Gomocha verbessert Zeiterfassung und Projektabrechnung mit Fortes Milestones
Gomocha bietet eine flexible Außendienstplattform, die es mobilen Mitarbeitern ermöglicht, effizienter zu arbeiten. Das Unternehmen unterstützt internationale Organisationen mit Workflow-gesteuerten Prozessen und nahtlosen Integrationen in bestehende ERP-Systeme. Kunden wie Heineken, Spie und Selecta verlassen sich auf ihre Lösung, um die Kundenzufriedenheit zu steigern und Prozesse zu rationalisieren.
Als Gomocha bei der Zeiterfassung und Projektabrechnung in Exact Online an Grenzen stieß, fand man mit Fortes Milestones eine Lösung, die flexibel genug für die internationale Geschäftsstruktur war.
Die Herausforderung: Internationale Zeiterfassung in Exact Online
Bei Gomocha wurde Exact Online sowohl für die Finanzbuchhaltung als auch für die Projekt- und Zeiterfassung eingesetzt. Aber die internationale Struktur des Unternehmens – mit einer BV in den Niederlanden, einer LLC in den USA und einer darüber liegenden Holdinggesellschaft – stellte praktische Herausforderungen dar.
„Wir wollten, dass alle unsere Mitarbeiter, unabhängig vom Standort, in der Lage sind, für jeden Kunden Stunden zu schreiben. Genau das war aber nicht möglich. Die amerikanischen Kollegen konnten keine Stunden auf niederländische Kunden buchen, was unseren Prozess verlangsamte“, sagt der Finanzmanager von Gomocha.
Die Lösung: Fortes Milestones für die flexible Zeiterfassung
Über die Partnerliste von Exact stieß Gomocha auf Fortes Milestones, das sich auf die Zeiterfassung, Projektabrechnung und Kapazitätsplanung für komplexe Organisationen spezialisiert hat.
„Mit Fortes Milestones waren wir in der Lage, das System so einzurichten, dass jeder Mitarbeiter jeden Kunden anschreiben konnte. Außerdem war sofort klar, welche Stunden mit welchem Unternehmen verbunden waren. Das hat unsere Prozesse erheblich vereinfacht.“
Mehr Kontrolle über Projektabrechnungen und Mehrarbeit
Neben einer flexiblen Zeiterfassung bestand der Bedarf nach mehr Kontrolle über zusätzliche Arbeiten außerhalb des Standard-Servicepakets. Gomocha arbeitet mit einem SaaS-Modell, bei dem die Kunden eine feste Gebühr zahlen. Zusätzliche Arbeit musste separat erfasst und in Rechnung gestellt werden.
„In Fortes Milestones haben wir Budgetregeln für diese Arbeit erstellt. So können wir leicht bestimmen, welche zusätzlichen Stunden wir weitergeben wollen. Das war genau die Flexibilität, die wir gesucht haben.“
Schnelle Umsetzung und reibungslose Zusammenarbeit
Die Einführung von Fortes Milestones verlief reibungslos.
„Wir begannen Anfang Juni und waren Ende Juli voll einsatzfähig. Dank der guten Vorbereitung und der Anleitung unseres Beraters Berry Zwaan verlief der Prozess reibungslos. Seit dem 1. Juli schreiben wir unsere Stunden in Fortes Milestones und die ersten Rechnungen wurden Ende Juli verschickt.
Benutzerfreundliche Zeiterfassung und Zeitersparnis in der Verwaltung
Um es für die Mitarbeiter einfach zu halten, hat Gomocha verschiedene Aktivitäten – wie Implementierung, Abonnements, Support und Beratung – in einem Projekt pro Kunde zusammengefasst.
„Wir nutzen die Stundenerfassung nicht als Kontrollinstrument, sondern als Möglichkeit für die Mitarbeiter, ihre Arbeit zu erfassen. Mit begrenzten Postenarten und klaren Budgetregeln bleibt das System benutzerfreundlich.
Bei kleinen zusätzlichen Anfragen gehen wir pragmatisch vor, ohne neue Verträge oder Projekte. Das spart viel Zeit in unserer Verwaltung.“
Fortes Milestones bot genau die gewünschte Kombination aus Benutzerfreundlichkeit, Flexibilität und Einblick.
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