Impact zit in wat je ermee doet
Software wordt soms gezien als iets wat je “implementeert” en daarna gewoon laat draaien. Maar software is geen doel op zich. Het is een middel. De echte waarde zit in hoe mensen het inzetten, begrijpen en gebruiken.
Goede software maakt zichtbaar waar werk blijft hangen, waar verwachtingen niet aansluiten en waar keuzes nodig zijn. Keuzes als: hoe registreren we uren? Wanneer factureren we? Wie bepaalt de planning en op basis waarvan? Die keuzes zitten niet in de tool, maar in de organisatie. Een systeem kan dat ondersteunen, maar alleen als je het bewust inricht én blijft doorontwikkelen.
En juist dat wordt vaak onderschat. Niet omdat accountants dat niet kunnen, maar omdat de aandacht alweer ergens anders ligt. De aangifte die de deur uit moet, het dossier dat af moet, de klant die belt. In piekperiodes is er simpelweg geen ruimte om stil te staan bij de vraag of je wel het maximale uit de software haalt. En dus blijft de échte impact uit.
Dat ken ik van mezelf. Toen ik zelf in de accountancy werkte, vond ik die voortdurende verandering eerlijk gezegd vooral vervelend. Net als je dacht dat je het goed voor elkaar had, moest het wéér anders: een nieuwe werkwijze, een update, een proces dat net weer iets anders liep. Ik snap dus heel goed waarom kantoren na een implementatie het liefst even rust willen.
Het gevoel dat er meer in zit
In mijn eerste jaar bij Milestones heb ik opvallend vaak dezelfde vraag gehoord: “We gebruiken Milestones al een tijdje, maar kun je eens meekijken hoe we dit nog beter kunnen gebruiken?”
Die vraag vind ik veelzeggend. Het laat zien dat organisaties voelen dat er meer in zit. Dat er ergens potentieel onbenut blijft. En precies dat zie ik nu ik aan de softwarekant zit: hoeveel mogelijkheden er blijven liggen. Een kantoor dat handmatig uren afboekt, terwijl daar een automatische oplossing voor is. Of analyses die steeds opnieuw worden opgestart terwijl daar snelkoppelingen voor zijn. Ik begrijp dat de dagelijkse werkzaamheden de aandacht opeisen, dat heb ik zelf jarenlang gevoeld. Maar door er structureel tijd voor te reserveren, win je het uiteindelijk juist terug in tijd om je klanten beter te bedienen.
Keuzes die bij de implementatie op basis van verwachtingen zijn gemaakt, pakken in de praktijk vaak net anders uit. Dat is geen misser, maar een logische stap: je weet pas hoe iets werkt als je ermee werkt. Bijschaven en finetunen is niet het enige aandachtspunt waar efficiëntie op de plank blijft liggen.
Moderne software, maar toch loop je achter
Je organisatie verandert en de software net zo goed. De ontwikkeling gaat snel: functionaliteiten worden doorontwikkeld, mogelijkheden uitgebreid, inzichten scherper. Toch zie ik regelmatig kantoren die na een paar jaar nog werken zoals ze ooit zijn gestart. Wanneer heb jij voor het laatst gekeken of je manier van werken nog past bij wat het systeem inmiddels kan?
Het gevolg is dat er work‑arounds ontstaan, en langzaam sluipt het idee binnen dat het systeem ‘toch niet alles kan’. Maar in mijn ervaring ligt dat zelden aan de software. Het ligt aan het ontbreken van structurele aandacht voor hoe die software zich ontwikkelt en wat dat betekent voor de manier waarop je werkt. En dat vind ik écht een gemiste kans. Stel je voor dat je elke maand uren kwijt bent aan werk dat het systeem allang kan? En dat terwijl capaciteit schaars is.
Soms is een paar uur al genoeg
Het goede nieuws: doorontwikkelen vraagt zelden om een nieuw project of een uitgebreide herimplementatie. Vaak zit de winst in een korte analyse, een paar gerichte vragen en het herijken van eerder gemaakte keuzes. Niet als groot adviestraject, maar als een moment om samen te kijken waar de winst zit: kleine verbeteringen in inrichting, gebruik of afspraken die meteen verschil maken. Voor het ene kantoor blijft het bij dat ene moment. Een ander bouwt zo’n moment liever structureel in, zodat de software blijft meegroeien met de organisatie. Wat mij vooral opvalt, is hoeveel er loskomt zodra je er één keer bewust de tijd voor neemt.
Kom op adem en ga dan verder
Mijn advies: neem na de implementatie de rust om te ervaren wat er staat, wat werkt en wat schuurt. Maar leun niet achterover. De kantoren die echt het verschil maken, zijn niet degene die het hardst werken, maar degene die blijven kijken of het ook beter kan.
