Voor een controller is het cruciaal dat rapportages en overzichten correct en volledig zijn. Zij zijn verantwoordelijk voor planning en control en moeten kunnen vertrouwen op de cijfers om een efficiënte en effectieve bedrijfsvoering te waarborgen. Wanneer de rapportages betrouwbaar zijn, gaat er geen onnodige tijd verloren aan het controleren van onjuiste of onvolledige gegevens.
Een van de belangrijkste oorzaken van onjuiste rapportages? Vergeten of verkeerd geboekte declarabele uren. Dat leidt niet alleen tot foutieve facturen, maar ook tot gemiste omzet. Hoe zorg je ervoor dat urenrapportages betrouwbaar zijn en dat er geen uren vergeten worden? Hier zijn zes praktische tips:
1. Boek uren direct
Schrijf uren altijd meteen. Laat medewerkers niet wachten tot de uiterste inleverdatum. Idealiter worden uren direct na het afronden van een klus geregistreerd, voordat een nieuwe opdracht wordt gestart. Zo blijft alles up-to-date en volledig.
2. Maak uren mobiel schrijfbaar
Medewerkers werken steeds vaker bij klanten of thuis. Zorg dat zij hun uren ook mobiel kunnen registreren via een app of mobiele website. Zo kunnen ze direct, op locatie, hun tijd verantwoorden.
3. Monitor actief
Verwacht je dat medewerkers dagelijks hun uren registreren? Controleer dan ook dagelijks of dit gebeurt. Automatische rapportages kunnen bijvoorbeeld elke avond laten zien wie nog geen uren heeft ingeleverd. Spreek medewerkers aan wanneer dit niet gebeurt en neem het opnemen van uren op in beoordelingsgesprekken als kwaliteitsdoelstelling.
4. Controleer weekstaten regelmatig
Wacht niet tot vlak voor de maandelijkse facturatie met het controleren van uren. Controleer alle weekstaten minimaal één keer per week. Zo kun je onjuistheden direct corrigeren terwijl de invoer nog vers in het geheugen van de medewerker zit.
5. Stel normuren en targets vast
Bepaal voor medewerkers normuren en stel budgetten vast voor projecten. Besteed bij controles vooral aandacht aan afwijkingen van deze normen en budgetten. Uren die binnen de norm vallen, kun je steekproefsgewijs controleren.
6. Analyseer niet-productieve uren
Let extra op niet-productieve uren, zoals leegloop of service. Medewerkers mogen hier geen commerciële beslissingen over nemen; alle uren die aan een project worden besteed, moeten op dat project geboekt worden. Tijdens het declaratieproces wordt bepaald welke uren wel of niet gefactureerd worden. Controleer dus altijd of niet-productieve uren correct zijn geregistreerd en niet onterecht zijn “weggemoffeld”.
Deze aanpak zorgt ervoor dat je urenrapportages volledig en betrouwbaar zijn, facturatie correct verloopt en omzet niet verloren gaat.
Ben jij geïnteresseerd in foutloze facturatie en urenregistratie? Neem vrijblijvend contact met ons op, wij helpen je op weg.