‘We waren allemaal direct onder de indruk van de eenvoud van Fortes Milestones’
De Beer Accountants & Belastingadviseurs helpt ambitieuze ondernemers en organisaties bij het realiseren van financiële en persoonlijke doelstellingen. Will van der Zande, ICT-manager bij De Beer, vertelt waarom het kantoor koos voor Fortes Milestones, hoe de implementatie verliep en welke gouden tip hij andere accountantskantoren wil meegeven:
“Hou het simpel.”
Rijke historie, moderne ambities
”Ons kantoor bestaat ruim zeventig jaar en telt inmiddels een team van zo’n honderd medewerkers. Vanuit het centrum van Tilburg – in een prachtig monumentaal pand – ondersteunen we onze klanten. Zelf ben ik al bijna dertig jaar verantwoordelijk voor alles rondom automatisering, applicatiebeheer en ICT. Daardoor weet ik goed wat accountants verwachten en hoe ze omgaan met verandering.”
De overstap naar de cloud
”In 2020 zijn wij volledig naar de cloud gemigreerd. Sindsdien focus ik me vooral op procesoptimalisatie, implementaties en trainingen. Voor onze IT-omgeving werken we met Microsoft 365 en uitsluitend cloudapplicaties.”
Op zoek naar een nieuwe oplossing
”Tot 2020 werkten we met Alure, maar de tevredenheid nam af. Samen met Full Finance startten we de zoektocht naar een nieuw pakket voor CRM, documentmanagement en urenregistratie. Belangrijke criteria waren: cloud-ready, gebruiksvriendelijk en toekomstbestendig. Ondanks dat we een best-of-breed kantoor zijn, hebben we ook totaaloplossingen onderzocht.”
Onder de indruk van de eenvoud van Milestones
”In 2021 kozen we voor een combinatie van AuditCase en Fortes Milestones. Wat ons overtuigde? De eenvoud en gebruiksvriendelijkheid van Milestones. De interface en uitstraling spraken direct aan. Binnen korte tijd was de keuze gemaakt: dit werd ons nieuwe pakket voor urenregistratie.”
Implementatie: processen aanpassen, niet software
”Tijdens de implementatie kregen we het advies van zowel Fortes als Full Finance: pas niet de software aan je bestaande processen aan, maar optimaliseer je processen met de software. Logisch, maar in de praktijk soms lastig. Zo verschillen onze definities van omzet en onderhanden werk van die van Fortes. Uiteindelijk besloten we dat onze definities leidend moesten zijn, wat leidde tot maatwerkrapporten die we nog steeds gebruiken.”
Snelle adoptie door gebruikers
”De implementatie zelf verliep soepel. Dankzij de intuïtieve werking van Milestones hadden onze medewerkers genoeg aan een uur uitleg. Importeren van historische data vergde wat keuzes, maar met de krachtige import- en exportfuncties was dit goed te doen.”
Van urenregistratie naar facturatie en planning
”We begonnen met urenregistratie en facturatie. Digitale facturatie was voor sommige accountants wennen, maar inmiddels is dit grotendeels ingeburgerd. Sinds 2023 gebruiken we ook de planningsmodule van Milestones. Daarmee hebben we onze Excel-planning overgezet naar Milestones en de volgende stap gezet in procesoptimalisatie.”
Flexibiliteit en koppelingen
”Een groot voordeel van Fortes Milestones is de flexibiliteit. Data kan eenvoudig naar Excel worden geëxporteerd en de software koppelt moeiteloos met AuditCase, Exact Online en Power BI – pakketten die wij dagelijks gebruiken. Die koppelingen werken betrouwbaar en zonder problemen.”
Hou het simpel
”Achteraf gezien hebben we onze inrichting te complex gemaakt door bestaande processen één-op-één te willen overzetten. Ons advies aan andere kantoren: luister naar de consultants van Fortes en hou het simpel. Dat maakt de implementatie én het dagelijks gebruik van Milestones veel krachtiger.”
Wil je binnen 5 minuten weten wat je allemaal wel en niet nodig hebt?