KPI’s (Key Performance Indicators) zijn onmisbaar als je een bedrijf aanstuurt en je strategie wilt realiseren. Voor een moderne manager vormen KPI’s een essentieel stuurinstrument. Maar hoe zet je KPI’s slim in binnen een softwarebedrijf?
Het begint bij het verdienmodel. Een softwarebedrijf haalt omzet meestal uit drie categorieën:
- Manuren
- Softwarelicenties
- Onderhoudscontracten en abonnementen
Voordat we dieper ingaan op deze categorieën, is het goed om te kijken naar de sales funnel, het fundament van je omzet.
De sales funnel
Een sales funnel is als een omgekeerde piramide: bovenaan vind je leads, onderaan de daadwerkelijke opdrachten of abonnementen.
Voor veel softwarebedrijven geldt:
- Minder gebruik van traditionele partnerkanalen
- Meer focus op online marketing, zoals website, social media en influencers
Belangrijke KPI’s in deze fase zijn:
- Websitebezoeken en leadgeneratie
- Aantal aanvragen of proefabonnementen
- Conversieratio: het percentage leads dat resulteert in een opdracht of abonnement
Om KPI’s goed te interpreteren, vergelijk je resultaten altijd met:
- De begroting
- De vorige periode
- Het vorige jaar
Zonder referentie zijn KPI’s lastig te duiden.
KPI’s per omzetcategorie
1. Manuren
Omzet uit manuren is gebaseerd op uren x tarief. Belangrijke KPI’s zijn:
- Beschikbare uren (per fte en totaal)
- Vrije capaciteit versus geplande uren
- Productiviteit (uren per medewerker, per project)
- Projectonder- of overschrijdingen in uren en geld
- Openstaande uren bij strippenkaarten of raamcontracten
- Gerealiseerd uurtarief versus intern of commercieel tarief
Bij fixed fee projecten ligt het risico van meer- of minderwerk bij jou als leverancier. Het monitoren van realisatie, planning en beschikbare capaciteit is cruciaal om tijdig bij te sturen.
2. Licenties
Omzet uit licenties meet je onder andere op basis van:
- Aantal verkochte licenties
- Implementatiecapaciteit en live-gang
- Omzet versus begroting
- Kosten van doorontwikkeling versus inkomsten
Zo krijg je inzicht in klantwaarde en marge per licentie.
3. Abonnementen en onderhoudscontracten
Met de verschuiving naar cloudsoftware verandert ook je verdienmodel.
Je factureert steeds vaker op basis van gebruik, waarbij klanten maandelijks kunnen op- of afschalen.
Belangrijke KPI’s zijn dan:
- Aantal actieve abonnementen, users en contractwaarde
- Supportprestaties: aantal tickets, tijdsbesteding en responstijd
- Jaarlijkse kosten versus gerealiseerde omzet
Deze inzichten helpen je om de winstgevendheid en efficiëntie van abonnementen te beoordelen.
Overige belangrijke KPI’s
Naast omzetgerichte KPI’s spelen ook financiële en HR-gerelateerde KPI’s een belangrijke rol:
- Openstaande vorderingen en incassotermijnen
- Werkkapitaalontwikkeling
- Personeelsverloop en bezettingsgraad
Let op: te veel KPI’s werkt averechts. Richt je op de stuurinformatie die écht het verschil maakt voor jouw organisatie.
Betrouwbare KPI’s beginnen bij goede brongegevens
KPI’s zijn alleen betrouwbaar als de onderliggende gegevens kloppen. Zorg daarom voor:
- Geautomatiseerde processen met software voor planning, urenregistratie, boekhouding en salarisadministratie
- Een datawarehouse dat al die gegevens samenbrengt
- Overzichtelijke dashboards (bijvoorbeeld in Microsoft Power BI)
Zo heb je altijd betrouwbare informatie om je strategische en operationele keuzes op te baseren.
Benieuwd naar wat onze software nog meer kan? Kom er binnen 5 minuten achter.