Het moment is daar: alle facturen kunnen de deur uit. Je hebt keihard gewerkt om klanten tevreden te houden, en nu is het tijd om af te rekenen. Een vlotte facturatie zorgt ervoor dat facturen snel bij je klanten liggen en betalingen op tijd binnenkomen.
Maar hoe weet je zeker dat alle uren correct zijn geschreven, dat gemaakte afspraken goed zijn verwerkt en dat de factuur er professioneel uitziet – zonder dat het veel tijd kost?
Controle van uren: grip begint bij het begin
De facturatie is vaak het laatste controlemoment van alle geschreven uren. Toch is het slimmer om de controle al eerder in het proces uit te voeren. Zo houd je continu grip op de tijdsbesteding van je medewerkers en kun je aan het eind van de maand sneller factureren.
Laat medewerkers hun uren zelf goed verantwoorden. Zij weten immers precies wat er gedaan is en hoeveel tijd dat kostte. Wanneer zij ook inzicht hebben in de gemaakte afspraken met de klant, kunnen zij hun uren direct op de juiste manier registreren.
Bij grotere projecten of junior medewerkers kan de projectleider die controle overnemen. Zo wordt elke opdracht in feite een mini-project, met iemand die verantwoordelijk is voor planning, voortgang én budget.
Prijsafspraken: duidelijkheid voorkomt discussie
Een correcte factuur begint bij duidelijke prijsafspraken. Of je nu werkt met een vast bedrag, een budget of een ureninschatting – het is belangrijk dat de afspraken realistisch zijn.
Bij het bepalen van de prijs kijk je naar:
- historische gegevens en eerdere vergelijkbare opdrachten
- input van de medewerker die het werk uitvoert
- het commerciële belang van de klantrelatie
Zorg dat de medewerker die verantwoordelijk is voor de uitvoering, ook akkoord gaat met de inschatting. Als de opdracht oorspronkelijk is gebaseerd op een senior medewerker maar wordt uitgevoerd door een junior, kan het aantal uren flink afwijken. Bespreek dit vooraf om verrassingen te voorkomen.
Wanneer een opdracht tóch meer tijd gaat kosten, maak dan direct afspraken over hoe de extra uren worden geboekt. Zo voorkom je interne discussies en houd je de facturatie soepel.
Met Fortes Milestones kun je prijsafspraken, budgetten en nacalculatie eenvoudig naast elkaar zetten. Zo zie je direct of de facturatie aansluit op de gemaakte afspraken.
De factuur: het visitekaartje van je organisatie
Dan het moment suprême: de factuur zelf.
Bij de laatste controle wil je in één oogopslag zien welk bedrag tegenover welk budget staat. Na eventuele aanpassingen kun je de factuur direct printen of mailen.
Zorg voor een nette en heldere specificatie van de uren:
- hoeveel uur is er gewerkt?
- welke service-uren zijn geleverd?
- welke tarieven zijn toegepast?
Een factuur in je eigen huisstijl maakt het geheel compleet en versterkt de professionele uitstraling van je organisatie.
Met Fortes Milestones kun je facturen automatisch genereren, voorzien van jouw logo en stijl, en direct digitaal (via UBL of PDF) verzenden.
Slimmer factureren met Fortes Milestones
Door het facturatieproces goed in te richten en controles vroeg in de keten uit te voeren, verklein je de kans op fouten en win je tijd.
Fortes Milestones helpt je hierbij met:
- automatische urencontrole en goedkeuringsflows
- inzicht in budgetten, afspraken en nacalculatie
- professionele facturen in je eigen huisstijl
- digitale verzending via UBL of e-mail
Zo ben je sneller klaar met factureren, maak je minder fouten en houd je grip op je marges. Nu alleen nog wachten op die snelle betaling.