Das Team von Fortes Milestones ist flexibel und pragmatisch. Das passt zu uns.
xxllnc entwickelt intelligente und skalierbare Softwarelösungen für den (halb-)staatlichen Sektor. Durch mehrere Übernahmen wuchs das Unternehmen schnell. Dies brachte Herausforderungen in Bezug auf Verwaltung, Planung und Rechnungsstellung mit sich. Der Bedarf an einer soliden, einheitlichen Grundlage für die Projektverwaltung wuchs. In diesem Kundenbericht erzählen Wolter Kreun (COO) und Maikel Stolmeijer (FieldOps-Mitarbeiter), warum sich xxllnc für Fortes Milestones entschieden hat und was die Lösung gebracht hat.
Eine solide Grundlage für die Projektverwaltung
Wolter: „Als Govtech-Unternehmen entwickeln wir skalierbare Software für Regierungen und halbstaatliche Einrichtungen. Wir unterstützen Prozesse wie fallorientiertes Arbeiten, Datenintegration, Steuern, Soziales und Raumplanung. In den letzten drei Jahren haben wir mehrere Unternehmen übernommen. Dabei müssen Sie sich auch mit verschiedenen Verwaltungsabläufen und -systemen auseinandersetzen. Wir wollten diese harmonisieren und waren auf der Suche nach einer soliden Grundlage für unsere Projektverwaltung.
Bei unserer Suche wurde uns Fortes Milestones vorgeschlagen. Natürlich haben wir mehrere Pakete verglichen, aber Milestones hat sich deutlich von allen anderen abgesetzt.
Wünsche und Anforderungen
Wolter fährt fort: Wir hatten eine umfangreiche Liste von Anforderungen. Die Mehrfachverwaltung war entscheidend: Die Verwaltung mehrerer Verwaltungen in einer Datenbank ist nicht in jedem Paket möglich. Darüber hinaus stand das Single-Sign-On ganz oben auf unserer Prioritätenliste. Bei fast 400 Mitarbeitern ist es wichtig, die Zu- und Abgänge zu steuern. Fortes hat dies speziell für uns realisiert.
Darüber hinaus verfügt Milestones über ein erweitertes Planungsmodul. Wir haben 10 Teams mit unterschiedlichen Projekttypen, und wir können all diese Projekte problemlos in Milestones unterbringen.
Intelligente Verbindung zwischen Milestones und Visma.net
Maikel: „Eine wichtige Anforderung war die Integration mit Visma. Für Vertragsrechnungen verwenden wir Visma, für die Projektabrechnung, Budgetüberwachung und Kapazitäts- und Zeitplanung Milestones. Die Systeme arbeiten nahtlos zusammen. Wir verwalten die Kundendaten in Visma, und sie werden automatisch mit Milestones synchronisiert.
Bei Projektrechnungen funktioniert es umgekehrt: Diese gehen von Milestones über einen Smart Link direkt an Visma. So geht alles automatisch in unser zentrales Buchhaltungssystem ein.
Selbst migrieren mit Anleitung von Fortes
Wolter: „Da wir mit vielen Übernahmen zu tun hatten, wollten wir Migrationen und Implementierungen so weit wie möglich selbst durchführen. Wir waren eigentlich nur auf der Suche nach einem Berater, auf den wir zurückgreifen konnten. Fortes hat uns dabei perfekt beraten. Berater Berry Zwaan lieferte wertvollen Input und sorgte dafür, dass wir alle übernommenen Unternehmen selbstständig auf Milestones migrieren konnten. Alle Fristen wurden eingehalten.
Mehr Kontrolle und Transparenz
Maikel: „Durch die eigene Implementierung haben wir viel gelernt und haben die Kontrolle. Seitdem wir Milestones einsetzen, sind die Rechnungsstellung, Kundenanfragen und Projektdaten viel transparenter geworden. Die Projektleiter erhalten schneller Einblick und wir können sie besser unterstützen.
Effizienz und eine Arbeitsweise
Wolter: „Milestones hat xxllnc erhebliche Effizienzgewinne gebracht, sowohl in Bezug auf Kosteneinsparungen als auch auf den Personaleinsatz. Durch die Vereinheitlichung der Prozesse – zum Beispiel durch den Wegfall der separaten Zeiterfassungscodes pro Team – arbeiten wir jetzt nach einem einheitlichen Ansatz. Das bringt wertvolle Erkenntnisse und weit weniger Ausnahmen.
Flexibel und pragmatisch
Maikel: „Mir gefiel die Tatsache, dass Fortes bei unseren Kick-offs anwesend war und Fragen direkt beantworten konnte. Das Team von Fortes ist zugänglich, flexibel und pragmatisch. Das passt zu unserer Kultur. Wir sind ein Unternehmen, das sich schnell verändert, und Fortes kann schnell reagieren.
Tipps für andere Organisationen
Wolter schließt mit den Worten: „Umstellung auf Milestones? Tun Sie es einfach! Achten Sie nur darauf, dass Ihre Back-Office-Prozesse richtig eingerichtet sind und vermeiden Sie außergewöhnliche Preisvereinbarungen. Je einfacher Ihre Arbeitsmethoden sind, desto besser ist die Datenqualität. Und nehmen Sie das Fachwissen von Fortes in Anspruch: Ihre Beratung war von unschätzbarem Wert.
