Crystalloids: Efficiëntie en overzicht met Milestones
Crystalloids is een ICT-consultancybedrijf dat consumentengedrag voorspelt via data-analyse en softwaresystemen, zodat klanten effectievere campagnes kunnen voeren. Wij spraken met Esmee Mourik, verantwoordelijk voor de volledige backoffice, over hun ervaringen met Milestones.
Op zoek naar een flexibele oplossing
Drie jaar geleden hield Crystalloids alle uren nog bij in Excel. Door de foutgevoeligheid en de groei van het bedrijf was dit niet langer houdbaar. Ook al werd de boekhouding in Exact Online bijgehouden, de urenmodule daar bleek te rigide. Crystalloids werkt met complexe projectconstructies: abonnementen, voorschotfacturen, verrekeningen en onderscheid tussen ‘cost rate’ en ‘sales rate’.
“We hebben onze wensenlijst bij Exact en Fortes neergelegd en kwamen al snel tot de conclusie dat Exact te rigide was. Milestones kon wél al onze uitzonderingen aan,” aldus Mourik.
Van urenregistratie tot facturatie
Crystalloids gebruikt Milestones inmiddels voor:
- Urenregistratie
- Budgetbewaking van lopende projecten
- Facturatie
“Onze facturen worden automatisch naar Exact Online gepusht, zodat ze direct in onze boekhouding worden verwerkt.”
Omdat Crystalloids gemiddeld 40 projecten per maand draait, maken ze ook gebruik van resource planning. Hier hangen ze tarieven aan geplande uren, zodat omzetvoorspellingen eenvoudig zijn. Volgens Mourik:
“De planning is erg belangrijk voor ons en was binnen Exact Online niet mogelijk, maar binnen Milestones wel.”
Gebruiksvriendelijk en compleet
Mourik legt uit:
“Milestones is een complete oplossing. Je hoeft maar één keer aan te geven wie aan welk project werkt, wat het tarief van de consultant is, en je kunt direct zien welk budget er overblijft. Onze consultants kunnen dankzij de rapportages zelf veel inzicht krijgen.”
Ook het facturatieproces is sterk verbeterd:
“De projectkaarten bevatten zo’n complete informatie dat we onze facturatie nu binnen een dag kunnen afronden, terwijl we daar eerst een week mee bezig waren. Dat is een flinke tijdsbesparing.”
Conclusie
Milestones biedt Crystalloids de flexibiliteit en overzicht die nodig zijn voor complexe projecten. Van urenregistratie en budgetbewaking tot facturatie en resource planning: alles wordt in één systeem efficiënt beheerd.
“Milestones is een complete oplossing en biedt ontzettend veel mogelijkheden,” besluit Mourik.