Als accountant wil je rapportages die tot in detail laten zien waar tijd en geld naartoe gaan. Tegelijkertijd wil je het leven van je urenschrijvers zo makkelijk mogelijk maken. Dat spanningsveld herkent ieder accountantskantoor. In dit blog vertelt Thessa Bouber hoe je met Fortes Milestones die balans vindt tussen eenvoud, overzicht en inzicht.
Details versus gebruiksgemak
Een efficiënt proces begint met een goede structuur die past bij je doelen. Enerzijds wil je data zo gedetailleerd mogelijk vastleggen, zodat je waardevolle stuurinformatie verzamelt. Anderzijds wil je het urenschrijvers eenvoudig maken door keuzes te beperken.
De Amerikaanse psycholoog Barry Schwartz liet zien dat te veel keuzes juist leiden tot stress en fouten. Door medewerkers alleen projecten en werkzaamheden te tonen waarop ze écht actief zijn, beperk je keuzestress én foutkans. Een fiscalist hoeft immers geen loonstroken te kunnen boeken.
Toch wringt dat met je behoefte aan detail. Hoe specifieker je data, hoe beter je kunt analyseren en bijsturen. Maar hoe complexer de registratie, hoe meer tijd het kost. De kunst is om precies dat midden te vinden.
Hoe complex mag het zijn?
Stel: je maakt een uitgebreide lijst met werksoorten of artikelen. Je krijgt dan inzicht in hoeveel tijd je mensen besteden aan het inboeken en aan het controleren daarvan. Waardevolle informatie — maar met een keerzijde. Urenschrijvers moeten kiezen uit lange lijsten, wat het proces vertraagt.
Geef je juist te weinig opties, dan verlies je grip op detail en analyse. Zo ontstaat de beruchte Bermudadriehoek van projectenbeheer: meer complexiteit leidt tot minder overzicht en meer tijdverlies. Met Fortes Milestones kun je de juiste balans vinden door werksoorten, tarieven en projecten precies op het juiste niveau te structureren.
Herzie je prijsafspraken en projectenstructuur
Onze tip: kijk kritisch naar je prijsafspraken en projectstructuur. Doe niet automatisch wat je altijd al deed, maar vraag je af of het eenvoudiger kan. Bied je klanten veel opties in prijs en service, maar kost dat aan de achterkant veel tijd in registratie en facturatie? Dan gaat waardevolle marge verloren.
Voor je nieuwe werksoorten of projecten aanmaakt, stel jezelf de vraag: ga ik deze data ook écht gebruiken om op te sturen? Vaak blijkt dat eenvoudiger inrichten niet alleen tijd bespaart, maar ook beter inzicht oplevert.
Kies software die bij je past
Overweeg je nieuwe software voor urenregistratie, facturatie, planning of projectmanagement? Kies dan een oplossing die bij jouw organisatie past. Met een goede pakketselectievragenlijst (RFI) wordt de keuze een stuk eenvoudiger.
Met Fortes Milestones leg je de basis voor inzicht, structuur en eenvoud, zonder dat je inlevert op sturing.
Wil je weten hoe? Download onze basis-RFI of neem contact op. We denken graag met je mee.