Ik zat onlangs bij een klant om te bespreken hoe we de projectbewaking in zijn bedrijf konden optimaliseren. Al snel kwam het gesprek op de verschillende uurartikelen die zijn projectmanagers aanmaakten. Projectmanagers bepaalden zelf welke uurartikelen ze gebruikten en maakten voor elk project nieuwe codes aan. Inmiddels liep het aantal artikelen op tot meer dan duizend.
Een belangrijk adviespunt was dan ook om na te denken over één uniforme lijst, een stuk korter en overzichtelijker. De directeur was in eerste instantie terughoudend. Hij wilde zijn projectmanagers niet op de tenen trappen; zij wisten immers zelf het beste wat de klanten op de factuur wilden zien.
Je gaat niet ineens broodjes verkopen
Ik ben het daar niet mee eens. Elk bedrijf heeft een core business: een set vaste werkzaamheden die altijd terugkomen. Voor een accountancybedrijf zijn dat bijvoorbeeld administratie en controle van jaarrekeningen. Voor een softwarebedrijf is dat het bouwen, testen en onderhouden van software. Een uurartikel als “broodjes verkopen” komt simpelweg niet voor.
Een vaste rubricering van uurartikelen heeft meerdere voordelen:
1. Eenvoud van beheer
Hoe kleiner het aantal uurartikelen, hoe minder beheer je nodig hebt. In het voorbeeld hierboven moesten honderden artikelen regelmatig worden geblokkeerd of samengevoegd. Veel artikelen hadden vergelijkbare omschrijvingen, zoals “Consult”, “Advisering” of “Ontwerp van advies”. Dit had veel eenvoudiger kunnen worden samengevoegd in één standaarduurartikel.
2. Correcte invoer van uren
Het invullen van uren moet zo simpel mogelijk zijn om fouten te voorkomen. Als iemand bij ieder project moet nadenken welk artikel hij moet kiezen, kost dat tijd en leidt het sneller tot fouten. Met een uniforme term als “Advies” wordt het veel eenvoudiger en sneller om uren correct te registreren.
3. Duidelijke en transparante facturatie
De factuur is een verlengstuk van de offerte. Door eenduidige artikelen te gebruiken, zien klanten direct dat de gefactureerde uren overeenkomen met wat is afgesproken. Dat maakt het makkelijker om discussies te voorkomen en verhoogt de transparantie.
4. Goede projectbewaking
Een uniforme rubricering zorgt dat de budgettering overeenkomt met de offerte. Zo ontstaat inzicht in de marge tussen budget en realisatie, en kun je eenvoudig vergelijken tussen individuele werkzaamheden en projecten. Projectmanagers leren hiervan en hoeven het wiel niet telkens opnieuw uit te vinden.
5. Betere managementinformatie
Wanneer projecten vergelijkbare artikelen gebruiken, wordt rapporteren veel eenvoudiger. Je ziet beter welke prijzen in de toekomst aangepast moeten worden en welke projectmanagers wellicht extra ondersteuning nodig hebben.
Na al deze argumenten was de directeur overtuigd dat ik geen “zoete broodjes” stond te bakken. Uiteindelijk heb ik gewoon ‘Advies’ op de factuur gezet — en iedereen was tevreden.
Wil jij ook gestructureerder en overzichtelijker werken? Neem vrijblijvend contact met ons op.