De start van het nieuwe jaar ligt alweer achter ons. De hectiek van het dagelijks werk, de piek in jaarrekeningwerkzaamheden en de maandelijkse facturen zorgen ervoor dat stil staan bij je eigen interne organisatie er vaak bij inschiet. Toch loont het wél om dit te doen. Zoals ik het zie: eerst bepalen welke kant je op wilt lopen, voordat je gaat rennen. Zo voorkom je dat je later onnodig veel stappen terug moet zetten.
Hetzelfde geldt voor planning, urenregistratie en facturering. Veel organisaties werken nog met Excel-sheets, registreren uren niet mobiel en hebben omslachtige facturatieprocessen. Het resultaat: minder grip op werkzaamheden en trage facturering, terwijl snelle en duidelijke facturen juist zorgen voor sneller betaald krijgen.
Quick wins met de juiste software
1. Plannen
Veel organisaties gebruiken nog Excel of planborden. Dat is inefficiënt: jaarlijks alle gegevens handmatig invoeren is tijdrovend.
Met moderne software kun je:
- Fases van een opdracht vastleggen in een breakdown structure.
- Op taakniveau budgetteren en plannen.
- Geboekte uren automatisch afzetten tegen budget en planning.
- Direct zien waar deadlines of budgetten worden overschreden.
- Zo weet je altijd welke impact wijzigingen in de planning hebben en kun je optimaal inspelen op drukke of rustige periodes.
2. Tijdschrijven
Tijdschrijven wordt nooit ieders hobby. Software kan drempels wegnemen door:
- Geplande uren automatisch als concepturen in de urenstaat te tonen.
- Registratie via browser, smartphone of tablet mogelijk te maken.
- Alleen opdrachten te tonen waar de medewerker aan werkt.
- Favoriete opdrachten sneller toegankelijk te maken.
- Drag & drop-functionaliteit of het kopiëren van veelgebruikte uren aan te bieden.
Op deze manier heb je dagelijks up-to-date managementinformatie over lopende projecten.
3. Facturering
Het is belangrijk om maandafsluiting en facturering te versnellen:
- Controleer in één oogopslag of alle uren zijn ingevoerd.
- Factureer dynamisch zodra een opdracht is afgerond.
- Ondersteun verschillende prijsafspraken: vaste bedragen, voorschotten, abonnementen en uurtje-factuurtje.
- Laat factuurvoorstellen eenvoudig bewerken, af- of bijboeken en goedkeuren, zonder pen en papier.
- Toon cumulatieve bedragen, budgetten en historische gegevens direct op het scherm.
- Gebruik standaardfactuurteksten voor efficiëntie en huisstijlconsistentie.
Snelle, duidelijke facturen verhogen de klanttevredenheid én versnellen betalingen.
4. Integreer planning, tijdschrijven en facturering
Het beste resultaat bereik je met één geïntegreerd softwarepakket, waarin planning, urenregistratie en facturatie naadloos samenwerken. Zo werkt de software voor jou, in plaats van andersom.
5. Test voordat je kiest
Een RFI-pakketselectie helpt bij het kiezen van software, maar let op: alle functies afvinken is niet voldoende. Sommige software is complex in gebruik en levert weinig efficiencywinst op. Test altijd de gebruikerservaring voordat je een definitieve keuze maakt, zodat je zeker weet dat de gewenste functionaliteit en efficiëntie worden gerealiseerd.
Conclusie:
Door planning, tijdschrijven en facturering goed in te richten met de juiste software, bespaar je tijd, voorkom je fouten, vergroot je inzicht en verhoog je klanttevredenheid. Een kleine investering in het begin betaalt zich ruimschoots terug in efficiëntie en grip op je organisatie. Wil jij nou ook grip op je organisatie? Neem vrijblijvend contact met ons op.