Accuracy Financial Services: tijdwinst en focus dankzij Milestones
Accuracy Financial Services verzorgt sinds 2006 financiële administraties en alles wat daarbij komt kijken. Het team bestaat uit drie personen en ieder jaar komen er 20 tot 25 nieuwe klanten bij.
Sinds januari 2014 werkt het kantoor met Milestones voor urenregistratie en facturatie. Dit laat zien dat Milestones niet alleen geschikt is voor grote kantoren.
De overstap naar Milestones
Marco Albers, oprichter van Accuracy:
“Voorheen werkten we met een ander systeem. Dat functioneerde redelijk, maar bood weinig mogelijkheden. Ik kon er bijvoorbeeld niet mee factureren. Ondanks een mooi Excelbestand voor urenstaten, had ik het gevoel dat ik dingen miste en daardoor te weinig factureerde.”
“Fortes had ik ooit gezien op een Exact-event in het Evoluon. Ik herinnerde me dat QicsTime precies kon wat ik zocht. Toen Milestones werd geïntroduceerd als cloudoplossing, was de prijs-kwaliteitverhouding doorslaggevend. Er zijn weinig andere urenregistratie- en facturatiepakketten in de cloud, en die zijn zeker niet zo goed als Milestones.”
Implementatie en gebruiksgemak
De implementatie startte in december 2013 en een maand later werd Milestones in gebruik genomen.
“Het opstarten ging soepel. Alleen het aanmaken van projecten kostte veel tijd, omdat we per klant een project per jaar wilden, rekening houdend met het fiscale jaar. Maar daarna was het appeltje-eitje. Het gebruiksgemak is zo goed dat iedereen eenvoudig uren kan schrijven zonder uitleg.”
Accuracy gebruikt Milestones inmiddels ook voor rapportages. Marco:
“Vanaf 2015 kunnen we afspraken voor een jaar maken op basis van de resultaten van het voorgaande jaar.”
Ook het werken in de cloud verloopt probleemloos:
“Het is belangrijk dat de beveiliging goed geregeld is. Een stabiele en snelle internetverbinding is essentieel, maar verder merk ik er weinig van.”
Efficiëntie en tijdwinst
“Het enige minpuntje zijn de verplichte controles in het facturatieproces. Voor een groot kantoor prima, maar voor ons hoeft een goedgekeurde urenstaat niet opnieuw te worden gecontroleerd bij de factuur. Verder zijn we zeer tevreden.”
“Voorheen was ik 4 tot 6 uur per maand kwijt aan facturatie voor gemiddeld 110 facturen. Nu reserveer ik nog maar één uur. Dat is directe winst die Milestones oplevert.”
Marco benadrukt het belang van focus:
“Ik werk liever met best-of-breed: een pakket dat specialist is in urenregistratie en facturatie, en een ander pakket dat specialist is in CRM, dan met één logge organisatie die alles probeert te doen.”
“Milestones sluit perfect aan op mijn processen. Fortes spreekt dezelfde taal en kan daardoor een excellent product neerzetten. Dat levert echt iets op.”
Integratie met Exact Online
“De koppeling met Exact is een enorm voordeel. Klantgegevens komen direct juist in Fortes terecht. Uren schrijven en accorderen gaat nu eenvoudig en snel. Na facturatie staat de verkoopboeking binnen enkele seconden in Exact en zijn de debiteuren bijgewerkt. Factureren is een waar feestje, omdat we zeker weten dat de klanten een correcte factuur ontvangen en we geen uren laten liggen.”
Marco Albers:
“Ik kan Fortes van harte aanbevelen als cloudoplossing voor urenregistratie en facturatie. Bedankt Fortes Milestones voor deze uitstekende software en soepele implementatie!”