„Tím spoločnosti Fortes Milestones je flexibilný a pragmatický. To nám vyhovuje.
xxllnc vyvíja inteligentné a škálovateľné softvérové riešenia pre (polo)štátny sektor. Prostredníctvom viacerých akvizícií sa spoločnosť rýchlo rozrástla. To prinieslo výzvy v oblasti administratívy, plánovania a fakturácie. Vzrastala potreba pevného a jednotného základu pre správu projektov. V tomto príbehu zákazníka Wolter Kreun (COO) a Maikel Stolmeijer (zamestnanec FieldOps) hovoria, prečo si spoločnosť xxllnc vybrala Fortes Milestones a čo im toto riešenie prinieslo.
Pevný základ pre správu projektov
Wolter: „Ako spoločnosť govtech vyvíjame škálovateľný softvér pre vlády a polovlády. Podporujeme procesy, ako je práca orientovaná na prípady, integrácia údajov, dane, sociálne veci a územné plánovanie. V posledných troch rokoch sme získali niekoľko spoločností. S tým súvisí aj riešenie rôznych administratívnych procesov a systémov. Chceli sme ich zosúladiť a hľadali sme robustný základ pre našu projektovú administratívu.
Počas nášho hľadania nám bola navrhnutá spoločnosť Fortes Milestones. Prirodzene, porovnali sme niekoľko balíkov, ale Milestones vynikal nad nimi.
Priania a požiadavky
Wolter pokračuje: „Mali sme bohatý zoznam požiadaviek. Rozhodujúca bola viacnásobná správa: správa viacerých správ v jednej databáze nie je možná v každom balíku. Okrem toho bolo na našom zozname priorít dôležité jednotné prihlásenie. Pri takmer 400 zamestnancoch je dôležité riadiť prílev a odlev. Spoločnosť Fortes to realizovala špeciálne pre nás.
Okrem toho má modul Milestones pokročilé plánovanie. Máme desať tímov s rôznymi typmi projektov a všetky tieto projekty dokážeme ľahko umiestniť do systému Milestones.
Inteligentné prepojenie medzi službami Milestones a Visma.net
Maikel: „Ťažkou požiadavkou bola integrácia so systémom Visma. Vismu používame na fakturáciu zmlúv, míľniky na fakturáciu projektov, monitorovanie rozpočtu a plánovanie kapacít a času. Systémy spolu bezproblémovo spolupracujú. Údaje o zákazníkoch spravujeme v systéme Visma a tie sa automaticky synchronizujú so systémom Milestones.
V prípade projektových faktúr to funguje opačne: faktúry idú priamo do systému Visma z programu Milestones prostredníctvom inteligentného prepojenia. Všetko tak automaticky vstupuje do nášho centrálneho účtovného systému.
Migrácia s poradenstvom od spoločnosti Fortes
Wolter: „Keďže sme sa zaoberali mnohými akvizíciami, chceli sme migrácie a implementácie vykonávať čo najviac sami. V skutočnosti sme len hľadali poradcu, o ktorého by sme sa mohli oprieť. Spoločnosť Fortes nás v tomto smere dokonale usmernila. Konzultant Berry Zwaan nám poskytol cenné podklady a zabezpečil, že sme mohli nezávisle migrovať všetky nadobudnuté spoločnosti do systému Milestones. Všetky termíny boli dodržané.
Väčšia kontrola a transparentnosť
Maikel: „Vďaka tomu, že sme si to implementovali sami, sme sa veľa naučili a máme to pod kontrolou. Odkedy sme začali používať Míľniky, fakturácia, otázky zákazníkov a údaje o projektoch sú oveľa transparentnejšie. Vedúci projektov získavajú prehľad rýchlejšie a my ich môžeme lepšie podporovať.
Efektívnosť a jeden spôsob práce
Wolter: „Spoločnosť xxllnc dosiahla vďaka míľnikom značnú efektivitu, a to tak z hľadiska úspory nákladov, ako aj rozmiestnenia zamestnancov. Štandardizáciou procesov – napríklad tým, že už nepoužívame samostatné kódy registrácie času pre jednotlivé tímy – teraz pracujeme podľa jednotného prístupu. To prináša cenné poznatky a oveľa menej výnimiek.
Flexibilný a pragmatický
Maikel: „Páčilo sa mi, že Fortes bol prítomný na našich úvodných stretnutiach a mohol priamo odpovedať na otázky. Tím spoločnosti Fortes je prístupný, flexibilný a pragmatický. To zodpovedá našej kultúre. Sme rýchlo sa meniaca organizácia a spoločnosť Fortes sa dokáže rýchlo pohybovať.
Tipy pre iné organizácie
Wolter uzatvára: „Prechod na míľniky? Jednoducho to urobte! Len sa uistite, že vaše back-office procesy sú správne nastavené a vyhnite sa výnimočným cenovým dohodám. Čím jednoduchšia je vaša pracovná metóda, tým lepšia je kvalita údajov. A využite odborné znalosti spoločnosti Fortes: ich poradenstvo bolo neoceniteľné.
