Dienstverlenende organisaties zoals accountantskantoren, administratiekantoren en adviesbureaus zijn traditioneel gewend om tijd aan opdrachten door te belasten op basis van uren × tarief. De laatste jaren verandert dit verdienmodel echter snel. Klanten zijn niet langer bereid een blanco check uit te schrijven voor een adviesrapport, jaarrekening of belastingaangifte, om vervolgens verrast te worden door een factuur die hoger uitvalt dan verwacht.
Dit roept belangrijke vragen op over de organisatie, strategie en controle over je eigen bedrijf.
1. De traditionele aanpak: uurtje factuurtje
Bij het klassieke model is de aansturing relatief eenvoudig:
- Begin van het jaar: beschikbare capaciteit wordt bepaald (inclusief feestdagen, vakantiedagen en ziekte), uurtarieven vastgesteld en productiviteitsnormen opgesteld.
- Door het jaar heen: gerealiseerde omzet (uren × tarief) wordt vergeleken met de begroting, zowel totaal als per medewerker of afdeling.
- Analyse: afwijkingen zoals leegloop worden geconstateerd en er wordt bijgestuurd. Leegloop is achteraf immers definitief verloren omzet.
- Planning: beschikbaarheid wordt afgestemd op werkvolume. Bij onderbezetting wordt het werk verschoven, bij overbezetting worden extra commerciële acties uitgevoerd.
Kortom, dit model is voorspelbaar, maar het heeft zijn beperkingen in een markt die steeds transparanter wordt.
2. Waarom overstappen van uurtje factuurtje?
De markt verandert:
- Klanten zijn mondiger en geïnformeerd. Met een paar muisklikken zien ze wie je concurrenten zijn en tegen welke condities zij diensten aanbieden.
- Dit vraagt om een bijstelling van je strategie. Wie niets doet, loopt het risico marktaandeel te verliezen.
Stap 1: zekerheid bieden aan klanten
Een belangrijke stap is werken met vaste prijsafspraken:
- De klant weet vooraf wat een dienst kost (bijvoorbeeld een adviesrapport, jaarrekening of belastingaangifte).
- De bestede tijd doet er niet meer toe. Waar vroeger een lange doorlooptijd hoger factureerde, wordt nu efficiëntie beloond.
Stap 2: focus op toegevoegde waarde
Niet alle diensten zijn even arbeidsintensief of gelijk in waarde. Voorbeelden:
- Een complex probleem kan weinig tijd kosten, maar veel geld opleveren voor de klant.
- Routinewerk kan veel tijd kosten, maar wordt door de klant als relatief goedkoop ervaren.
Dit leidt tot productfacturering, met vaste tarieven per dienst:
- Loonadministratie: bedrag per loonstrook
- Arbeidsovereenkomst: vast bedrag
- Btw-aangifte: vast bedrag per aangifte
- Financiële administratie: bedrag per mutatie
- BV-oprichting: vast bedrag
Stap 3: voorspelbare inkomsten via abonnementen
Door abonnementen af te sluiten:
- Wordt maandelijks een vast bedrag gefactureerd.
- Wordt de klant gestimuleerd contact te zoeken zonder angst voor hoge incidentele facturen.
- Verbeter je de relatie met de klant én verhoog je voorspelbaarheid van inkomsten.
3. Het belang van urenregistratie
Zelfs bij fixed fee, abonnementen of productfacturering blijft urenregistratie cruciaal:
- Interne tijdtoerekening helpt te beoordelen of opdrachten winstgevend zijn.
- Registratie kan eenvoudiger: alleen meerwerk hoeft gedetailleerd te worden vastgelegd.
- Fortes Milestones ondersteunt alle facturatieafspraken: vaste prijzen, meerwerk, abonnementen, voorschotten en automatische koppelingen met bijvoorbeeld loon- en administratiepakketten.
Daarnaast kun je budgetten per werksoort instellen om grip te houden op voortgang en status. Zo weet je zeker dat projecten binnen afgesproken budgetten blijven.
4. Nieuwe KPI’s en managementinformatie
Nieuwe facturatiemodellen vragen om nieuwe KPI’s en inzicht:
- Fixed fee opdrachten: gemiddeld gerealiseerd uurtarief, tijd- en geldoverschrijdingen.
- Abonnementen: voortgang versus resterend jaarbudget, status per klant (jaarrekening, belastingaangiften etc.).
- Loonadministraties: aantal klanten, aantal loonstroken per maand en ontwikkeling in de tijd.
Data visualisatie met tools zoals Microsoft Power BI kan helpen om deze KPI’s realtime te monitoren en bij te sturen.
5. Conclusie: tijdig inspelen is essentieel
De overgang van uurtje factuurtje naar fixed fee, productfacturering en abonnementen verloopt geleidelijk.
- Start op tijd met het aanpassen van je organisatie, planning en facturatieprocessen.
- Zorg dat je zelf aan het roer blijft, zodat concurrenten je niet voorbijstreven.
- Gebruik slimme tools zoals Fortes Milestones om urenregistratie, planning, facturatie en budgetbeheer te combineren en te optimaliseren.
Door deze stappen te volgen, verhoog je zowel de klanttevredenheid als de voorspelbaarheid en winstgevendheid van je organisatie.
Wil jij je winstgevendheid verhogen? Bekijk binnen 5 minuten wat we allemaal te bieden hebben.