Doorlopende contracten
ICT-bedrijven sluiten regelmatig contracten tegen vaste prijzen met hun klanten om periodiek diensten te leveren. Deze contracten hebben vaak een bepaalde looptijd en worden niet zelden stilzwijgend verlengd aan het einde van de periode. Je kunt hierbij denken aan:
- Onderhoudsabonnementen op softwarelicenties
- Maandelijkse termijnbetalingen voor het gebruiksrecht van software (de meest voorkomende vorm bij SaaS-producten)
- Jaarlijkse strippenkaarten, waarbij een bepaald aantal uren dienstverlening tegen een gereduceerd tarief wordt afgenomen
- Hostingabonnementen, vaak met looptijden van 3-5 jaar
Gelijkblijvende inkomsten versus stijgende kosten
Tijdens de contractperiode liggen de overeengekomen prijzen vast. Tegelijkertijd kun je als ICT-ondernemer te maken krijgen met stijgende kosten. Dit kan bijvoorbeeld komen door hogere salarissen voor je personeel (door persoonlijke groei die vaak boven de inflatie ligt) of doordat je eigen leveranciers hun prijzen verhogen.
Prijsindexatie
Het is verstandig om in je algemene leveringsvoorwaarden clausules op te nemen die je de mogelijkheid geven jaarlijks een prijsverhoging door te voeren. Dit kan door middel van indexatie of een andere verhoging, bijvoorbeeld wanneer de kosten hoger uitvallen dan verwacht, de support- of ontwikkelkosten stijgen of er fouten in de kostencalculatie zijn gemaakt.
Prijsindexatie versus prijsverhoging
In de IT-branche is het gebruikelijk de algemene leveringsvoorwaarden van Nederland ICT toe te passen. Deze voorwaarden geven je het recht jaarlijks je prijzen te indexeren of anderszins te verhogen.
- Prijsindexatie: hierbij wordt een vooraankondiging van ten minste een maand gehanteerd. De klant kan het contract niet beëindigen, omdat de prijsobjectief wordt aangepast aan de huidige situatie. Het idee is dat de prijs weer ‘bij de tijd’ wordt gebracht.
- Niet-indexgebonden prijsverhoging: hierbij geldt vaak een langere vooraankondiging (bijvoorbeeld 3 maanden), en de klant heeft wél het recht het contract te beëindigen.
Het is verstandig jezelf het recht voor te behouden om prijzen tijdens de contractduur te verhogen. Zonder dit kan een contract onbedoeld verlieslatend worden voortgezet.
Tip: jaarlijks een kleine prijsaanpassing doorvoeren is psychologisch verstandiger dan één grote verhoging. Bovendien mis je bij een grote verhoging de cumulatieve opbrengst van de tussenliggende kleine verhogingen, wat je winst flink kan beïnvloeden.
Software voor contractmanagement en prijsindexatie
Bij Fortes bieden we uren- en facturatiesoftware (QicsTime, Milestones) die het verhogen van je prijzen en uurtarieven eenvoudig maakt.
- In de systeeminstellingen kun je bij facturatieschema’s het indexpercentage, de ingangsdatum en de prolongatietermijn invoeren.
- Per klant of contractregel kun je aangeven of de indexatie moet worden toegepast.
- Uurtarieven kun je eenvoudig exporteren naar Excel, aanpassen (bijvoorbeeld met de index) en weer importeren.
- Je kunt tarieven ook op klant-, project- of artikelniveau aanpassen.
Wat je ook besluit – indexeren of anderszins verhogen – je facturatiesoftware mag geen beperkingen opleggen die je keuze zouden beïnvloeden.
Klaar om je contracten toekomstbestendig te maken?
Ontdek hoe Milestones je helpt je contracten en tarieven eenvoudig te beheren en te indexeren – zodat je altijd grip houdt op je marge en omzet.