Het traditionele ‘uurtje-factuurtje’ verdwijnt langzaam en wordt steeds vaker vervangen door fixed price opdrachten. Bij Fortes Milestones zien we dit zowel bij onszelf als bij onze klanten in de accountancy. Inmiddels hebben we ruime ervaring opgedaan in het uitvoeren en managen van dergelijke opdrachten. Hier zijn vijf tips voor accountants om fixed price opdrachten succesvol te managen.
1. Verpak je diensten als product
Bundel werkzaamheden tot een ‘product’ dat je aan je klant aanbiedt tegen een vaste prijs. Dit creëert vertrouwen bij de klant én maakt het mogelijk om de winstgevendheid van je producten over meerdere klanten te analyseren.
Vanuit marketingperspectief is dit ook een groot voordeel. In plaats van algemene claims zoals ‘Onze medewerkers leveren uitstekende dienstverlening’, kun je concreet communiceren:
‘Samenstellen Jaarrekening: € 3.300,- , dat trekt sneller de aandacht.
2. Definieer en manage de scope
Zorg dat je in de offerte duidelijk aangeeft welke werkzaamheden niet binnen de scope vallen. Zo voorkom je discussies over meerwerk. Wanneer extra werkzaamheden nodig zijn, kun je het meerwerk en de bijbehorende kosten vooraf bespreken en goedkeuren.
3. Automatiseer waar mogelijk
Het managen van fixed price opdrachten vereist inzicht, niet alleen registratie. Boekhoudkundige en projectmanagementtools zoals Fortes Milestones helpen je bij het volgen van de voortgang. Zo kun je zowel tijdens als na de opdracht resultaten meten en bijsturen.
Accountants kunnen daarbij profiteren van dezelfde tools die ICT- of consultancybedrijven al jaren gebruiken voor fixed price projecten.
4. Monitor ‘work done’ en ‘work remaining’
Om tijdig bij te sturen, moet je weten hoeveel uur er al is besteed en hoeveel nog nodig is om de opdracht af te ronden. Vraag wekelijks aan je projectteam om de status bij te werken. Dit verhoogt de bewustwording van bestede uren en verbetert de efficiëntie.
Door de resterende uren te vergelijken met het budget, zie je direct of de opdracht op schema ligt en kun je tijdig actie ondernemen.
5. Analyseer omzet via het gemiddeld uurtarief
Bij fixed price opdrachten is het traditionele kengetal declarabiliteit minder relevant. Belangrijker is het gemiddeld uurtarief: de gefactureerde omzet gedeeld door de bestede uren.
Dit kengetal geeft inzicht in:
- de winstgevendheid van opdrachten
- de prestaties van klanten, projecten en medewerkers
- de efficiëntie van afdelingen en managers
Bij een fixed price project geldt: hoe minder uren besteed, hoe hoger het gemiddeld uurtarief. Declarabiliteit kan er positief uitzien, terwijl het gemiddeld uurtarief juist daalt, inzicht in beide is cruciaal.
Milestones en Microsoft Power BI
Met Fortes Milestones kunnen accountants projecten en medewerkers managen en zowel uren- als fixed price opdrachten factureren. Door Milestones te koppelen aan Microsoft Power BI, kunnen alle gegevens uit urenregistratie, projecten en facturatie eenvoudig geanalyseerd worden. Het kengetal gemiddeld uurtarief kan bijvoorbeeld afgezet worden tegen klanten, projecten, medewerkers en projectcategorieën.
Meer weten?
Wil je meer weten over onze software en hoe je fixed price opdrachten effectief kunt managen? Bekijk dan onze functionaliteiten.
en neem een kijkje bij onze eerder opgenomen webinars.