Als accountant ben ik getraind om met een kritische blik te kijken naar de data van anderen. Bij elke controle gaat het om volledigheid, juistheid en betrouwbaarheid. Een schatting in de cijfers wil ik toetsen met feitelijke onderbouwing. Hoe vaak heb ik niet moeten uitleggen dat de klant misschien de expert is, maar ik hem of haar niet kan vertrouwen op die blauwe ogen.
Maar wat doen we eigenlijk met onze eigen data? We meten tegenwoordig alles, want ‘meten is weten’. Maar als we alles meten, wat weten we dan eigenlijk echt?
In de praktijk zie ik dat belangrijke beslissingen op kantoor nog vaak worden genomen op basis van ervaring en onderbuikgevoel. Dat gevoel klopt vaak nog ook. Maar als een klant ons een schatting voorlegt die alleen op gevoel rust, schrijven we een bevinding. Bij onszelf noemen we het ervaring.
Meer data is niet hetzelfde als meer inzicht
De reflex is vaak om meer te gaan vastleggen. Een extra veld, een extra registratie, een extra lijst. Als we het maar ergens hebben staan, dan kunnen we er later iets mee. In de praktijk levert dat zelden meer inzicht op. Het levert meer data op, en dat is niet hetzelfde.
Al die extra data leidt vaak tot een klassiek voorbeeld van door de bomen het bos niet meer zien. Ik vraag mezelf dan vaak af “Waar kijk ik nu naar?” En als ik het antwoord niet snel kan vinden, dan leg ik het naast me neer en val terug op mijn gevoel. Niet omdat de data er niet is, maar omdat ik er niet snel genoeg iets uit haal.
Het probleem zit bijna nooit in de hoeveelheid. Het zit in de kwaliteit, de structuur en de consistentie.
Wat we meten is niet altijd wat we willen weten
Wat mij het meest opvalt, is hoe vaak we praten over verbeteren zonder dat we weten wat we nu eigenlijk doen. We willen efficiënter werken, de piek verlagen, de doorlooptijd verkorten. Mooie ambities. Maar als je niet weet hoe het nu gaat, kun je ook niet bepalen wat er beter moet. En je kunt al helemaal niet vaststellen of het daarna daadwerkelijk beter is geworden.
Neem de deadline. Eerlijk is eerlijk, dat is meestal het enige wat een accountant wél precies weet. Die staat in iedere agenda. Steeds vaker weten we ook hoeveel uur er aan een opdracht is besteed en hoe dat zich verhoudt tot het budget. Maar daarmee weten we nog niet wat er in die uren is gebeurd. Hoeveel ging er naar het echte werk, en hoeveel naar zoeken, wachten op stukken van de klant of het overdoen van iets dat de eerste keer niet goed was voorbereid? Waren al die uren nuttig? Kwantiteit is nu eenmaal makkelijker te meten dan kwaliteit. In de urenstaat is een uur een uur, of het nu goed besteed was of niet. Gelukkig voelde het wel goed.
Inzicht is dus geen luxe die je erbij doet als het rustig is. Het is de voorwaarde om te kunnen sturen.
Goede stuurinformatie begint bij een goede inrichting
Hier komt het minst spannende deel van het verhaal, en tegelijk het deel dat het verschil maakt. Betrouwbare rapportages ontstaan niet in de rapportagelaag. Ze ontstaan in de processen en systemen eronder. Als iedereen op zijn eigen manier vastlegt, als opdrachtsoorten niet eenduidig zijn, als medewerkers hun uren pas aan het eind van de maand invullen, dan kun je er achteraf geen rapportage van maken die klopt. Je kunt een grafiek altijd mooi maken. Betrouwbaar maken kan alleen aan de bron.
Dat betekent afspraken maken die saai klinken maar veel opleveren. Eén plek waar de klantgegevens staan. Eenduidige benamingen voor projecten en opdrachtsoorten, want als de ene medewerker een opdracht “Jaarrekening 2025” noemt en de ander “JR25 samenstel”, heb je twee keer dezelfde informatie en nul keer een bruikbaar overzicht. Standaardiseren voelt als beperking, maar het is precies wat data vergelijkbaar maakt. En vergelijkbaar is de basis van elk inzicht.
Sturen begint met durven kijken
Software en data alleen gaan dit probleem niet voor je oplossen. Een systeem maakt zichtbaar waar het schuurt, maar het maakt geen keuzes voor je en het verandert geen cultuur. Dat moeten we zelf doen. Wees kritisch, ook op je eigen gevoel. Een klant laten we niet wegkomen met die blauwe ogen. Waarom onszelf dan wel?
