„Kop of Munt“ digitalisiert Rechnungsstellung und Zeiterfassung mit Milestones
Das verstaubte Image, das oft mit Wirtschaftsprüfungsgesellschaften verbunden ist, trifft auf Kop of Munt nicht zu. Bei diesem Finanzdienstleister mit Sitz im Herzen von Amsterdam dreht sich alles um Menschen und Innovation. Angesichts eines Kundenstamms, der sich aus Werbeagenturen, Website-Entwicklern, Film- und Werbespot-Produktionsfirmen sowie Online-Kommunikationsagenturen zusammensetzt, ist das nicht verwunderlich. Intern ist Kop of Munt, das sich bereits seit über 15 Jahren auf die Kreativbranche konzentriert, ständig auf der Suche nach Neuerungen.
Ein Beispiel dafür ist der Wechsel zu Milestones. Geschäftsführer Kees Leijs:
„Früher haben wir immer einen halben Tag mit der Rechnungsstellung verbracht, aber das gehört nun der Vergangenheit an.“
Von UNIT4 zu Milestones
Seit dem 1. Januar dieses Jahres erfasst und fakturiert Kop of Munt die Arbeitsstunden in Milestones. Ein wichtiger Grund für den Wechsel war die Möglichkeit, Preisvereinbarungen festzuhalten, sodass sich die Kanzlei von UNIT4 trennen konnte.
„In der Kreativbranche ist es üblich, mit Festpreisen zu arbeiten. Mit UNIT4 war die Rechnungsstellung ein ziemlicher Aufwand. Milestones macht es jetzt schneller und einfacher. Letztendlich wollen wir sogar ganz auf das Modell ‚Stunden mal Tarif‘ verzichten und verstärkt mit Produkten und Festpreisen arbeiten. Ich denke, Milestones ist ein gutes Tool, um das zu verwirklichen.“
Außerdem spielte eine Rolle, dass UNIT4 damals die Anforderungen nicht vollständig erfüllte:
Das Zeit- und Abrechnungsmodul, einschließlich Budgets und Planung, wurde nie wie gewünscht weiterentwickelt.
Fast alles funktionierte offline, während „Kop of Munt“ gerade auf die Cloud setzen will.
„Wir nutzen derzeit noch eine Private Cloud, stellen aber zunehmend auf eine vollständig cloudbasierte Arbeitsweise um. Es ist ein beruhigender Gedanke, dass wir uns nicht mehr selbst um die Wartung kümmern müssen.“
Reibungslose Integration mit anderen Systemen
Neben Milestones nutzt Kop of Munt Exact für die Finanzbuchhaltung und Berichterstellung sowie Nmbrs für die Lohnabrechnung. Kees:
„Es ist toll, dass ich die Adressdaten jetzt nur noch an einer Stelle eingeben muss. Wenn ich in Milestones auf ‚Verarbeiten‘ klicke, erscheint die Rechnung auch in Exact. Anschließend kann ich die Rechnung direkt per E-Mail versenden. Das spart eine Menge Briefpapier, Umschläge und Briefmarken.“
Die Kanzlei ist noch auf der Suche nach einem geeigneten CRM-/DMS-System, strebt jedoch danach, das Beste aus jedem Paket herauszuholen.
Erste Erfahrungen mit Milestones
Kees räumt ein, dass es eine gewisse Eingewöhnungszeit an die neue Software gibt:
„Viele Prozesse laufen schneller ab, und wir haben weniger Aufwand bei der Rechnungsstellung. Ob alles schon ganz perfekt ist? Nein, es gibt auch Dinge, die noch praktischer gestaltet werden könnten. Wir haben bisher erst dreimal mit Milestones Rechnungen ausgestellt. Erst im nächsten Jahr werden wir die Vorteile wirklich spüren, zum Beispiel wenn wir zum Jahreswechsel Preisvereinbarungen auf einen Schlag übertragen können.“
Durch den Umstieg auf Milestones spart Kop of Munt Zeit, arbeitet effizienter und kann sich die Kanzlei besser auf ihre Kunden aus der Kreativbranche konzentrieren.
