5 tips om meer inzicht te krijgen in tijdsbesteding, declarabiliteit en winstgevendheid
Het bijhouden van een urenadministratie draait vaak om één doel: het kunnen factureren van gewerkte uren aan de klant. Maar naast facturatie biedt een goede urenregistratie ook waardevolle inzichten. Denk aan het monitoren van de tijdsbesteding, het verbeteren van de productiviteit en het sturen op winstgevendheid.
In sommige gevallen factureer je niet op basis van geschreven uren, maar tegen een vast bedrag (fixed price). Juist dan is het belangrijk te weten of de werkzaamheden niet te veel tijd kosten. Een slimme rapportagestructuur helpt je om die inzichten snel boven water te krijgen.
In deze whitepaper geven we je vijf praktische tips om te bepalen welke rapportages essentieel zijn voor jouw organisatie.
Tip 1: Maak onderscheid tussen operationele en strategische rapportages
Operationele rapportages helpen bij de dagelijkse werkzaamheden, zoals de maandelijkse facturatie. Denk aan overzichten van onderhanden werk (OHW): wat kan er gedeclareerd worden en hoe is dat opgebouwd?
Strategische rapportages geven juist een helikopterview. Ze tonen bijvoorbeeld de declarabele uren per afdeling of kostenplaats. Zo zie je in één oogopslag hoe efficiënt je organisatie werkt.
Kortom: bepaal eerst het doel van de rapportage. Houd operationele rapporten gedetailleerd en strategische rapporten beknopt, zodat ze overzicht bieden zonder te vervallen in details.
Tip 2: Stel concrete doelen in je sturingsrapportages
Dagelijks rapporten uitdraaien zonder duidelijke normen leidt tot willekeurige sturing. Definieer daarom grenswaarden en targets.
Een voorbeeld: bepaal per kostenplaats wat een acceptabele afwijking is van het aantal declarabele uren. Bij 90% van het target hoeft er nog geen actie te worden ondernomen, maar bij 85% wil je wél kunnen bijsturen.
Ook bij afboekingen geldt: stel een grens. Niet alle gewerkte uren worden gefactureerd, maar inzicht in de omvang en trend van afboekingen helpt om bij te sturen op rendement.
Tip 3: Zorg voor transparantie in definities
Een rapport is alleen betrouwbaar als de onderliggende berekeningen dat ook zijn. Onduidelijke definities kunnen leiden tot verkeerde conclusies.
Neem bijvoorbeeld de berekening van onderhanden werk (OHW). Sommige organisaties rekenen alle geschreven uren en verschotten tot productie, anderen kijken naar de potentiële omzet van geschreven uren bij fixed price-projecten. Weet dus altijd op basis van welke logica cijfers tot stand komen.
Binnen Fortes Milestones kun je die definities eenvoudig inzichtelijk maken, zodat iedereen in de organisatie met dezelfde uitgangspunten werkt.
Tip 4: Gebruik controlerapporten als kwaliteitscheck
Controlerapporten helpen je toetsen of gegevens volledig en juist zijn.
Een projectmanager wil bijvoorbeeld weten of een project nog binnen budget blijft. Een rapport dat de actuele uren tegenover het budget zet, voorkomt verrassingen achteraf.
Ook managers hebben baat bij controle over ureninvoer. Een overzicht dat toont welke medewerkers structureel te laat boeken, maakt het eenvoudig om bij te sturen en discipline te bevorderen.
Tip 5: Faciliteer flexibele en visuele rapportages
Een organisatie is dynamisch, en je rapportages moeten dat ook zijn. Richt je daarom niet alleen op vaste rapportages, maar gebruik tools die flexibiliteit en visualisatie mogelijk maken.
Fortes Milestones biedt uitgebreide rapportagemogelijkheden én de flexibiliteit om zelf analyses te maken. Zo kun je ad-hoc vragen snel beantwoorden, trends ontdekken en beter onderbouwde beslissingen nemen.
De belangrijkste rapportages voor grip op tijd en geld
Urenrapportages:
- Ingevoerde uren en verschotten per week, per afdeling, kostenplaats of vestiging
- Niet ingevoerde uren en frequentie per medewerker
- Declarabele versus niet-declarabele uren (inclusief verlof en verzuim)
- Overuren en verlofuren per medewerker
- Uren op vaste projecten versus nacalculatieprojecten
Facturatierapportages:
- Onderhanden werk per facturatieperiode, uitgesplitst naar klant of project
- Omzetontwikkeling per periode, inclusief af- en bijboekingen
- Projectafspraken versus realisatie per subbudget of taak
- Gedetailleerde uitsplitsing van gedeclareerde, afgeboekte en niet-declarabele uren
Meer inzicht, minder moeite
Met Fortes Milestones breng je alle informatie over uren, facturatie en capaciteit samen in één platform. Zo krijg je niet alleen grip op cijfers, maar ook op de toekomst van je organisatie.
Download de whitepaper ‘Strategisch werken in de accountancy’ via onderstaande knop.