgang en resultaten. Wat de aanleiding ook is, één ding is zeker: je bent klaar voor een volgende stap.
Maar waar begin je? Wat wil je precies verbeteren en wat mag het nieuwe pakket absoluut niet missen? Om een weloverwogen keuze te maken, is het slim om te werken met een pakketselectievragenlijst (ook wel een request for information, of RFI).
Waarom een vragenlijst essentieel is bij softwareselectie
Het opstellen van een RFI vraagt wat tijd, maar levert veel op. Het helpt je niet alleen bij het scherp krijgen van je wensen, het maakt het hele selectieproces transparanter en efficiënter.
Hier zijn vier belangrijke voordelen:
1. Je krijgt helder wat je écht wilt
Een vragenlijst dwingt je om vooraf goed na te denken over je wensen en eisen.
Welke functionaliteiten zijn cruciaal voor je organisatie? Welke zijn gewenst, en welke zijn slechts ‘nice to have’?
Door dit scherp te formuleren, weten zowel jij als potentiële leveranciers precies waar de lat ligt.
2. Je kunt leveranciers objectief vergelijken
Wanneer je dezelfde vragenlijst aan meerdere aanbieders voorlegt, wordt vergelijken een stuk eenvoudiger.
Geef elke vraag een waardering of score, en je ziet direct welke oplossingen het beste aansluiten bij je wensen. Zo kun je de top drie uitnodigen voor een demonstratie – en bespaar je tijd op irrelevante opties.
3. Je bespaart tijd voor beide partijen
Een goede vragenlijst schept duidelijkheid.
Soms ziet een leverancier direct dat zijn oplossing niet past bij jouw eisen. Dat voorkomt onnodige gesprekken en bespaart tijd voor beide kanten.
4. Je krijgt gerichtere demonstraties
Een RFI geeft niet alleen inzicht in wat jij wilt weten, maar vormt ook de basis voor een effectieve softwaredemonstratie.
Leveranciers begrijpen beter wat voor jou belangrijk is en kunnen hun demo’s daarop afstemmen – zodat jij ziet wat er echt toe doet.
Download onze gratis basis-RFI
Een goede vragenlijst opstellen kost tijd. Daarom helpen we je graag op weg.
Fortes Milestones heeft op basis van tientallen ontvangen RFI’s een basisvragenlijst samengesteld met de belangrijkste thema’s en selectiecriteria voor urenregistratie-, facturatie- en planningssoftware.
Met deze basis-RFI:
- krijg je direct inzicht in relevante vragen en criteria
- weet je zeker dat je geen belangrijke onderdelen vergeet
- bespaar je tijd in je pakketselectieproces
Interesse? Download onze basisvragenlijst voor pakketselectie
en zet de eerste stap naar een beter softwarepakket voor jouw organisatie.