V účtovníctve je čas všetko: disponibilné hodiny, odpracované hodiny a fakturovateľné hodiny. Vďaka správnym kľúčovým ukazovateľom výkonnosti a dobre navrhnutému softvéru na evidenciu a plánovanie pracovného času, ako je napríklad Fortes Milestones, získate prehľad o produktivite, využití a ziskovosti.
Odpovede na desať nižšie uvedených otázok vám pomôžu riadiť vašu kanceláriu čo najlepšie.
1. Aká je moja celková kapacita?
Základom každej účtovníckej firmy je jej disponibilná kapacita vyjadrená v hodinách na zamestnanca za rok.
Ak započítame dovolenky, voľno a normu na nemocenskú dovolenku, zostane nám v priemere približne 1 800 produktívnych hodín na plný úväzok. To je východiskový bod pre výpočet využitia kapacity a plánovanie pracovného zaťaženia.
2. Ako sa vyhnúť nečinnosti pri plánovaní?
Ziskovosť stojí a padá s predchádzaním medzerám v plánovaní.
Žiadny zamestnanec neodpracuje 100 % zúčtovateľných hodín, ale prácou s normami pre neaktívne a nedeklarateľné hodiny si udržíte kontrolu nad produktivitou. Vďaka míľnikom Fortes okamžite vidíte, kde zostáva nevyužitá kapacita, a môžete včas vykonať úpravy.
3. Koľko kapacity je ešte k dispozícii?
V rušných obdobiach, ako je jar, je využitie často vysoké. Výzva spočíva v sledovaní rovnováhy medzi pracovným zaťažením a spokojnosťou zákazníkov.
Ak pracovné zaťaženie v druhej polovici roka klesne, marže môžu rýchlo klesnúť. Vďaka priebežnému prehľadu o dostupných hodinách a plánovanej kapacite sa môžete vyhnúť prekvapeniam a včas vykonať úpravy pomocou predajných alebo marketingových opatrení.
4. Aká je realizovaná hodinová sadzba?
Analyzujte realizovanú hodinovú sadzbu na zamestnanca alebo na projekt a porovnajte ju s rozpočtom.
Pomocou Fortes Milestones môžete na prvý pohľad zistiť, či sú projekty ziskové – dokonca aj pri dohodách s pevnou cenou. To vám umožní včas vykonať úpravy a sledovať marže.
5. Ako udržať odpisy pod kontrolou?
Aj pri dostatočnom počte hodín, ktoré môžete vyúčtovať, môžete čeliť odpisom. Pochopením odchýlok medzi vynaloženým časom a dohodnutými sadzbami na úrovni zákazky zistíte, kde unikajú zisky a kde je možná optimalizácia.
6. Aký je obrat na zamestnanca?
Obrat na zamestnanca je priamym ukazovateľom efektívnosti a konkurencieschopnosti.
Vysoký obrat na zamestnanca môže naznačovať inteligentné procesy alebo silnú cenovú politiku. Použite tento kľúčový ukazovateľ výkonnosti na porovnanie a zlepšenie svojej organizácie.
7. Ako zdravý je pákový efekt mojej kancelárie?
Pomer počtu partnerov k počtu zamestnancov – pákový efekt – určuje, koľko zúčtovateľných hodín pripadá na jedného partnera.
Čím lepší je tento pomer, tým vyšší je zisk na partnera. Dôležitú úlohu pritom zohráva aj rovnováha medzi účtovanými a neúčtovanými funkciami.
8. Ako môžem účinne monitorovať práceneschopnosť?
Pre účtovnícke firmy, ktoré sa vo veľkej miere spoliehajú na počet hodín zamestnateľnosti, je práceneschopnosť kľúčovým ukazovateľom výkonnosti.
Rozlišovaním medzi riadnou a mimoriadnou dovolenkou (napríklad materskou dovolenkou) získate čistý obraz. Štrukturálne monitorovanie tiež pomáha včas rozpoznať signály o pracovnom zaťažení a spokojnosti zamestnancov.
9. Koľko je neospravedlnených hodín?
Schôdzky, interné projekty a predajné aktivity sú súčasťou práce, ale príliš veľa nepriamych hodín zaťažuje maržu.
Vďaka jasným dohodám a prehľadu v reálnom čase prostredníctvom Fortes Milestones udržíte zdravý pomer fakturovateľných a nefakturovateľných hodín.
10. Koľko dovolenky a nadčasov vzniká?
Môže sa zdať, že kancelária funguje dobre celý rok, ale napriek tomu na konci roka nedosiahne zisk kvôli množstvu naakumulovanej dovolenky alebo nadčasov.
Štruktúrovaným sledovaním tejto bilancie v Míľnikoch sa vyhnete prekvapeniam pri koncoročnej uzávierke a udržíte si kontrolu nad výsledkami.
Väčší prehľad s míľnikmi Fortes
Pomocou Fortes Milestones môžete automatizovať evidenciu hodín, plánovanie, fakturáciu a vykazovanie. Prepojením týchto údajov s Power BI vytvoríte informačné panely so všetkými dôležitými kľúčovými ukazovateľmi výkonnosti pre vašu účtovnú firmu: kapacita, produktivita, vyúčtovanie, marža a ďalšie.
Ste pripravení na väčšiu priľnavosť?
Fortes pomáha účtovným firmám získať poznatky, ktoré presahujú rámec čísel.
Zaujíma vás, ako môže vaša firma profitovať z lepšieho plánovania kapacít a riadenia založeného na údajoch?
Kontaktujte nás pre nezáväznú ukážku alebo predstavenie.
