Wanneer je werkt met een systeem voor urenregistratie, is de koppeling met de financiële administratie essentieel. Je wilt immers dat geschreven uren automatisch en foutloos worden verwerkt, zonder dubbele invoer. In dit artikel lees je waar je op moet letten bij het koppelen van je urenregistratie aan je financiële administratie — en hoe Fortes Milestones dit proces eenvoudiger maakt.
1. Boekingen of facturen koppelen?
De eerste keuze is: welk systeem verzorgt de facturatie?
Als je urenregistratiesysteem ook kan factureren, dan is het vaak het meest logisch om de facturen daar te genereren en alleen de verkoopboekingen door te zetten naar de financiële administratie. Dat zorgt voor een eenvoudige koppeling: minder detailgegevens, minder kans op fouten.
Kan het urenregistratiesysteem niet factureren, dan moet de factuurinformatie volledig worden geëxporteerd. Dat vraagt meer afstemming tussen beide systemen, zeker als je voor rapportages meer detail in je grootboek wilt hebben. In dat geval kun je de factuur wel vanuit het financiële systeem versturen, met een urenspecificatie uit Fortes Milestones als bijlage.
2. Omzet verdelen over periodes
Standaard worden facturen geboekt op basis van de factuurdatum. Maar vaak wil je de omzet toewijzen aan de periode waarin de uren zijn gemaakt.
Met Fortes Milestones kun je dit automatisch laten berekenen, zodat de omzet en de geschreven uren altijd synchroon lopen. Zo heb je al inzicht in de actuele omzetpositie, nog voordat de factuur is verzonden.
3. Projecten met vaste prijzen of termijnen
Werk je met fixed-price projecten of termijnfacturatie? Dan wil je bepalen hoe de omzet wordt toegerekend over tijd.
Met Milestones kun je bedragen verdelen over meerdere periodes of boeken op basis van de voortgang van het project (percentage gereed). Zo sluit de financiële verwerking altijd aan bij de werkelijke projectstatus.
4. Ook kosten boeken in de financiële administratie
Uren leveren niet alleen omzet, maar ook kosten. Als je inzicht wilt in marges per project, is het verstandig om deze kosten ook te koppelen aan de financiële administratie. Fortes Milestones ondersteunt kostprijzen per medewerker of activiteit, waardoor je een realistisch beeld krijgt van winstgevendheid per project, klant of periode.
5. Onderhanden werk inzichtelijk maken
Een goede urenregistratie maakt ook het onderhanden werk inzichtelijk: hoeveel werk is er al gedaan, maar nog niet gefactureerd?
In Milestones kun je op elk moment de status zien per medewerker, klant of project. Door de koppeling met je financiële administratie worden deze waarden automatisch geboekt op de juiste rekeningen (‘nog te factureren’, ‘onderhanden werk’), zodat beide systemen in lijn blijven.
6. Stamgegevens en consistentie
Een koppeling staat of valt met juiste stamgegevens. Denk aan debiteuren, grootboekrekeningen, btw-codes, kostenplaatsen en projecten. Zorg dat deze gegevens in beide systemen overeenkomen. Milestones maakt gebruik van vaste mapping-tabellen, zodat deze synchronisatie eenvoudig is te beheren.
7. Extra projectkosten en inhuur
Projecten bestaan vaak uit meer dan alleen uren: denk aan reiskosten, declaraties of ingekochte diensten.
Fortes Milestones kan deze projectkosten automatisch koppelen aan je financiële administratie, zodat zowel kosten als opbrengsten worden geboekt. Ook voor ingehuurde medewerkers is ondersteuning aanwezig — hun uren, tarieven en inkoopfacturen kunnen worden gematcht met je onderhanden werkpositie.
8. Technische en organisatorische aandachtspunten
Bij het realiseren van een koppeling is het belangrijk om vooraf na te gaan:
- Is de koppeling standaard beschikbaar of maatwerk?
- Kun je instellingen zelf beheren?
- Worden gegevens real-time gesynchroniseerd?
- Is de koppeling veilig en versleuteld?
- Zijn er extra licentiekosten?
Fortes Milestones biedt standaardkoppelingen met veelgebruikte financiële systemen, zodat updates en onderhoud eenvoudig blijven.
9. Conclusie: één geïntegreerde keten met Fortes Milestones
Een slimme koppeling tussen urenregistratie en financiële administratie bespaart tijd, voorkomt fouten en geeft real-time inzicht in omzet, kosten en winst.
Met Fortes Milestones beheer je uren, facturen en financiële data in één geïntegreerde omgeving — zonder dubbele invoer of handmatig werk.
Wil je weten hoe dit werkt in de praktijk?
Neem vrijblijvend contact op en ontdek hoe Fortes Milestones jouw organisatie helpt efficiënter te werken.
Wil je eerst zien hoe alles werkt? Bekijk de 5 minuten tour hier onder.