Wat moet je controleren bij het opschonen van klantgegevens als accountant?

Tablet met kleurrijk klantendatabase-dashboard omringd door georganiseerde mappen, een oranje pen en een sticky note op witte ondergrond.

Bij het opschonen van klantgegevens als accountant controleer je minimaal: contactgegevens (adres, e-mail, telefoonnummer), facturatiegegevens (IBAN, btw-nummer, KvK-nummer), contractafspraken en tarieven, en de structuur van klantentiteiten zoals holdingmaatschappijen en dochterondernemingen. Verouderde klantgegevens leiden direct tot facturatiefouten, vertraagde betalingen en compliance-risico’s. In dit artikel bespreken we welke gegevens het snelst achterlopen, hoe je controleert of ze kloppen, en hoe je voorkomt dat ze opnieuw vervuilen.

Welke klantgegevens lopen het snelst achter bij accountantskantoren?

De klantgegevens die het snelst verouderen bij accountantskantoren zijn contactgegevens, facturatiegegevens en tariefafspraken. Contactpersonen wisselen regelmatig van functie of vertrekken, adressen veranderen bij verhuizingen, en tarieven worden bijgesteld maar niet altijd direct in het systeem verwerkt. Juist deze drie categorieën zijn ook het meest gevoelig voor facturatiefouten.

Praktijkervaring bij accountantskantoren laat zien dat de volgende gegevens het vaakst achterlopen:

Contactpersonen en e-mailadressen: Medewerkers bij klanten wisselen, maar de oude contactpersoon staat nog als primair contact in het systeem.
Facturatieadressen en IBAN-nummers: Klanten verhuizen of wijzigen hun bankgegevens zonder dit actief door te geven.
KvK- en btw-nummers: Bij herstructureringen of juridische wijzigingen veranderen deze gegevens, maar worden niet altijd bijgewerkt.
Tarieven en contractafspraken: Prijsindexaties of nieuwe afspraken worden mondeling gemaakt maar niet structureel vastgelegd.
Entiteitsstructuren: Holdingstructuren, dochterondernemingen en samenwerkingsverbanden veranderen regelmatig, zeker bij groeiende klanten.

Bij accountantskantoren die werken met meerdere locaties of na een fusie is dit risico groter. Verschillende teams onderhouden dan dezelfde klantgegevens op verschillende plekken, wat snel leidt tot tegenstrijdige informatie.

Hoe controleer je of klantgegevens nog kloppen?

Je controleert klantgegevens door ze te vergelijken met betrouwbare externe bronnen en door intern te toetsen of de gegevens consistent zijn over alle systemen heen. Een goede controle combineert automatische verificatie met een periodieke handmatige check door de verantwoordelijke medewerker.

Externe verificatie

Voor zakelijke klantgegevens zijn de meest betrouwbare bronnen het Handelsregister van de Kamer van Koophandel en de btw-database van de Belastingdienst. Controleer minimaal jaarlijks of het KvK-nummer, de handelsnaam en het vestigingsadres nog overeenkomen met wat in je systeem staat. Voor IBAN-nummers kun je bij twijfel een kleine verificatieoverboeking gebruiken of de klant actief vragen om bevestiging.

Interne consistentiecheck

Intern controleer je of dezelfde klant op dezelfde manier is vastgelegd in alle systemen die je gebruikt: je CRM, je facturatiesoftware en eventuele boekhoudkoppelingen. Stel jezelf de volgende vragen:

Staat de klant op één plek centraal, of zijn er dubbele records?
Kloppen de facturatiegegevens in het systeem met de meest recente factuur die is uitgestuurd?
Is de contactpersoon voor facturatie dezelfde als de persoon die facturen daadwerkelijk ontvangt en goedkeurt?
Zijn tariefafspraken gedocumenteerd en gekoppeld aan de klant, of leven ze alleen in e-mails of hoofden van medewerkers?

Een centraal CRM voor accountantskantoren helpt hierbij. In Fortes CRM zijn klantgegevens, entiteiten, contactpersonen en contractafspraken op één plek vastgelegd en direct verbonden met planning, urenregistratie en facturatie. Zo voorkom je dat gegevens in meerdere losse systemen uit elkaar lopen.

Wat zijn de risico’s van verouderde klantgegevens voor facturatie?

Verouderde klantgegevens leiden tot facturen die niet aankomen, niet herkend worden of niet betaald worden. De directe gevolgen zijn vertraagde betalingen, extra administratief werk en beschadigde klantrelaties. Voor accountantskantoren is dit extra gevoelig, omdat snelle en correcte facturatie direct invloed heeft op de liquiditeitspositie.

