Software voor het onderwijs
Datapas is een IT-organisatie gespecialiseerd in software voor bestuurskantoren in het primair, secundair en hoger onderwijs. Het team van ruim twintig medewerkers ontwikkelt applicaties waarmee scholen en onderwijsinstellingen hun meerjarenbegroting kunnen plannen, beheren en monitoren. Sinds de oprichting in 1987 heeft Datapas een enorme groei doorgemaakt, wat leidde tot nieuwe uitdagingen op het gebied van urenregistratie, facturatie en projectplanning.
Eigen processen op orde
“In ons eigen systeem werd het steeds lastiger om uren goed bij te houden en facturen tijdig te versturen. Ook de grip op projectplanning en capaciteit nam af,” vertelt Guus de Vink, directeur sales en marketing bij Datapas.
“Het is herkenbaar voor veel snelgroeiende organisaties, maar je eigen processen op orde hebben is cruciaal.”
Op zoek naar een nieuwe oplossing
Twee jaar geleden besloot het team dat een andere oplossing nodig was voor urenregistratie, facturatie en planning. Na onderzoek viel de keuze op Fortes Milestones.
“Het systeem kwam verrassend dicht bij wat we zochten. Het kan omgaan met verschillende facturatievormen en wordt gebruikt door zowel accountantskantoren als IT-bedrijven.”
Doelen behaald
Met Fortes Milestones is bijna alles mogelijk wat Datapas nodig heeft. Zodra een project wordt goedgekeurd, worden de afspraken ingevoerd in het systeem. Consultants en ontwikkelaars schrijven hun uren, facturen worden automatisch verstuurd en zelfs vooruitfacturatie is mogelijk.
“Het enige dat nog ontbreekt, is de mogelijkheid om een gepland project in één keer enkele weken naar voren te schuiven. Maar Fortes Milestones wordt continu doorontwikkeld, dus dit kan in de toekomst komen.”
Gebruiksgemak en rapportages
Het grootste voordeel is dat uren schrijven eenvoudig is.
“Hoe makkelijker je het maakt, hoe beter. Hierdoor kunnen we facturen sneller verwerken, wat zowel ons als onze klanten ten goede komt.”
Met de uitbreiding naar het datawarehouse kan Datapas daarnaast eenvoudig rapportages maken in Power BI, waardoor inzicht in projecten en urenregistratie volledig op orde is.
Goede begeleiding
Tijdens de implementatie bood Fortes Milestones begeleiding op maat.
“Als softwareontwikkelaar hadden we niet veel ondersteuning nodig, maar de samenwerking met consultants en de helpdesk verliep uitstekend. We zijn blij dat we dit proces hebben uitbesteed aan een externe applicatie en zijn nog steeds content met onze keuze voor Fortes Milestones.”