De term ‘Best Practices’ kom je de laatste tijd steeds vaker tegen. Vrij vertaald betekent het: gebruik maken van de ervaringen van anderen bij het maken van je eigen keuzes. Dat klinkt logisch, en het werkt ook: je verkort de implementatietijd van software aanzienlijk, voorkomt dat je het wiel opnieuw uitvindt en zorgt dat iedereen die vasthoudt aan oude processen even stilvalt.
Voorbeeld uit de praktijk
Een IT-bedrijf op Curaçao wilde overstappen op onze software. Ze werkten al meer dan tien jaar met hun oude systemen, met 100 medewerkers verspreid over meerdere landen en valuta’s. Normaal gesproken hadden wij een lange lijst van eisen en wensen verwacht. Maar de directeur zei:
“Vertel kort hoe wij nu werken, maar vergeet het grotendeels weer. Laat ons zien hoe jullie meest succesvolle klanten de software gebruiken. Wij passen onze processen aan om optimaal gebruik te maken van de nieuwe software.”
Het gesprek ging vanaf dat moment niet over het aanpassen van de software aan hun processen, maar over het aanpassen van hun processen aan de software. Precies het idee van Best Practices.
Snel en efficiënt implementeren
Het resultaat: binnen twee maanden, met minder dan vier dagen consultancy, waren ze ‘live’. Enkele voorbeelden van hoe ze dit deden:
- Ze kozen de meest gebruikte factuurlay-out, vervingen het logo en pasten het lettertype aan. Klaar.
- Ze bekeken hoe het onderhanden werk wordt berekend en maakten op basis daarvan hun financiële keuzes.
- Het team van key-users zette zich in om experts te worden en we plannen wekelijks korte calls van maximaal een uur om vragen te beantwoorden.
Dit traject verliep efficiënt, omdat de visie van de directie top-down werd doorgevoerd en iedereen bereid was om bestaande processen aan te passen.
Waarom het meestal anders gaat
Vaak zien we het tegenovergestelde: oude processen worden heilig verklaard, tegengestelde belangen in werkgroepen leggen het beslisproces lam, en implementaties worden langdurig en kostbaar. Iedereen houdt van innovatie… zolang alles maar hetzelfde blijft.
Conclusie
Best Practices bieden een bewezen route naar snelle, succesvolle implementaties. Maak gebruik van kennis die er al is, pas deze toe, en finetune daarna op basis van je eigen wensen. Wij hebben besloten deze aanpak vast te leggen en als leidraad te gebruiken voor toekomstige implementaties. Met klanten die snel live willen gaan en openstaan voor procesinnovatie, kunnen we dan direct schakelen.
Dank aan onze klant op Curaçao voor dit inspirerende voorbeeld!