De meest voorkomende risico’s zijn:

Facturen komen niet aan: Een verouderd e-mailadres of adres betekent dat de factuur de verkeerde persoon bereikt of helemaal niet aankomt.
Facturen worden betwist: Als de naam van de entiteit, het btw-nummer of de tariefafspraken niet kloppen, heeft een klant een geldige reden om betaling uit te stellen.
Btw-fouten: Een verlopen of onjuist btw-nummer leidt tot fiscale risico’s, zeker bij internationale klanten.
Dubbele facturatie: Bij dubbele klantrecords bestaat het risico dat dezelfde klant twee keer gefactureerd wordt, wat leidt tot terugboekingen en irritatie.
Compliance-risico’s: Onjuiste of ontbrekende identificatiegegevens kunnen problemen opleveren in het kader van de Wwft en andere wet- en regelgeving.

Kortom: verouderde klantgegevens zijn niet alleen een administratief probleem, maar raken direct aan de omzet en de kwaliteit van de dienstverlening.

Wanneer is het beste moment om klantgegevens op te schonen?

Het beste moment om klantgegevens op te schonen is aan het begin van een nieuw boekjaar, vóór een grote facturatieronde, of direct na een fusie of overname. Daarnaast is het verstandig om een vaste periodieke check in te bouwen, zodat je niet afhankelijk bent van incidenten om gegevens bij te werken.

Een praktisch ritme dat bij veel accountantskantoren werkt:

Jaarlijks: Volledige controle van alle actieve klantdossiers, inclusief KvK, btw, tarieven en contactpersonen.
Kwartaal: Controle van de klanten die in dat kwartaal gefactureerd worden, gericht op facturatiegegevens en contactpersonen.
Projectmatig: Bij de start van een nieuw project of een nieuwe opdracht controleer je de klantgegevens direct, zodat je niet halverwege de uitvoering tegen fouten aanloopt.
Na een fusie of systeemmigratie: Dit is het moment om dubbele records samen te voegen en inconsistenties op te lossen voordat ze verder groeien.

Wacht niet tot een factuur wordt betwist of teruggestuurd. Op dat moment kost opschonen veel meer tijd dan wanneer je het preventief aanpakt.

Hoe voorkom je dat klantgegevens opnieuw vervuilen?

Je voorkomt dat klantgegevens opnieuw vervuilen door duidelijk eigenaarschap te beleggen, vaste updateprocessen in te richten en je systemen zo in te richten dat gegevens maar op één plek worden bijgehouden. Datakwaliteit is geen eenmalige actie, maar een structureel onderdeel van je werkproces.

Concrete maatregelen die werken:

Eén verantwoordelijke per klant: Leg vast wie verantwoordelijk is voor het actueel houden van de klantgegevens. Zonder eigenaarschap worden updates uitgesteld.
Verplichte velden bij aanmaken: Stel in je systeem in welke gegevens verplicht zijn bij het aanmaken van een nieuw klantdossier, zodat records nooit onvolledig worden aangemaakt.
Koppel gegevensbeheer aan werkprocessen: Zorg dat medewerkers klantgegevens controleren op het moment dat ze toch al met die klant bezig zijn, bijvoorbeeld bij de start van een nieuw dossier of bij het aanmaken van een factuur.
Gebruik één systeem als bron van waarheid: Zolang klantgegevens in meerdere losse systemen leven, zullen ze uit elkaar lopen. Een centrale registratie voorkomt dit.
Automatische signalering: Sommige systemen kunnen je attenderen als bepaalde gegevens een bepaalde leeftijd hebben bereikt of als er inconsistenties worden gedetecteerd.

De combinatie van duidelijk eigenaarschap, gestandaardiseerde processen en één centrale bron van waarheid is de meest effectieve manier om datavervuiling structureel te voorkomen. Meer over hoe je dit aanpakt binnen een accountantskantoor lees je op de overzichtspagina voor accountancy.

Hoe Fortes Milestones helpt met klantgegevensbeheer

Fortes Milestones biedt een CRM dat speciaal is ontwikkeld voor accountantskantoren. Geen commercieel CRM met salesfunnels of marketingautomation, maar een praktische samenwerkingstool die is ingericht rond klantbeheer, relatiestructuren en administratieve processen die accountants dagelijks nodig hebben.

Wat Fortes Milestones concreet biedt:

Centraal beheer van klanten, entiteiten en contactpersonen op één plek, toegankelijk voor het hele kantoor.
Klantdata direct verbonden met planning, urenregistratie en facturatie, zodat wijzigingen in klantgegevens direct doorwerken in facturen en projectadministratie.
Inzicht in klantstructuren en contactmomenten, inclusief holdingstructuren en dochterondernemingen.
Minder dubbele invoer doordat gegevens maar op één plek worden vastgelegd en beheerd.
Integraties met boekhoudpakketten zoals Exact Online, Twinfield en Yuki, zodat klantgegevens consistent blijven over systemen heen.

Wil je zien hoe dit werkt in de praktijk? Vraag een demo aan en ontdek hoe Fortes Milestones klantgegevensbeheer verbindt met je dagelijkse werkprocessen. Heb je eerst een vraag? Neem contact op en we denken graag met je mee.

Author

Sjoerd van der Pol