Steeds meer organisaties kiezen ervoor om hun bedrijfsprocessen te automatiseren met verschillende, aan elkaar gekoppelde cloudapplicaties. Dit staat bekend als het best-of-breed-principe: kies de beste applicatie per deelgebied en zorg dat ze gegevens onderling uitwisselen.
Ook bij Fortes werken we op deze manier: we gebruiken MS Dynamics 365 voor CRM, MS SharePoint voor documentbeheer, Zendesk voor de helpdesk, NMBRS voor salarisverwerking, Exact Online voor boekhouding en ons eigen Milestones voor planning, projectmanagement, tijdschrijven en facturatie. Al deze oplossingen communiceren met elkaar, zodat dubbele invoer niet nodig is.
Voorbeelden:
- Wanneer een prospect klant wordt, worden de gegevens vanuit MS Dynamics 365 automatisch doorgegeven aan Milestones.
- Tickets in Zendesk leiden tot automatisch geregistreerde uren in Milestones.
- Facturen die in Milestones worden gegenereerd, resulteren automatisch in verkoopboekingen en PDF’s in Exact Online.
Rapportages vanuit een best-of-breed landschap
Een groot voordeel van best-of-breed cloudapplicaties is dat gegevens automatisch worden uitgewisseld. Maar werkt dit net zo eenvoudig bij het opstellen van rapportages en dashboards? Vaak niet.
Veel cloudleveranciers zijn terughoudend met toegang tot data voor klantspecifieke rapportages, vanwege zorgen over:
- Performance: geen controle over de hoeveelheid opgevraagde data.
- Veiligheid: voorkomen dat gebruikers data zien waarvoor ze geen rechten hebben.
- Onderhoud: klantspecifieke rapporten blijven werken, ook bij wijzigingen in het datamodel van de applicatie.
Hierdoor moeten gebruikers vaak terugvallen op MS Excel-downloads of vooraf gedefinieerde dashboards die slechts beperkt aanpasbaar zijn.
Connectoren en datawarehousing
Wil je eigen dashboards maken met data uit meerdere cloudapplicaties? Dat kan, maar de mogelijkheden zijn beperkt. Een theoretische aanpak:
- Synchroniseer relevante data naar een centrale database (datawarehouse).
- Combineer gegevens uit verschillende bronnen en leg relaties tussen tabellen.
- Gebruik een data-visualisatietool om rapportages, analyses en dashboards te maken.
Niet alle cloudapplicaties hebben een connector voor bulkdata. Soms moet je data alsnog via Excel of API’s verzamelen. Het voordeel van een centraal model: als er later een connector beschikbaar komt, blijven bestaande rapporten intact.
Microsoft Power BI: de ideale tool voor visualisatie
Power BI maakt het eenvoudig om data te visualiseren en relaties tussen verschillende datasets te leggen. Gartner bestempelt Power BI als leider in Business Intelligence en analytische platforms.
Met Power BI kunnen eindgebruikers zelf rapporten en dashboards samenstellen, zonder technische kennis. Steeds meer softwareleveranciers, zoals Facebook, GitHub, Zendesk, Mailchimp en Marketo, koppelen hun connectoren aan dit platform.
Milestones en Power BI
Wij hebben een Power BI-connector ontwikkeld voor Milestones, onze cloudoplossing voor planning, projectmanagement, tijdregistratie en facturatie.
Met deze connector kun je:
- Voor gedefinieerde rapporten en dashboards gebruiken.
- Zelf rapporten en dashboards samenstellen op basis van gecontroleerde en gemodelleerde data van Milestones.
- Data uit andere cloudapplicaties combineren, zodat je bijvoorbeeld het aantal helpdeskvragen kunt afzetten tegen gefactureerde supportcontracten.
We verwachten dat steeds meer cloudapplicaties connectoren aanbieden, waardoor best-of-breed landschappen op korte termijn kunnen concurreren met traditionele on-premises oplossingen op het gebied van rapportages.
Conclusie
Investeer nu in een flexibele architectuur die data uit verschillende cloudapplicaties combineert en visualiseert. Zo verhoog je efficiëntie, overzicht en inzicht binnen jouw organisatie.
Fortes blijft continu software ontwikkelen die zakelijke dienstverleners helpt efficiënter te werken en beter inzicht te krijgen. Bezoek onze pagina over het maken van rapportages.